Как оформить и распечатать доверенность в 1С:Бухгалтерии

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают в разделе Покупки → Доверенности. Нажимаете Создать, указываете поставщика, доверенное лицо и список получаемых ценностей, затем печатаете унифицированную форму М-2 или М-2а. Документ не формирует проводок — это бланк для кладовщика поставщика, подтверждающий полномочия вашего сотрудника получить груз.

Разберём, как добавить доверенность вручную и на основании заказа, чем М-2 отличается от М-2а, как настроить срок и журнал учёта, и как в тех же базах оформляют электронную машиночитаемую доверенность (МЧД) для подписания документов через ЭДО.

Какие доверенности оформляют в 1С и чем они отличаются

В типовых конфигурациях на платформе 8.3 встречаются два совершенно разных объекта, которые часто путают:

• 📄 Доверенность на получение ТМЦ (форма М-2 / М-2а) — бумажный бланк. Выдаётся сотруднику, чтобы он получил товар, материалы или оборудование у поставщика. Создаётся документом Доверенность в разделе Покупки.
• 🔐 Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный XML-файл по формату ФНС. Нужна, когда сотрудник подписывает отчётность или первичные документы в ЭДО своей личной подписью физлица от имени организации. Оформляется в блоке работы с электронной подписью и отчётностью.

Формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. С 2013 года унифицированные формы необязательны, но в большинстве организаций их продолжают применять, потому что кладовщики поставщиков привыкли именно к этому бланку.

Разница между М-2 и М-2а простая:

Как создать доверенность на получение ТМЦ: пошагово

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»):

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать. Откроется форма нового документа.
3. В поле Контрагент выберите поставщика, у которого сотрудник будет получать груз.
4. Укажите Договор с этим поставщиком (если учёт по договорам ведётся).
5. В поле Физическое лицо выберите сотрудника, на которого выписываете доверенность. Он должен быть в справочнике Физические лица; паспортные данные подтянутся из его карточки.
6. Проверьте Номер и Дату — номер 1С присваивает автоматически, дату поставьте фактическую.
7. Заполните табличную часть Товары: через Подбор или Добавить выберите номенклатуру, которую сотрудник получит, и укажите количество.
8. Задайте Срок действия — дату, до которой доверенность действительна.
9. Укажите документ-основание: обычно это счёт, договор или накладная поставщика (поля Наименование документа, Номер, Дата).
10. Нажмите Провести и закрыть.

Паспортные данные доверенного лица 1С берёт из карточки физлица. Если они не заполнены, в печатной форме останутся пустые строки — поэтому перед выпиской откройте Зарплата и кадры → Физические лица (или Справочники → Физические лица) и внесите серию, номер, кем и когда выдан паспорт.

Как заполнить список получаемых ценностей

Табличная часть — это перечень того, что сотрудник вправе получить. От её точности зависит, примет ли кладовщик поставщика бланк.

Есть два подхода к заполнению:

• Поимённо. Через Подбор выбираете конкретные позиции номенклатуры и указываете количество по каждой. Подходит, когда состав поставки известен заранее — например, по счёту.
• Обобщённо. Одной строкой пишете формулировку вроде «Товар по счёту № … от …». В 1С для этого заводят элемент номенклатуры с общим наименованием. Так делают, когда точный ассортимент на момент выписки неизвестен.

Единицу измерения и количество указывайте так, как они стоят в документе-основании. Если в счёте «штуки», а в доверенности поставите «упаковки» — у кладовщика появится формальный повод не отпустить груз.

💡 Количество прописью в печатной форме М-2 1С подставляет автоматически из числового значения — вручную дублировать не нужно.

Поле Наименование документа, подтверждающего выполнение поручения — это основание, по которому выдаётся доверенность: счёт, договор, спецификация. Кладовщик сверяет реквизиты груза именно с этим документом, поэтому номер и дату переносите из счёта поставщика точь-в-точь.

Передоверие в форме М-2 не предусмотрено. По статье 187 ГК РФ передоверить полномочия можно только если это прямо разрешено в доверенности, а бланк М-2 такого поля не содержит. Поэтому один сотрудник не может «перепоручить» полученную доверенность другому — на каждого получателя выписывайте отдельный документ.

Печать формы М-2 и М-2а и настройка бланка

После проведения документа нажмите Печать в верхней командной панели. В выпадающем списке будут варианты:

• Доверенность (М-2) — с отрывным корешком;
• Доверенность (М-2а) — без корешка, для журнального учёта.

Печатная форма открывается на экране. Проверьте подписи: внизу бланка М-2 предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, а также образец подписи самого доверенного лица. Руководитель и главбух берутся из реквизитов организации (Главное → Организации → Подписи) или из ответственных лиц.

Если у вас несколько организаций, убедитесь, что в шапке документа выбрана правильная — от неё зависят реквизиты и подписанты в бланке.

Отдельного «шаблона доверенности», который надо включать в настройках, в типовой конфигурации нет: форма М-2/М-2а уже встроена. «Автозаполнение» здесь — это подстановка данных из справочников (контрагент, физлицо, организация), поэтому один раз корректно заполненные карточки избавляют от ручного ввода при каждой выписке.

