Филиал в 1С: единая база или распределённая работа

Добавить филиал в 1С можно двумя путями, и выбор зависит от связи между офисами. Если филиал всегда онлайн — заводим его как обособленное подразделение прямо в рабочей базе и даём сотрудникам удалённый доступ. Если связь нестабильна или офис должен работать автономно — разворачиваем распределённую информационную базу (РИБ): у филиала своя копия, которая синхронизируется с центром по расписанию.

Ниже — оба сценария по шагам: где в интерфейсе включить несколько организаций и подразделений, как создать подчинённый узел РИБ, как ограничить права сотрудников филиала своими данными и как не словить задвоение номеров документов при обмене. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0; в ЗУП 3.1 и УТ 11 разделы называются так же.

Один офис или автономная база: что выбрать

Первое решение — архитектурное, и переделывать его потом дорого. Ориентир простой: считайте канал связи и требование к автономности.

Ключевая разница между общей базой и РИБ:

• 🌐 Общая база — все работают в одном экземпляре. Проще администрировать, отчётность строится по всем подразделениям сразу, но при обрыве связи филиал стоит.
• 🔁 РИБ — у каждого узла своя копия с единой конфигурацией. Автономность при любом канале, но появляется задержка: данные филиала попадают в центр только после обмена.

Учёт обособленного подразделения в одной базе

Если филиал остаётся онлайн, отдельная база не нужна — достаточно включить учёт по подразделениям.

1. Откройте Главное → Настройки → Функциональность, вкладку с настройками организаций.
2. Включите учёт по нескольким организациям, если филиал — отдельное юрлицо, или учёт по подразделениям, если это обособленное подразделение одного юрлица.
3. Перейдите в Справочники → Организации (или Главное → Организации) и откройте карточку головной организации.
4. В карточке найдите раздел с обособленными подразделениями и добавьте филиал: его наименование, адрес и КПП, присвоенный при постановке на учёт.

Важно различать два типа подразделений:

Если обособленное подразделение начисляет выплаты физлицам, 6-НДФЛ и РСВ по этим сотрудникам сдаются в налоговую по месту нахождения ОП (ст. 230 НК РФ). В карточке подразделения в ЗУП 3.1 для этого указывают отдельную регистрацию в налоговом органе — её данные подставляются в отчёты.

Создание подчинённого узла РИБ

Если выбрали распределённую базу, работа идёт через план обмена «Полный» (РИБ). Сначала настраивается главный узел — им становится центральная база, затем создаётся подчинённый для филиала.

Шаг 1. Главный узел. В центральной базе откройте Администрирование → Синхронизация данных. Включите синхронизацию и задайте префикс информационной базы — короткий код (например, ЦО). Префикс подставляется к номерам документов и не даёт им задвоиться при обмене.

Шаг 2. Новый обмен по РИБ. Создайте настройку синхронизации, выберите вариант «Полная» (распределённая информационная база). Укажите способ обмена: каталог на сетевом диске, FTP-ресурс или прямое подключение к базе филиала.

Шаг 3. Подчинённый узел. Добавьте узел для филиала, задайте ему свой префикс (например, Ф1). Префиксы главного и подчинённого узлов обязаны различаться.

Шаг 4. Начальный образ. Для нового узла выполните команду создания начального образа. Система выгрузит конфигурацию и данные в файл или сразу развернёт готовую базу — это и есть копия для филиала. Разворачивать филиал копией рабочей базы «вручную» (просто скопировав файл .dt) для РИБ нельзя: без начального образа узел не зарегистрируется в обмене.

В филиале разворачивают полученный начальный образ, проверяют реквизиты организации и запускают первый обмен. После этого узлы начинают обмениваться изменениями по заданному расписанию.

Способ обмена выбирают по тому, как связаны офисы:

• 📁 Каталог на сетевом диске — самый простой вариант, когда у центра и филиала есть общий сетевой ресурс или папка в облаке. Узлы кладут туда файлы обмена и забирают чужие.
• 🌐 FTP-ресурс — когда прямого сетевого доступа между базами нет, но есть общий FTP. Файлы обмена складываются на сервер-посредник.
• 🔗 Прямое подключение — центр подключается к базе филиала напрямую (по сети или через веб-сервер). Данные идут без файлов-посредников, но требуется постоянный доступ к базе филиала.

