Номер таможенной декларации в 1С: где завести, как заполнить и проверить

Чтобы добавить ГТД в 1С, сначала включите учёт импортных товаров (Главное → Функциональность, вкладка «Запасы», флажок «Импортные товары»). После этого в табличной части поступления появятся колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД », а номер вводится прямо из ячейки: кнопка выбора → «Создать».

Частое заблуждение — что номер достаточно один раз вписать в карточку номенклатуры, и 1С «сама разберётся». Карточка даёт только значение по умолчанию. Учёт по ГТД ведётся по партиям: какой номер стоит в строке поступления, тот и уйдёт в отгрузку и в счёт-фактуру покупателю. Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии 3.0; в УТ 11, КА и ERP справочник номеров тот же по смыслу, отличаются документы оформления импорта.

Что проверить перед вводом номера декларации

Без включённой функциональности колонок ГТД в документах просто нет. Поэтому первым делом — настройка.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. На вкладке «Запасы» поставьте флажок «Импортные товары».
3. Если среди ваших товаров есть прослеживаемые (холодильники, стиральные машины, часть техники и др. по перечню Правительства РФ), там же включите «Прослеживаемость импортных товаров».

Дальше соберите исходные данные. Нужны три вещи:

• 📄 номер декларации на товары (ДТ) — из самой декларации или из графы 11 счёта-фактуры поставщика;
• 🌍 страна происхождения — графы 10 и 10а того же счёта-фактуры;
• 🔢 количество по каждой декларации, если партия пришла по нескольким ДТ.

Есть ли номер уже в базе

Перед созданием нового элемента проверьте справочник номеров. Проще всего — из документа: в строке товара нажмите кнопку выбора в колонке «Номер ГТД». Откроется список уже заведённых номеров. Наберите в поле поиска последние 4–5 цифр порядкового номера — они почти всегда уникальны.

Повторный элемент с тем же номером создавать не нужно. Дубли — главный источник расхождений в остатках по ГТД.

Номер ГТД в карточке номенклатуры: когда это помогает

В карточке товара после включения импорта доступны поля «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Они работают как подсказка: при подборе товара в документ 1С подставит эти значения в строку.

Заполнять номер в карточке имеет смысл, когда:

• ✅ товар всегда приходит по одной декларации (например, разовая закупка остатка);
• ✅ вы вносите начальные остатки и номер у позиции один.

Не стоит этого делать, когда:

• ❌ поставки регулярные и номера меняются от партии к партии;
• ❌ одну позицию возят разные поставщики.

В этих случаях номер из карточки начнёт «прилипать» к новым поступлениям, и бухгалтер, не глядя, проведёт чужую декларацию. Значение из карточки всегда сверяйте с документом поставщика.

Для прослеживаемого товара в карточке дополнительно заполняется код ТН ВЭД и отмечается признак прослеживаемости. Без кода ТН ВЭД 1С не сможет корректно сформировать отчётность по таким товарам.

Как добавить ГТД в 1С при поступлении товара

Основной и правильный способ — указывать номер в документе поступления. Порядок:

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → создайте документ «Товары (накладная, УПД)».
2. Заполните поставщика, договор, склад и строки товаров.
3. В каждой строке выберите «Страну происхождения» из справочника стран.
4. В колонке «Номер ГТД» нажмите кнопку выбора. Найдите номер в списке или нажмите «Создать».
5. В новом элементе введите номер декларации в точном формате (см. раздел ниже) и запишите его.
6. Проверьте, что номер встал в строку, и проведите документ.

Если документ пришёл по ЭДО в формате УПД, номер ДТ и страна обычно загружаются автоматически из графы 11. Остаётся сопоставить номенклатуру и проверить, что 1С не создала новый элемент-дубль номера.

Импорт напрямую от иностранного поставщика

Когда вы сами ввозите товар, поступление оформляется по контракту в валюте, а таможенные платежи — отдельным документом Покупки → ГТД по импорту. Его удобно вводить на основании поступления:

• 🧾 товары и количество заполняются из документа-основания;
• 💰 в документе указываются таможенная пошлина, сборы и НДС, уплаченный на таможне;
• 📌 номер декларации выбирается в шапке и распределяется на строки.

Пошлина и сбор увеличивают стоимость товара, а ввозной НДС попадает к вычету через книгу покупок после отражения документа. Так что «ГТД по импорту» — это не только номер, но и правильная себестоимость.

Из чего состоит номер декларации и как его записать

Номер ДТ состоит из трёх частей через косую черту:

Итог: 10702070/150326/0012345 — 23 символа вместе с двумя косыми.

Для прослеживаемых товаров используется РНПТ — регистрационный номер партии товара. Это номер ДТ плюс порядковый номер товара в декларации из трёх цифр: 10702070/150326/0012345/003. Если товар прослеживаемый, в графу 11 счёта-фактуры и в 1С идёт именно РНПТ, а не «голый» номер ДТ.

