Сотрудник в 1С ЗУП от штатного расписания до увольнения

Чтобы добавить кадры в 1С, сначала создают сотрудника в справочнике, а потом проводят документ приёма. В 1С:ЗУП 3.1 это Кадры → Сотрудники → Создать, затем Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Карточка без приёма — просто запись: человек не попадёт ни в табель, ни в расчёт зарплаты.

Если нужен полноценный кадровый учёт со штатным расписанием, переводами и отчётностью в СФР, работают в ЗУП. В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровая часть упрощённая: приём, перевод и увольнение есть, штатного расписания нет. Ниже порядок для обеих программ, от настройки справочников до архива уволенных.

Подготовка базы перед добавлением кадров

Кадровые документы ссылаются на справочники. Если их не заполнить заранее, при каждом приёме придётся отвлекаться и создавать должность или график «на ходу», а потом исправлять опечатки в десятке документов.

Что должно быть готово до первого сотрудника:

• 🏢 Организация (Настройка → Организации) — реквизиты, ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе. Без них не сформируются отчёты.
• 🗂 Подразделения (Настройка → Подразделения) — структура: отделы, цеха, обособленные подразделения. Для обособленных указывают отдельную регистрацию в налоговой.
• 👔 Должности (Настройка → Должности) — название по штатке, при необходимости код по ОКПДТР и признак вредности.
• 🕘 Графики работы (Настройка → Графики работы сотрудников) — пятидневка 40 часов, сменные графики, неполное время.
• 💰 Начисления (Настройка → Начисления) — как минимум оклад по дням или по часам, если оплата не только окладом — премии и надбавки.

Дальше откройте Настройка → Кадровый учет и решите главное: будет ли программа вести штатное расписание. Флажок «Использовать штатное расписание» включает позиции штатки в кадровых документах. Рядом есть настройки истории изменений и автоматической проверки документов на соответствие штатке.

Как составить штатное расписание в 1С ЗУП

Штатное расписание задаёт, сколько ставок какой должности есть в каждом подразделении и с какой оплатой. В ЗУП им управляют через Кадры → Штатное расписание.

При включённой истории порядок такой:

1. В списке штатного расписания создайте документ «Утверждение штатного расписания».
2. Укажите организацию и месяц, с которого штатка действует.
3. Добавьте позиции. Для каждой: подразделение, должность, количество ставок, график работы.
4. На вкладке с оплатой выберите начисления и размеры: оклад, надбавки. Можно задать вилку оклада «от и до», если она разрешена в настройках.
5. Проведите документ и распечатайте форму штатного расписания для подписи руководителя.

Пример: в отделе продаж две ставки менеджера с окладом 60 000 ₽ и одна ставка руководителя отдела с окладом 95 000 ₽. Это две позиции: «Менеджер, 2 ставки» и «Руководитель отдела, 1 ставка». Месячный фонд оплаты по окладам — 2 × 60 000 + 95 000 = 215 000 ₽.

Позже штатку меняют документом «Изменение штатного расписания»: добавляют позиции, сокращают ставки, меняют оклады. Дата документа — дата, с которой изменения действуют.

Как добавить нового сотрудника в справочник

Сотрудник в 1С состоит из двух частей. Физическое лицо хранит личные данные человека: паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес. Сотрудник — это его трудовые отношения с конкретной организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место плюс внутреннее совместительство или работа в двух организациях одной базы.

Порядок создания:

1. Откройте Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники) и нажмите «Создать».
2. Введите ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН.
3. Запишите карточку. Физическое лицо программа создаст сама.
4. Перейдите по ссылкам в карточке и заполните личные данные: паспорт, адрес регистрации и проживания, телефон, сведения об образовании, воинском учёте, семье — сколько требует ваш кадровый регламент.

При вводе ФИО и СНИЛС программа ищет совпадения среди уже существующих физлиц. Если человек раньше работал у вас или есть в базе как получатель выплат, она предложит выбрать его.

СНИЛС проверяется по контрольной сумме. Если программа подсвечивает номер как ошибочный, перепроверьте цифры по документу — с неверным СНИЛС не примут ни ЕФС-1, ни сведения о стаже.