Для автономного филиала с нестабильным каналом надёжнее файловый обмен через каталог или FTP: обмен не привязан к моменту, когда обе базы одновременно онлайн. Прямое подключение удобнее для офисов в одной сети.

Разграничение прав сотрудников филиала

Чтобы кладовщик филиала не видел данные головного офиса, настраивается ограничение доступа на уровне записей (RLS).

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите ограничение доступа на уровне записей.
3. Создайте профиль группы доступа для сотрудников филиала и назначьте в нём роли, которые нужны их должности.
4. Создайте группу доступа на основе профиля и в условиях доступа укажите конкретную организацию или подразделение — филиал.
5. Добавьте пользователей филиала в эту группу.

После этого сотрудник филиала при входе видит только документы и справочники своего подразделения. Остальное для него скрыто, в том числе в отчётах и списках.

Профиль удобно делать от типовых: взять, например, профиль с правами кладовщика или бухгалтера и ограничить его организацией филиала через условие доступа. Так не придётся собирать набор ролей с нуля. Если в филиале несколько ролей (кладовщик, бухгалтер, руководитель), заведите отдельную группу доступа под каждую, но всем задайте одно и то же условие по организации.

Отдельно продумайте доступ к обмену: команду синхронизации данных имеет смысл оставить только администратору и ответственному в филиале, чтобы рядовой пользователь не запускал и не прерывал обмен в неподходящий момент.

Нумерация документов и документооборот филиала

Главная практическая проблема распределённой работы — нумерация. Когда два узла независимо создают документы, без разделения они получат одинаковые номера, и при обмене возникнет путаница.

Решает это префикс узла. Для центра ЦО, для филиала Ф1 — и номер счёта из филиала выглядит как Ф100000123, а из центра как ЦО00000123. Задаётся префикс в тех же настройках синхронизации при создании узла.

Что ещё учесть в документообороте филиала:

• 📄 Общие справочники. Контрагенты, номенклатура, физлица должны вестись по единым правилам. Заводить одного и того же контрагента в двух узлах — прямой путь к дублям после обмена.
• 🏦 Кассы и счета. Если у филиала своя касса или расчётный счёт, заведите их отдельными элементами и привяжите к подразделению, иначе остатки смешаются.
• 🧾 Отчётность. В общей базе регламентированные отчёты строятся по организации целиком с разбивкой по ОП. В РИБ отчётность по группе компаний собирается в центральном узле — после того, как пришли данные всех филиалов.

Перед закрытием периода убедитесь, что последний обмен прошёл и данные филиалов дошли до центра. Отчёт, построенный до обмена, не увидит свежих документов филиала, и сумма по группе компаний получится заниженной. Это частая причина расхождений, когда главбух сводит данные в конце месяца, а филиал ещё не отправил последнюю порцию документов.

Коллизии, расписание и контроль обмена

Распределённая база требует регулярного обслуживания — иначе расхождения копятся незаметно.

Коллизии. Если один и тот же объект изменили и в центре, и в филиале между обменами, возникает коллизия. В РИБ по умолчанию приоритет у главного узла: его версия перезапишет изменение подчинённого. Поэтому критичные справочники (та же номенклатура, договоры) лучше редактировать только в центре.

Расписание. Настройте автоматический обмен по расписанию в Администрирование → Синхронизация данных. Частота зависит от того, как быстро данные филиала должны попадать в центр: для оперативной торговли — несколько раз в день, для бухгалтерии филиала — обычно раз в день достаточно.

Контроль. Регулярно открывайте монитор синхронизации и проверяйте журнал обмена на предупреждения и необработанные объекты. Назначьте ответственного за обмен в каждом узле: человек, который раз в день смотрит, прошла ли синхронизация, ловит проблему на день-два раньше, чем её заметит бухгалтерия при закрытии периода.

Отдельно следите за размером файлов обмена. Если узел долго не выходил на связь, накопленная порция изменений может быть большой, и первый обмен после простоя идёт заметно дольше обычного. Планируйте такой обмен на время без активной работы пользователей.

Частые вопросы