Файлы в карточке документа 1С:ДО: загрузка, сканы, версии и доступ
Содержание
Чтобы добавить файл в 1С:Документооборот, откройте карточку документа, найдите в ней список файлов и нажмите команду добавления. Программа предложит взять файл с диска, создать по шаблону или отсканировать. Ещё быстрее — перетащить файл мышью из проводника прямо в список файлов карточки.
Частое заблуждение — что файл можно «просто положить» в базу, а документ оформить потом. В ДО файл почти всегда живёт внутри владельца: карточки документа, папки или мероприятия. От владельца он получает права доступа , а от настроек программы — место хранения и ограничения по размеру. Поэтому сначала карточка, потом файл.
1. Карточка документа и первая загрузка файла с диска
Базовый сценарий подходит для входящих, исходящих и внутренних документов. Порядок одинаковый.
- Откройте нужный список в разделе
Документы: входящие, исходящие или внутренние. - Создайте новый документ или откройте существующий.
- Заполните обязательные реквизиты: вид документа, заголовок, корреспондента для входящего. Новую карточку сначала запишите — у незаписанного документа программа может не дать прикрепить файл .
- Найдите в карточке блок со списком файлов. Обычно он расположен справа или на отдельной закладке.
- Нажмите команду добавления и выберите вариант загрузки с диска.
- Укажите файл в окне выбора. Можно выделить сразу несколько файлов с зажатым
Ctrl. - Проверьте, что файл появился в списке, и запишите карточку.
После загрузки у файла появляется собственная карточка. В ней видны имя, расширение, размер, автор, дата изменения и список версий. Открыть её можно двойным щелчком по строке файла.
Давайте файлам понятные имена ещё до загрузки: Договор_поставки_Ромашка_редакция2.docx найти проще, чем Документ1.docx. Имя можно поменять и в карточке файла, но удобнее сделать это сразу.
Какие файлы можно прикрепить
Ограничений по типу у самой программы нет: Word, Excel, PDF, изображения, архивы. Ограничения задаёт администратор — максимальный размер и список запрещённых расширений. О них ниже, в разделе про настройки.
Файлы Word и Excel ДО открывает во внешнем редакторе. PDF и картинки можно просматривать в окне предпросмотра карточки, не скачивая.
2. Перетаскивание файлов мышью в Документооборот
Drag-and-drop — самый быстрый способ, когда файлов много или они уже открыты в папке на рабочем столе.
- Откройте карточку документа и запишите её.
- Откройте рядом проводник Windows с нужными файлами.
- Выделите один или несколько файлов.
- Перетащите их мышью на список файлов карточки и отпустите.
Программа загрузит каждый файл отдельной строкой. Имя возьмёт из имени файла на диске.
Перетаскивание работает и в обратную сторону: файл из списка карточки можно вытащить на рабочий стол, получится копия текущей версии.
Где перетаскивание может не сработать
| Клиент | Как ведёт себя drag-and-drop |
|---|---|
| Тонкий клиент Windows | Работает штатно |
| Веб-клиент в браузере | Работает в современных браузерах; для редактирования и сохранения файлов нужно расширение работы с файлами |
| Через удалённый рабочий стол (RDP) | Перетащить файл с локального компьютера в окно удалённой сессии обычно нельзя — сначала скопируйте его на сервер или в общую папку |
Если тонкий клиент запущен от имени администратора, а проводник — от обычного пользователя, Windows блокирует перетаскивание между окнами. Запускайте 1С без повышенных прав.
3. Новый файл по шаблону: когда загружать нечего
Если документ ещё не написан, его удобнее создать прямо из ДО. Так в базе сразу окажется правильный бланк компании.
- В списке файлов карточки выберите вариант создания по шаблону.
- Укажите шаблон: договор, служебная записка, приказ.
- Программа создаст файл и, если в шаблоне есть поля автозаполнения, подставит в них реквизиты карточки: номер, дату, контрагента, подписанта.
- Откройте файл на редактирование, допишите текст и завершите редактирование.
Шаблоны файлов ведёт делопроизводитель или администратор в справочнике шаблонов. Если нужного бланка нет, проще один раз добавить его туда, чем каждый раз копировать файл с диска и забывать менять реквизиты.
Есть и третий вариант — пустой новый файл выбранного формата. Он полезен, когда нужен чистый документ без бланка.
4. Сканирование бумаги и распознавание штрихкодов
Для входящей почты и подписанных оригиналов удобнее сканировать сразу в карточку. Промежуточная папка с файлами scan0001.pdf тогда не нужна.
Подготовка рабочего места
- 🖨️ Сканер с драйвером TWAIN, подключённый к компьютеру пользователя.
- 🧩 Компонента сканирования 1С. При первом обращении к сканеру программа предложит её установить — нужны права на установку программ.
- ⚙️ Настройки сканирования в персональных настройках: выбранный сканер, разрешение, цветность, формат итогового файла.
Ориентиры для настройки:
| Что сканируем | Разрешение | Цветность | Формат |
|---|---|---|---|
| Обычный текстовый документ | 200–300 dpi | Чёрно-белый или оттенки серого | Многостраничный PDF |
| Документ с печатями и подписями | 300 dpi | Цветной | |
| Документ для последующего распознавания текста | 300 dpi | Оттенки серого | PDF или TIFF |
Цветной скан в 600 dpi весит в 10–20 раз больше чёрно-белого в 200 dpi. На тысяче документов в месяц это заметно для тома хранения.