Оформление приёма на работу в 1С

Документ «Прием на работу» делает человека работником: с даты приёма он появляется в табеле, расчёте зарплаты и отчётах. Создать его можно из списка Кадры → Приемы, переводы, увольнения или прямо из карточки сотрудника по ссылке приёма.

Что заполняют в документе:

1. Организация и дата приёма — первый рабочий день.
2. Подразделение и должность или позиция штатного расписания, если штатка ведётся. После выбора позиции оклад и график подтянутся сами.
3. Вид занятости: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство.
4. Количество ставок: 1, 0,5 и так далее.
5. Испытательный срок в месяцах, если он есть.
6. Трудовой договор: номер, дата, срочный или бессрочный. Для срочного указывают дату окончания.
7. Оплата труда: начисления, размер оклада, способ расчёта аванса.

После проведения из документа печатают приказ о приёме (форма Т-1) и трудовой договор. Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но большинство организаций их сохраняют — программа печатает их без доработок.

Сроки, которые задаёт закон, а не программа:

• 📝 Приказ о приёме объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).
• 📤 Сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1 подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В ЗУП этот отчёт заполняется по проведённым кадровым документам, поэтому без проведённого приёма он будет пустым.

Если принимаете сразу несколько человек, например, сезонных работников, используйте «Прием на работу списком». Один документ — одна дата, но у каждого сотрудника свои должность и оклад.

Переводы и изменение условий труда сотрудника

Ошибка многих: любое изменение оформлять кадровым переводом. В ЗУП для разных ситуаций есть разные документы, и выбор влияет на печатные формы и отчётность.

В документе «Кадровый перевод» указывают дату, с которой действуют новые условия, и только то, что меняется. Остальные поля программа берёт из предыдущих кадровых данных. Если перевод временный, заполняют дату окончания — по ней сотрудник автоматически вернётся на прежние условия.

Для массовых изменений есть «Кадровый перевод списком», например, когда с 1 января всем менеджерам поднимают оклад и меняют график.

Увольнение сотрудника и хранение данных

Увольнение оформляет документ «Увольнение» в том же списке Кадры → Приемы, переводы, увольнения. В Бухгалтерии — через Зарплата и кадры → Кадровые документы.

1. Выберите сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день.
2. Укажите основание: статья ТК РФ и пункт, например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по инициативе работника.
3. Проверьте блок компенсации неиспользованного отпуска. Программа считает остаток дней по данным о положенных и использованных отпусках, поэтому до увольнения убедитесь, что все отпуска введены.
4. При необходимости рассчитайте прямо в документе начисления по увольнению: зарплату за отработанные дни, компенсацию, выходное пособие.
5. Проведите документ и распечатайте приказ (Т-8) и записку-расчёт (Т-61).

Окончательный расчёт выплачивают в день увольнения (ст. 84.1 и ст. 140 ТК РФ). Выплату оформляют ведомостью в банк или кассу с видом выплаты по увольнению. Сведения об увольнении в СФР по ЕФС-1 подают в тот же срок, что и при приёме: не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Удалять уволенного сотрудника из базы нельзя и не нужно. По нему есть начисления, отчёты и стаж, а при повторном обращении понадобятся справки. Уволенные остаются в справочнике, а в списке их скрывают отбором по состоянию.

Сроки хранения кадровых документов задаёт закон об архивном деле: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Поэтому базу 1С с кадровыми данными не «чистят» от старых сотрудников, а архивируют резервной копией вместе с бумажными приказами.

Если бывший работник возвращается, нового сотрудника не создают: оформляют новый «Прием на работу» на ту же карточку. Стаж, личные данные и история прошлых периодов сохранятся.

Ошибки при добавлении кадров и как их исправить

Большинство кадровых проблем в ЗУП возникают не в момент ошибки, а через месяц, когда зарплата посчитана и отчёт отправлен.

Не исправляйте кадровые документы прошлых месяцев, если по ним уже сдана ЕФС-1 — без корректирующих сведений в СФР данные в базе и в фонде разойдутся. Сначала проверьте, ушёл ли отчёт, и при необходимости подготовьте отменяющую или исправляющую форму.

Частые вопросы