Заводим индивидуального предпринимателя в 1С:Бухгалтерии 3.0: от карточки организации до первой отчётности

Индивидуального предпринимателя добавляют в 1С Бухгалтерии 3.0 в справочнике Главное → Организации: кнопка Создать, в стартовом окне выбрать «Индивидуальный предприниматель», указать ИНН (12 цифр) и ФИО, затем задать систему налогообложения. КПП у ИП нет, вместо ОГРН вводится ОГРНИП. Всё остальное — счета учёта, остатки, касса и банк — настраивается после того, как карточка создана.

Разница между ИП и организацией в программе небольшая, но принципиальная: предприниматель не обязан вести бухгалтерский учёт (ст. 6 Закона № 402-ФЗ), налог он платит не на прибыль, а по своему режиму — НДФЛ на ОСНО или единый налог на УСН. Поэтому часть привычных для юрлица настроек предпринимателю не нужна, а кое-что, наоборот, появляется только у него. Ниже — весь путь по шагам.

С чего начать: карточка ИП в справочнике организаций

Откройте Главное → Организации. Если вы ведёте в базе несколько субъектов, список уже показан; если база новая — программа сразу предложит создать первую организацию.

Нажмите Создать. Первый вопрос мастера — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Выберите ИП. Дальше заполнение можно ускорить: если подключён сервис 1С:Контрагент, введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН — наименование, ОГРНИП и адрес подтянутся из реестра. Сервис включается в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Что ввести в карточке вручную, если автозаполнения нет:

• 👤 ФИО полностью — оно же становится наименованием ИП в документах и отчётах.
• 🔢 ИНН — 12 цифр (у ИП он длиннее, чем у организации). Поле КПП остаётся пустым, это нормально.
• 📄 ОГРНИП и дату регистрации — из свидетельства или листа записи ЕГРИП.
• 🏷️ Коды статистики — ОКВЭД (основной вид деятельности), ОКТМО, ОКПО.
• 🏛️ Налоговый орган — инспекцию, где ИП стоит на учёте (по месту жительства).

Реквизиты подписанта у ИП проще, чем у юрлица: руководитель, главный бухгалтер и сам предприниматель — это одно лицо. В блоке подписей обычно достаточно указать, что обязанности ведёт сам ИП; отдельного приказа на главбуха не требуется.

Система налогообложения и учётная политика

Это ключевой шаг: от режима зависят счета, проводки и состав отчётности. Налоги настраиваются по ссылке Главное → Налоги и отчёты (для выбранной организации). Здесь выбирается основная система: ОСНО, УСН или патент. Патент предприниматель может совмещать с УСН или ОСНО — в настройках для этого есть отдельный флаг.

Коротко, что меняется в программе от режима:

* На УСН и патенте НДС по умолчанию не ведётся. Если доход предпринимателя превысит установленный лимит, у упрощенца появляется обязанность платить НДС — тогда НДС включают в тех же настройках налогов отдельно.

На ОСНО предприниматель платит не налог на прибыль, а НДФЛ, и ведёт книгу учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Учёт на ОСНО у ИП — кассовый: доход признаётся по факту поступления денег, расход — после оплаты. В 1С это учитывается автоматически, если режим выбран верно.

На УСН в настройках дополнительно указывают объект («Доходы» или «Доходы минус расходы») и ставку. Для объекта «Доходы минус расходы» проверьте в настройках порядок признания расходов — программа ведёт его по регистрам, и именно он определяет, попадёт ли расход в КУДиР.

Счета учёта по умолчанию: что проверить сразу

Отдельного плана счетов «для ИП» в программе нет — используется общий. Но набор счетов, которые реально работают, у предпринимателя уже, особенно на УСН.

Что стоит проверить после создания организации:

• Счета расчётов с контрагентами — 60 (поставщики), 62 (покупатели), 76 (прочие). Настраиваются в регистре Справочники → Покупки → Счета учёта расчётов с контрагентами (или в одноимённом регистре в разделе продаж). По умолчанию 1С подставляет их сама; трогать нужно, только если ведёте нетиповую схему.
• Счета учёта номенклатуры — 41 (товары), 10 (материалы), 44 (расходы на продажу). Регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры.
• Счёт 19 «НДС по приобретённым ценностям» — нужен только на ОСНО. На УСН входной НДС включается в стоимость, отдельного учёта по счёту 19 нет.

На УСН «Доходы» бухгалтерский учёт расходов для налога роли не играет — важны только поступления денег. Поэтому углубляться в тонкую настройку счетов затрат предпринимателю на этом объекте не нужно: достаточно корректно учитывать выручку.

