Создание и настройка групп в справочниках 1С:Предприятие
Содержание
Группа в справочнике — это папка, внутри которой лежат элементы и другие папки. Чтобы её создать, откройте нужный справочник (например, Номенклатура или Контрагенты), в командной панели списка нажмите кнопку Создать группу
— значок папки со знаком «плюс», заполните наименование и нажмите Записать и закрыть.
Группы доступны только в иерархических справочниках. Если кнопки Создать группу нет — либо справочник плоский, либо у него другой вид иерархии. Ниже разберём, как добавить группу, настроить вложенность и коды, кто может это делать и что идёт не так чаще всего.
Как создать новую группу: порядок действий
Самый частый сценарий — навести порядок в большом списке: разбить номенклатуру по категориям, контрагентов — по типам, статьи затрат — по направлениям.
- Откройте список справочника из нужного раздела. Номенклатура в типовой «Бухгалтерии предприятия» лежит в
Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, контрагенты — вСправочники → Покупатели и продавцы → Контрагенты. - Если планируете вложенную папку — сначала встаньте на ту группу, внутри которой она должна появиться. Новая группа создаётся в текущей выделенной папке.
- Нажмите Создать группу в командной панели. Обычно этой команде назначена комбинация
Ctrl+F9; кнопка Создать (клавишаIns) добавляет обычный элемент, а не папку. - В открывшейся форме заполните Наименование. Поле Код чаще всего заполняется автоматически — его можно оставить как есть.
- При необходимости укажите Родителя (вышестоящую группу) и заполните доступные реквизиты.
- Нажмите Записать и закрыть.
Групп в одном справочнике может быть сколько угодно, а внутри каждой — любое число элементов и подгрупп. Переименовать или перенести папку можно в любой момент, элементы при этом не теряются.
Форма группы почти всегда короче формы элемента: у папки заполняются только наименование, код и те реквизиты, которые разработчик пометил как доступные для групп. Поэтому не удивляйтесь, что в карточке группы нет большинства полей, которые есть у обычного элемента.
Есть и обратный путь — задать папку не до, а во время создания элемента. Открывая карточку нового товара или контрагента, укажите нужную группу в поле Родитель (в некоторых справочниках оно называется по смыслу — «Группа»), и элемент сразу встанет в правильную папку. Так удобно заводить позиции, когда дерево уже построено.
Переименование группы безопасно: поменяется только название папки в списке, а все вложенные элементы и ссылки на них в документах останутся на месте. Поэтому не бойтесь приводить структуру в порядок уже после того, как в справочнике накопились данные.
Иерархические справочники и виды иерархии
Возможность завести папку зависит от того, как справочник описан в конфигурации. Есть два вида иерархии, и ведут они себя по-разному.
| Вид иерархии | Что это | Есть ли кнопка «Создать группу» |
|---|---|---|
| Иерархия групп и элементов | Папки (группы) и элементы — разные сущности. Элементы лежат внутри групп | Да |
| Иерархия элементов | Отдельных папок нет, родителем может быть любой элемент | Нет |
В большинстве знакомых справочников (номенклатура, контрагенты, статьи затрат) используется иерархия групп и элементов — именно здесь работает привычное «создать папку ». Сам порядок действий от конфигурации не зависит: меняется только путь, которым вы открываете список. В типовой «Бухгалтерии предприятия» самые ходовые иерархические справочники лежат так:
| Справочник | Где открыть в «Бухгалтерии предприятия» |
|---|---|
| Номенклатура | Справочники → Номенклатура |
| Контрагенты | Справочники → Контрагенты |
| Статьи затрат | Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат |
В «Управлении торговлей» и других конфигурациях те же справочники открываются из своих разделов (например, из блока нормативно-справочной информации), но кнопка Создать группу и логика папок одинаковы для всей платформы 8.3.
Во втором варианте — иерархия элементов — папок как таковых нет: роль «родителя» играет сам элемент, и вложенность задаётся полем родителя в карточке. Там вы не найдёте кнопку Создать группу, и это не ошибка.
Сделать плоский справочник иерархическим или сменить вид иерархии можно только в Конфигураторе (свойства справочника: Иерархический и Вид иерархии). Это изменение структуры метаданных: перед ним снимите резервную копию базы и выполняйте его в монопольном режиме, когда пользователи не работают. Через пользовательский режим «Предприятие» вид иерархии не меняется.
Сколько уровней вложенности допустимо
По умолчанию глубина вложенности не ограничена — можно делать группы внутри групп практически сколько нужно. Ограничение задаётся в Конфигураторе свойством Ограничение количества уровней иерархии: если там стоит число, глубже вы папку не создадите, и при попытке система сообщит о превышении уровней.
На практике разумная вложенность — 2–4 уровня. Слишком глубокое дерево неудобно: элементы «тонут», а отборы и отчёты по такой номенклатуре строить тяжелее.