Электронная доверенность (МЧД) для ЭДО и отчётности

С 1 сентября 2023 года, если сотрудник подписывает документы от имени организации своей личной квалифицированной подписью физлица, к подписи прикладывается машиночитаемая доверенность — МЧД. Это не форма М-2, а отдельный электронный документ в XML по формату ФНС.

В 1С МЧД оформляют не в разделе Покупки, а в блоке работы с электронной подписью и отчётностью — там, где настроена 1С-Отчётность или 1С-ЭДО. В типовых базах для этого есть рабочее место Машиночитаемые доверенности (название пункта меню может отличаться по релизу).

Общий порядок:

1. Откройте список машиночитаемых доверенностей в настройках ЭДО / отчётности.
2. Создайте новую МЧД: укажите доверителя (организацию), представителя (сотрудника) и перечень полномочий.
3. Подпишите её подписью руководителя организации.
4. Зарегистрируйте доверенность — она уходит в распределённый реестр ФНС и получает статус.
5. После активации сотрудник сможет подписывать документы , прикладывая эту МЧД.

Перечень полномочий в МЧД берётся из классификатора ФНС: вы отмечаете, что именно вправе делать представитель — сдавать отчётность, подписывать акты, накладные и так далее. Чем точнее указаны полномочия, тем меньше риск, что контролирующий орган или контрагент отклонит подписанный документ.

Для получения алкогольной продукции по ЕГАИС отдельного документа-доверенности в 1С нет: физлицо, которое забирает груз, получает обычную бумажную доверенность М-2 , а движение товара ЕГАИС фиксирует электронно отдельно.

Создание на основании и массовый выпуск

Чтобы не вбивать одни и те же данные, доверенность удобно создавать на основании уже введённого документа:

• Откройте Заказ поставщику или счёт и нажмите Создать на основании → Доверенность. Контрагент, договор и часть табличной части заполнятся сами — останется указать физлицо и срок.
• Для повторной выдачи похожей доверенности используйте команду Скопировать (F9 или кнопка в списке): создаётся копия с теми же реквизитами, меняете дату и сотрудника.

При массовой выписке по форме М-2а ведите журнал учёта доверенностей. В 1С сам список документов Покупки → Доверенности и служит таким журналом: он показывает номер, дату, доверенное лицо, контрагента и срок. Список можно отсортировать по сроку действия и быстро увидеть просроченные.

Если поставок от одного поставщика много, а доверенные лица постоянные, заведите их карточки физлиц заранее и держите в справочнике актуальные паспортные данные. Тогда выписка новой доверенности сводится к выбору сотрудника и переносу состава из счёта — вводить реквизиты заново не придётся. Это и есть то «автозаполнение», которого обычно ждут от программы: не отдельная настройка, а порядок в справочниках.

Хранение, контроль возврата и аннулирование

Выданную доверенность сотрудник обязан либо использовать (получить груз), либо вернуть неиспользованный бланк. Контроль возврата — зона ответственности бухгалтерии, и в 1С для этого нет автоматической блокировки, поэтому следите за сроками вручную по списку.

Практические моменты:

• 📌 Отметку о получении ТМЦ ставят на корешке М-2 или в журнале М-2а. В 1С эту отметку можно отразить, привязав поступление к доверенности.
• 📌 Если сотрудник уволился или груз получать не стал — доверенность аннулируют. В бумажном учёте неиспользованный бланк возвращают с отметкой «не использована».
• 📌 Срок хранения доверенностей и журнала их учёта — не менее пяти лет (общий срок для первичных документов).

Электронные МЧД хранятся в реестре ФНС и в самой базе 1С. Их не удаляют вручную, а отзывают: если сотрудник уволился, доверенность нужно вовремя аннулировать, иначе он формально сохраняет полномочия подписывать документы от имени фирмы.

Отдельно о том, когда бумажная доверенность не нужна. Если за грузом едет сам руководитель, действующий без доверенности по уставу, бланк М-2 не требуется — достаточно документа, подтверждающего его должность. Во всех остальных случаях, когда ценности получает наёмный сотрудник или стороннее лицо, доверенность обязательна, и одной доверенностью, как правило, оформляют одно получение по одному основанию. Для регулярных поставок от одного поставщика выписывают серию доверенностей с ограниченным сроком, а не одну «бессрочную».

Частые ошибки при оформлении

Ошибки, из-за которых поставщик не принимает доверенность или она оказывается недействительной:

• ❌ Пустые паспортные данные. Карточку физлица не заполнили — в бланке пустые строки. Кладовщик вправе не отпустить груз.
• ❌ Истёкший срок. Поставили срок 10 дней, сотрудник приехал на 12-й. Доверенность уже недействительна.
• ❌ Расхождение в единицах и количестве. В счёте штуки, в доверенности упаковки — формальное несоответствие.
• ❌ Нет подписи руководителя или главбуха. Не заполнены ответственные лица организации, поэтому в печатной форме подписи отсутствуют.
• ❌ Путаница М-2 и МЧД. Сотруднику для подписания ЭДО-документов выписали бумажную М-2 вместо машиночитаемой доверенности — она для этой задачи не годится.

Частые вопросы