Ввод начальных остатков, если ИП работает не с первого дня

Если предприниматель уже вёл деятельность, а в 1С переходит с середины — нужно ввести остатки . Откройте Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.

Порядок простой:

1. Укажите дату ввода остатков — последний день периода перед началом учёта в программе (например, 31 декабря, если переходите с нового года). Все остатки встанут на эту дату.
2. По очереди откройте нужные счета из списка. По каждому программа даёт свою форму документа — не придётся вспоминать проводки вручную.
3. Введите остатки по тем счетам, где они есть: товары и материалы (41, 10), деньги на расчётном счёте (51) и в кассе (50), долги покупателей и перед поставщиками (62, 60), основные средства (01, 02).
4. После ввода проверьте, что активы равны пассивам: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату остатков.

Остатки вводятся вспомогательным счётом 000 — это техническая корреспонденция помощника, на отчётность она не влияет. Если ОСВ по счёту 000 после ввода не обнулилась, значит, где-то остаток введён только по одной стороне — ищите расхождение.

Касса и расчётный счёт предпринимателя

У ИП кассовая дисциплина мягче, чем у организации. По Указанию Банка России № 3210-У предприниматель вправе не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные ордера, если ведёт учёт доходов (или доходов и расходов, или физических показателей) по своему налоговому режиму. Лимит остатка кассы ИП тоже может не устанавливать.

На практике это значит: в 1С документы Поступление наличных и Выдача наличных (раздел Банк и касса → Касса) предпринимателю доступны, но обязательными не являются. Многие ИП кассу в программе вообще не ведут, если все расчёты идут через расчётный счёт.

Расчётный счёт заводится в карточке организации, блок «Банковские счета», либо сразу в справочнике Справочники → Банк и касса → Банковские счета. Укажите номер счёта, БИК банка (остальные реквизиты банка подтянутся по БИК) и валюту. Для автоматической загрузки выписок настройте прямой обмен с банком (DirectBank) прямо из карточки счёта — если ваш банк его поддерживает — или загружайте выписки файлом 1C-to-Bank в разделе Банк и касса → Банковские выписки.

Отдельный момент у ИП — деньги на личные нужды. Предприниматель вправе свободно забирать выручку: расчётный счёт ИП не отделён от его личных средств, и повторно НДФЛ при снятии не возникает (налог платится с результата деятельности, а не с факта вывода денег).

В программе снятие на себя оформляют документом Списание с расчётного счёта с видом операции Прочее списание, относя сумму на счёт расчётов с предпринимателем (обычно 76 или 84). Это не расход для налога — просто перемещение собственных денег.

Налоги, взносы и отчётность ИП

Состав отчётности зависит от режима и от того, есть ли у предпринимателя работники.

Что формируется в 1С у ИП без сотрудников:

• КУДиР — книга учёта. Раздел Отчёты, в блоке по вашему режиму (для УСН — «Книга доходов и расходов УСН», для ОСНО — книга учёта доходов и расходов и хозопераций). Заполняется автоматически по проведённым документам.
• Декларация — по УСН (раз в год) или 3-НДФЛ (раз в год на ОСНО), плюс декларация по НДС поквартально, если ИП платит НДС. Готовятся в Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты.
• Страховые взносы «за себя» — фиксированная сумма плюс 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ за год (ст. 430 НК РФ). Программа считает их по данным учёта; платятся через единый налоговый счёт.

Если у ИП есть наёмные работники, добавляется зарплатная отчётность и взносы с их выплат — но для этого в базе должен быть включён кадровый и зарплатный учёт (Главное → Функциональность, закладка «Сотрудники»). Полноценный расчёт зарплаты со сложными начислениями обычно ведут в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносят итоги.

Закрытие периода . Регламентные операции запускаются в Операции → Закрытие месяца. У ИП на ОСНО при закрытии рассчитывается НДФЛ, на УСН — записи в КУДиР и расчёт налога. Перед формированием декларации прогоните закрытие за все месяцы периода и проверьте, что помощник не показывает ошибок.

Для самопроверки перед отправкой декларации сверьте три вещи: совпадает ли доход в КУДиР с поступлениями по счёту 51 и кассе, учтены ли все страховые взносы, закрыты ли все месяцы периода.

После того как карточка заведена, режим выбран, а остатки сверены, предприниматель может проводить первичные документы и в конце периода формировать книгу и декларацию без дополнительной перенастройки.