Как отсканировать в карточку
- Положите документ в сканер.
- В списке файлов карточки выберите вариант добавления со сканера.
- Проверьте параметры в окне сканирования и запустите его.
- Для многостраничного документа досканируйте остальные листы, затем подтвердите сохранение.
- Файл появится в карточке одной строкой.
Штрихкоды: сканирование пачкой
Когда оригиналов много, выручает штрихкод. На исходящий или внутренний документ печатают штрихкод карточки. После подписания бумагу сканируют пачкой, а программа по штрихкоду на изображении сама находит карточку и прикладывает к ней скан.
Так отдел делопроизводства обрабатывает за раз пачку подписанных договоров, не открывая каждую карточку. Распознавание штрихкодов включает администратор в настройках программы.
Печатайте штрихкод в одном и том же месте листа, например в правом нижнем углу. Штрихкод, попавший на сгиб или под печать, программа не прочитает.
5. Версии файла: редактирование без потери прежних редакций
Версии — главное, чем файл в ДО отличается от вложения в письме. Каждая правка сохраняется отдельной версией, к любой из них можно вернуться.
Как правильно редактировать загруженный файл
- Выделите файл и выберите команду редактирования. Файл становится занятым: другие видят его только для чтения и знают, кто им занимается.
- Внесите изменения во внешнем редакторе и сохраните файл там же.
- Вернитесь в карточку и завершите редактирование. Программа предложит указать комментарий к версии — напишите, что поменялось: «уточнена сумма в п. 3.1».
- В списке версий появится новая строка, а предыдущая сохранится.
Если правки не нужны, вместо завершения выберите команду освобождения файла. Файл разблокируется без новой версии.
Что можно сделать с версиями
- 📜 Посмотреть список версий в карточке файла: кто, когда, с каким комментарием.
- ↩️ Сделать текущей одну из прежних версий, если последняя правка оказалась ошибочной.
- 🔍 Сравнить две версии документа Word — удобно при согласовании договора с контрагентом.
- 💾 Сохранить любую версию на диск отдельным файлом.
Хранение версий можно отключить для конкретного файла. Это разумно для больших сканов, которые не правят: каждая версия занимает место целиком.
Не открывайте файл двойным щелчком «на просмотр» и не правьте его там. Программа откроет копию из рабочего каталога, и ваши изменения не станут версией. Для правок — только команда редактирования.
6. Права доступа и защита прикреплённых файлов
Отдельных прав на файл внутри документа обычно нет. Файл наследует доступ своего владельца. Кто видит карточку документа, тот видит и её файлы.
От чего зависит доступ:
- 👥 Рабочая группа документа. Участники процессов согласования и исполнения получают доступ автоматически, остальных можно добавить вручную.
- 🗂️ Папка документа или файла. Права, настроенные на папку, действуют на её содержимое.
- 🔒 Гриф доступа. Документ с ограничительным грифом видят только допущенные к нему сотрудники.
- 🏢 Организация и вид документа — если в базе включено ограничение доступа по этим признакам.
Отсюда простое правило: прежде чем загружать персональные данные или коммерческую тайну, проверьте рабочую группу и гриф карточки. Файл, загруженный в документ с открытым доступом, увидят все, у кого есть доступ к этому виду документов.
Шифрование и электронная подпись
Для особо чувствительных файлов есть шифрование. Файл шифруется сертификатами выбранных сотрудников, и открыть его можно только с их закрытым ключом. Для этого на компьютере нужен криптопровайдер и сертификат, а в программе — включённое использование электронных подписей и шифрования.
Электронную подпись ставят на конкретную версию файла. Если после подписания файл отредактировать, подпись к новой версии не относится — подписывать придётся заново.
7. Настройки администратора: тома, размер и запрещённые расширения
Многие проблемы с загрузкой — не ошибка пользователя, а настройки базы. Администратору стоит проверить их один раз при внедрении.
Где искать: раздел настроек программы, группа «Работа с файлами».
| Настройка | Что даёт | Ориентир |
|---|---|---|
| Хранение файлов в томах на диске | Файлы лежат не в самой базе, а в каталогах на сервере; база не раздувается, бэкап быстрее | Включать, если файлов больше нескольких гигабайт |
| Максимальный размер файла | Защищает от загрузки многогигабайтных видео | Обычно 50–100 МБ |
| Запрещённые расширения | Блокирует исполняемые файлы | Например, exe, bat, cmd, vbs, js |
| Извлечение текста | Позволяет искать по содержимому файлов в полнотекстовом поиске | Включать при регулярном поиске по тексту |
Путь к тому должен быть доступен не вам, а пользователю, под которым работает сервер 1С (часто это USR1CV8). Сетевую папку указывайте в формате \\server\share\volume1, а не через подключённую букву диска: у службы сервера буквы Z: нет.
Перенос уже загруженных файлов из базы в тома выполняется отдельной обработкой. Делайте его вне рабочего времени и после резервной копии базы и каталогов томов.
8. Почему файл не добавляется: разбор ошибок
Сообщения зависят от релиза, но причины повторяются. Найдите свой симптом.
Рабочий каталог переполнен
У каждого пользователя есть локальный рабочий каталог — кэш открытых файлов. Его путь и предельный размер задаются в персональных настройках работы с файлами. Когда каталог заполняется, открытие файлов замедляется. Очистите его кнопкой очистки в тех же настройках, предварительно завершив редактирование всех занятых вами файлов.