Порядок папок в списке зависит от сортировки. По умолчанию группы и элементы выводятся по наименованию или по коду, а сами папки обычно показываются выше элементов того же уровня. Сортировку можно сменить щелчком по заголовку колонки или через настройку списка — это не меняет структуру дерева, только порядок отображения. Если хотите закрепить собственный порядок, пригодится строковый код с префиксами (о нём — в разделе про коды).
Чтобы увидеть всю структуру папок, включите отображение списка деревом. В командной панели списка есть переключатель режима просмотра (деревом / списком / деревом с элементами). В режиме дерева слева появляется панель групп — по ней удобно перемещаться и перетаскивать элементы.
Если в списке «пропали» элементы, скорее всего включён показ только выбранной группы. Встаньте на корень дерева или переключите режим просмотра, чтобы увидеть содержимое всех папок сразу.
Коды групп и автоматическая нумерация
У каждой группы, как и у элемента, есть Код. Его длина и тип (число или строка) заданы в конфигурации и в пользовательском режиме не меняются. Новый код обычно подставляется автоматически — работает автонумерация, которая берёт следующий свободный номер.
Ключевой момент — как именно нумеруются коды. За это отвечает свойство справочника «Серии кодов»:
| Серия кодов | Как нумеруется |
|---|---|
| Во всём справочнике | Сквозная нумерация: код уникален по всему справочнику |
| В пределах подчинения | Нумерация начинается заново внутри каждой группы |
| В пределах подчинения владельцу | Для подчинённых справочников — отдельная серия на каждого владельца |
Если серия кодов настроена «в пределах подчинения», коды элементов в разных папках могут совпадать — это нормально и ошибкой не является. При сквозной серии каждый код уникален.
Тип кода тоже важен. Числовой код — это просто порядковый номер (1, 2, 3…). Строковый код допускает буквы и позволяет задавать осмысленные префиксы: например, папка TOV для товаров и USL для услуг, а внутри — свои номера. Если в вашем справочнике код строковый, продуманная схема префиксов заметно упрощает поиск и выгрузки.
Код можно поправить вручную прямо в карточке, если у вас есть на это права. Но если вы введёте код, который уже занят при сквозной серии, система не даст записать объект и попросит другое значение. Менять коды у уже используемых элементов без необходимости не стоит: по коду могут быть завязаны обмены и внешние выгрузки.
Кто может создавать группы и ограничения на редактирование
Создание и изменение групп регулируется ролями и профилями групп доступа, а не отдельной настройкой «на папку».
- 🧑💼 Администратор и пользователи с полными правами создают, переименовывают и удаляют группы без ограничений.
- 👤 Обычный пользователь работает с папками, только если в его профиле есть право на добавление и изменение этого справочника. Настраивается в
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. - 🔒 Ограничение по группам (чтобы человек видел и правил только свою часть справочника) задаётся через группы доступа и виды доступа — это настройка на уровне записей, её готовит администратор под конкретную задачу.
Отдельно стоит помнить про предопределённые элементы и группы — те, что созданы разработчиком в конфигурации. Их наименование и состав можно менять осторожно, а удалить из пользовательского режима нельзя: такая папка нужна типовым механизмам и помечена особой иконкой.
Запрет на редактирование реквизитов у части элементов (например, у загруженных из обмена) — тоже следствие настроек конфигурации, а не «глюк». Если поле недоступно, причина обычно в правах или в том, что объект заполняется автоматически.
Как переместить элементы и подгруппы между папками
Перенести товар или целую подгруппу в другую папку можно двумя способами.
Через команду «Переместить в группу». Выделите один или несколько элементов (с зажатым Ctrl или Shift), в командной панели или в меню Ещё выберите Переместить в группу, затем укажите папку-получателя. Способ удобен, когда нужно перенести сразу десятки позиций.
Перетаскиванием (drag-and-drop). В режиме просмотра деревом захватите элемент или папку мышью и перетащите на нужную группу в левой панели. Чтобы поднять объект на верхний уровень, перетащите его на корень справочника.
Несколько правил, которые экономят время:
- ✅ Переносить можно и отдельные элементы, и целые группы вместе со вложенным содержимым.
- 🚫 Нельзя переместить группу внутрь самой себя или в собственную подгруппу — система отклонит такое действие.
- 📂 После переноса код элемента может измениться, если серия кодов настроена «в пределах подчинения».
Выделять несколько позиций удобнее мышью с зажатым Ctrl (выбор вразнобой) или Shift (диапазон подряд). После этого одна команда Переместить в группу перенесёт всю выборку за раз — не придётся таскать элементы по одному.
Ссылки на перенесённый элемент в документах не рвутся: перемещение меняет только родителя (папку), а сам объект и все ссылки на него остаются прежними.
Типичные ошибки и как их устранить
Большинство затруднений с группами сводится к нескольким ситуациям. Подберите свою по симптому.
Если группа и её содержимое помечены на удаление, окончательно они исчезают только после запуска обработки Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. До этого данные остаются в базе.