Правила записи:

• без пробелов до и после косой черты;
• ведущие нули сохраняются: 0012345, а не 12345;
• латинские и кириллические буквы не путать, если в номере встречается буквенная отметка (в некоторых декларациях они бывают);
• лишняя точка или пробел в конце делают номер «другим» для программы.

Одна партия — несколько деклараций

Поставщик часто отгружает одну позицию из разных деклараций: 60 штук по одной ДТ, 40 по другой. В УПД это две строки, и в 1С должно быть так же.

Как разделить:

1. Добавьте товар в поступление два раза.
2. В первой строке укажите количество 60 и первый номер.
3. Во второй — 40 и второй номер.
4. Сумму распределите пропорционально: при цене 1 500 руб. это 90 000 и 60 000 руб., всего 150 000 руб.

Строку с суммарным количеством 100 и одним номером вводить нельзя: у вас окажется 40 «лишних» штук по чужой декларации, а покупатель получит счёт-фактуру с неверным номером.

При продаже действует то же правило. Если в реализацию уходит 70 штук, строк будет две: 60 по первой ДТ и 10 по второй. В БП 3.0 номера ГТД подставляются в реализацию при заполнении, но при смешанных остатках проверьте разбивку вручную.

Начальные остатки импортного товара с номерами ГТД

При переходе на 1С или начале учёта с середины года номера деклараций нужно перенести вместе с остатками. Иначе первая же продажа уйдёт без номера в счёте-фактуре.

Остатки по товарам вводятся через помощник ввода начальных остатков в разделе «Главное», на счёт 41. Порядок для импортных позиций:

1. Включите «Импортные товары» до ввода остатков, а не после. Иначе колонок для номера в документе не будет.
2. Подготовьте выгрузку из прежней программы: номенклатура, количество, сумма, страна, номер ДТ.
3. Каждую пару «товар + номер декларации» вносите отдельной строкой.
4. Сверьте итог: количество по строкам товара должно совпасть с общим остатком на складе.

Пример. На складе 250 кофемашин: 120 по одной декларации, 130 по другой. В документе остатков будет две строки, а не одна на 250 штук.

Как найти, где использован конкретный номер

Чтобы понять, по каким документам прошёл номер, откройте элемент справочника номеров и вызовите из меню Ещё команду поиска ссылок на объект. 1С покажет все поступления, реализации и перемещения, где стоит этот номер. Этим же приёмом удобно чистить дубли: видно, какие документы надо исправить, прежде чем помечать элемент на удаление.

Ошибки при заполнении ГТД и как их исправить

В документе нет колонки «Номер ГТД». Не включён флажок «Импортные товары». После включения откройте документ заново — колонки появятся.

В счёте-фактуре покупателю пустая графа 11. Номер не был указан в поступлении или не подставился в реализацию. Откройте реализацию, заполните колонку и перепроведите документ, затем перевыпустите счёт-фактуру. Если документ уже отправлен покупателю, выставляется исправленный счёт-фактура.

По одному товару остаток ГТД отрицательный, по другому висит. Типичная картина дубля: номер заведён дважды с разницей в пробел или в ведущем нуле. Найдите оба элемента, исправьте документы, где стоит неверный, а лишний элемент пометьте на удаление.

Номер есть, но страна происхождения — «Россия». Для импортного товара страна должна совпадать с графой 10 документа поставщика. Номер ДТ при российской стране происхождения выглядит в счёте-фактуре противоречиво и вызывает вопросы при встречной проверке.

Прослеживаемый товар ушёл без РНПТ. Проверьте признак прослеживаемости в карточке и код ТН ВЭД. Без них 1С не требует РНПТ, и отчёт об операциях по такому товару окажется неполным.

Зачем всё это: счёт-фактура, отчётность и прослеживаемость

Номер ГТД — не формальность. От него зависят три вещи.

Счёт-фактура и УПД. По подпунктам 13 и 14 пункта 5 статьи 169 НК РФ в счёте-фактуре на импортный товар указываются страна происхождения и регистрационный номер декларации. Пустая или неверная графа 11 — повод для покупателя запросить исправленный документ.

Прослеживаемость. Для товаров из перечня прослеживаемых РНПТ проходит через всю цепочку: ввоз, перепродажа, списание. 1С на основании ваших документов формирует отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами и уведомления (о ввозе с территории ЕАЭС, об остатках). Если в каком-то документе цепочки РНПТ потерялся, отчёт не сойдётся с данными контрагентов.

Проверка контрагента. Покупатель, получив от вас УПД, сверяет номер декларации со своими данными и данными налоговой. Неверная цифра в коде поста или дате — и документ возвращают на исправление, а оплата сдвигается.

Остатки по партиям. Учёт ведётся в разрезе номеров. Это позволяет в любой момент ответить, сколько товара осталось по каждой декларации — вопрос, который регулярно задают при проверках.

Частые вопросы