Заводим кассира в 1С: пользователь, права, касса и оборудование

Чтобы добавить кассира в 1С, заведите нового пользователя в разделе работы с пользователями, назначьте ему профиль с правами кассира, привяжите к магазину и кассе ККМ, а затем подключите к его рабочему месту торговое оборудование. После этого кассир открывает смену и пробивает первый чек.

Порядок одинаков в 1С:Розница, 1С:Управление торговлей (УТ 11) и 1С:Комплексная автоматизация (КА 2). Отличаются только названия разделов меню — ниже дам точные пути для каждой конфигурации. Пошаговая инструкция рассчитана на интерфейс «Такси» платформы 8.3.

Ещё до работы в программе кассира оформляют кадрово. Кассир — материально ответственное лицо, с ним заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности (статья 244 ТК РФ). В самой 1С это отдельная учётная задача; здесь речь только о том, как дать сотруднику доступ к кассе и настроить его рабочее место.

Что подготовить перед заведением кассира

Прежде чем создавать учётную запись, соберите исходные данные. Так вы не будете прыгать между разделами на половине настройки.

• 🏪 Магазин и склад — к какой торговой точке привязан кассир.
• 🧾 Касса ККМ — онлайн-касса (фискальный накопитель зарегистрирован в ФНС, касса заведена в справочнике касс ККМ).
• 🖥️ Рабочее место — компьютер или моноблок, за которым стоит касса.
• 🔌 Оборудование — фискальный регистратор (ККТ), сканер штрихкода, эквайринговый терминал, денежный ящик, дисплей покупателя.
• 👤 ФИО сотрудника и логин, под которым он будет входить.

Проверьте готовность по короткому списку — он пригодится и при запуске второй, третьей кассы:

Создаём пользователя-кассира

Пользователь — это учётная запись для входа в программу. Создаётся она в разделе администрирования. Путь зависит от конфигурации.

В разных релизах Розницы раздел может называться НСИ и администрирование — ориентируйтесь на пункт со словами «пользователи и права».

Дальше — по шагам:

1. Откройте список пользователей и нажмите Создать.
2. В поле Полное имя введите ФИО кассира — оно будет видно в документах и чеках.
3. Поле Имя (для входа) заполнится автоматически, при необходимости поправьте — это логин.
4. Включите флажок Вход в программу разрешён.
5. Выберите способ входа: пароль 1С или вход по доменной учётной записи (аутентификация операционной системы).
6. Задайте пароль и, если нужно, включите Пользователю запрещено изменять пароль и Потребовать установку пароля при входе.
7. Запишите пользователя — кнопка Записать и закрыть.

После записи учётная запись появится в списке, но прав у неё пока нет — кассир войдёт в программу и упрётся в сообщение о недостатке прав. Права даём отдельно.

Назначаем права кассира через профиль

Права в типовых конфигурациях раздаются не галочками по каждому объекту, а через группы доступа. Группа ссылается на профиль — готовый набор прав под роль. Для кассира в типовых конфигурациях есть предопределённые профили продавца и старшего кассира, их и используют.

Как назначить:

1. Откройте карточку пользователя двойным кликом.
2. Перейдите на вкладку или по ссылке Права доступа .
3. Отметьте флажком нужную группу доступа — ту, что ссылается на профиль с правами кассира.
4. Если подходящей группы нет, создайте её: Создать → выберите профиль → запишите.
5. Запишите изменения.

Не выдавайте кассиру профиль «Полные права» или «Администратор». Полные права открывают настройки, цены закупки, удаление документов — всё то, что кассиру не нужно и опасно в чужих руках. Берите профиль ровно под задачу.

Если стандартный профиль почти подходит, но не хватает одного права, не правьте предопределённый профиль — скопируйте его командой создания на основании и настройте копию. Так обновление конфигурации не затрёт вашу настройку.

Привязываем кассира к магазину, кассе и оборудованию

Пользователь создан и имеет права — теперь его нужно «посадить» за конкретную кассу. Здесь три связки.

Магазин и склад. В настройках пользователя или в настройках РМК указывается торговая точка, в которой работает кассир. Без неё касса не поймёт, по какому складу списывать товар и какой организации пробивать чек.

Касса ККМ. Онлайн-касса заведена в справочнике касс ККМ и привязана к магазину. Проверьте, что в карточке кассы указаны организация, магазин и тип — ККТ с передачей данных (онлайн-касса, работающая с ОФД по 54-ФЗ).

Оборудование → рабочее место. Торговое оборудование подключается не к пользователю, а к рабочему месту (компьютеру). Путь: Администрирование → Подключаемое оборудование.

1. Откройте список подключаемого оборудования.
2. Нажмите Создать, выберите тип: ККТ с передачей данных, Сканер штрихкода, Эквайринговый терминал, Дисплей покупателя, Денежный ящик.
3. Укажите рабочее место — компьютер кассира.
4. Выберите драйвер и заполните параметры подключения: порт, скорость обмена, модель.
5. Нажмите Настроить, затем Тест подключения — устройство должно ответить.

Фискальный регистратор привязывается к кассе ККМ: в карточке кассы указывается, какое именно устройство печатает чеки на этом рабочем месте.

Настраиваем рабочее место кассира (РМК)

РМК — рабочее место кассира, экран, с которого пробивают чеки. Его поведение задаёт справочник настроек РМК: что кассиру доступно, какие кнопки видны, как считаются скидки.

Что обычно настраивают:

• 💳 способы оплаты — наличные, карта (эквайринг), смешанная оплата;
• 🏷️ разрешены ли ручные скидки и до какого процента;
• 🔁 доступен ли возврат и по чьему паролю;
• 🧾 печать товарных чеков и подарочных сертификатов;
• ⌨️ раскладка панели быстрых товаров и горячие клавиши .

Настройка РМК назначается кассе или рабочему месту, за которым сидит кассир. Проверьте, что у вашего рабочего места указана нужная настройка, иначе касса откроется в режиме по умолчанию.

Дополнительно под кассира иногда задают ограничение на максимальную сумму ручной скидки и запрет на изменение цены в чеке. Это не отдельный раздел меню, а флажки в той же настройке РМК и в профиле прав.

Проверяем: открытие смены и первый чек

Настройка без проверки — это половина работы. Войдите в программу под учётной записью кассира (или попросите его) и пройдите полный цикл.

1. На начальной странице нажмите команду открытия РМК.
2. Откройте кассовую смену — программа отправит на ККТ отчёт об открытии смены.
3. Отсканируйте или подберите товар, укажите количество.
4. Выберите оплату — наличными или картой.
5. Пробейте чек. Фискальный регистратор напечатает чек, данные уйдут оператору фискальных данных (ОФД).
6. В конце рабочего дня закройте смену — печатается отчёт о закрытии смены (Z-отчёт).

Кассовая смена не может длиться больше 24 часов (требование 54-ФЗ). Если смену не закрыть, касса перестанет пробивать чеки и выдаст ошибку о превышении времени смены.

Если чек пробился, напечатался и прошёл в ОФД — кассир заведён корректно. Проверьте заодно, что выручка попала в отчёт по кассе за смену.

Дополнительные настройки под задачи магазина

Базового заведения кассира хватает, чтобы продавать. Остальное донастраивают по мере роста: вторая касса, безналичная оплата, отчётность по смене.

Эквайринг. Чтобы кассир принимал оплату картой, в подключаемом оборудовании заводится эквайринговый терминал на том же рабочем месте, а в способах оплаты РМК включается оплата платёжной картой. Сумма с карты попадает в отдельную строку отчёта по смене, и её сверяют с выпиской банка.

Несколько кассиров на одной кассе. Если за одной кассой работают посменно двое и больше, не плодите рабочие места. Включите в настройке РМК смену кассира по паролю: при пересменке кассир выходит, следующий входит под своим логином, а чеки и выручка разносятся по каждому.

Права на отчёты смены. Решите, кто смотрит выручку. Рядовому кассиру обычно оставляют только отчёт без гашения (X-отчёт) для сверки наличных в ящике, а полный отчёт о розничных продажах и закрытие смены отдают старшему. Регулируется это профилем прав.

Ограничения в чеке. Под конкретный магазин задают лимит на сумму ручной скидки, запрет менять цену, обязательный ввод дисконтной карты. Всё это — флажки настройки РМК, а не отдельные документы.

Чем меньше лишних прав и кнопок у кассира, тем быстрее он работает и тем меньше ошибок на кассе. Давайте доступ по принципу «ровно под задачу».

Частые ошибки при добавлении кассира

Большинство сбоев при запуске кассира — это недонастроенные связки «пользователь → права → касса → оборудование». Сверьтесь по симптомам.

Частые вопросы