Подключаем поставщика или покупателя к электронному обмену в 1С
Содержание
Чтобы добавить контрагента
в 1С ЭДО, откройте его карточку в справочнике Контрагенты, в командной панели выберите ЭДО → Пригласить к обмену электронными документами, проверьте найденный идентификатор и отправьте приглашение. Обмен начнётся, когда контрагент примет приглашение и статус сменится на «Присоединен».
Типичная ситуация: новый поставщик пишет «шлём документы только через ЭДО», а у вас его нет в списке абонентов. Если у обеих сторон уже есть учётные записи ЭДО, подключение занимает 5–10 минут. Дольше бывает, только когда контрагент работает через другого оператора и нужен роуминг.
Что подготовить перед добавлением контрагента в 1С ЭДО
Приглашение уходит от имени вашей организации. Поэтому сначала проверьте свою сторону, иначе команда просто не сработает.
✅ Что должно быть готово:
- 🔑 Учётная запись ЭДО организации. Она создаётся при подключении к 1С-ЭДО и привязана к сертификату КЭП руководителя или уполномоченного сотрудника.
- 🌐 Интернет-поддержка. Без неё не работает
поиск абонентов и автозаполнение реквизитов. Проверяется в
Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. - 📇 Карточка контрагента с ИНН и КПП. Поиск в сервисе идёт именно по этой паре. Ошибка в одной цифре — и абонент не найдётся.
- 🖊️ Доступ к сертификату. Он нужен, чтобы подписать и отправить приглашение. Если КЭП на токене, токен должен быть вставлен в компьютер.
Настройки самой учётной записи открываются из Администрирование → Обмен электронными документами. Там же видно, какой оператор у вашей организации и какой у неё идентификатор участника ЭДО
.
Идентификатор участника — длинная строка вида 2XX-.... Первые три символа — код оператора. По нему сразу понятно, нужен ли роуминг: у вас и у контрагента один оператор или разные.
Если контрагента ещё нет в справочнике
Создайте карточку: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать. Введите ИНН в поле поиска вверху формы. Сервис 1С:Контрагент подтянет наименование, КПП, юридический адрес и руководителя из ЕГРЮЛ.
Проверьте две вещи:
- КПП. У компании с обособленными подразделениями один ИНН, но разные КПП. Документы часто идут от филиала, а не от головной организации.
- Дубли. Если в справочнике уже две карточки с одним ИНН, 1С может привязать обмен не к той. Сначала объедините дубли или пометьте лишнюю на удаление.
Как найти контрагента в сервисе 1С-ЭДО
Отдельно искать абонента не нужно: поиск запускается сам, когда вы начинаете приглашение. Программа отправляет ИНН и КПП в сервис и получает список идентификаторов, зарегистрированных на эту пару.
Возможны три результата:
| Что показал поиск | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| Один идентификатор | Контрагент подключён к ЭДО одной учётной записью | Отправлять приглашение |
| Несколько идентификаторов | У контрагента несколько ящиков: разные операторы или подразделения | Уточнить у контрагента, на какой ящик он ждёт документы |
| Ничего не найдено | Контрагент не в ЭДО или его оператор не в роуминге | Пригласить по e-mail или запросить идентификатор |
Когда идентификаторов несколько, не выбирайте наугад. Позвоните бухгалтеру контрагента и спросите идентификатор. Его видно в любой программе ЭДО — в настройках организации или в профиле.
Если выбрать ящик, которым контрагент не пользуется, приглашение повиснет без ответа. Документы на этот ящик тоже уйдут «в пустоту»: формально доставлены, фактически никто их не увидит.
Как отправить приглашение к обмену в 1С ЭДО
Приглашение — это запрос на установку связи между двумя абонентами. Пока его не приняли, отправить контрагенту УПД или акт по ЭДО нельзя.
Из карточки контрагента
- Откройте карточку в справочнике
Контрагенты. - В командной панели нажмите
ЭДОи выберитеПригласить к обмену электронными документами. - Выберите свою организацию, если в базе их несколько.
- Проверьте идентификатор контрагента, который нашёл сервис.
- При желании допишите текст приглашения: кто вы и по какому договору будет обмен.
- Нажмите
Отправить. Программа попросит подписать запрос сертификатом.
После отправки статус связи — «Ожидаем согласия». Контрагент увидит приглашение у себя в программе ЭДО.
Нескольким контрагентам сразу
Удобно, когда переводите на ЭДО всю базу поставщиков. Откройте список Контрагенты, выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и вызовите ту же команду из меню ЭДО в командной панели списка. Программа найдёт идентификаторы по каждому и покажет, кого найти не удалось.
Если контрагент не подключён к ЭДО
В форме приглашения укажите адрес электронной почты контрагента. На него придёт письмо с предложением подключиться к обмену и инструкцией. После регистрации у оператора и принятия приглашения связь установится сама.
Как принять входящее приглашение
Бывает наоборот: приглашение прислал контрагент. Оно появится в рабочем месте Текущие дела ЭДО (разделы Продажи или Покупки, группа Сервис; в свежих релизах рабочее место может называться иначе, ищите по слову «ЭДО»). Откройте группу приглашений и выберите Принять.
При принятии 1С ищет отправителя в справочнике по ИНН и КПП. Нашла — свяжет. Не нашла — предложит создать новую карточку или выбрать существующую вручную.
Добавление контрагента в ЭДО вручную по идентификатору
Ручной ввод нужен, когда автопоиск не находит абонента или находит не тот ящик. Чаще всего так бывает с роумингом и филиалами.
Порядок:
- Получите от контрагента его идентификатор участника ЭДО. Попросите прислать текстом, а не скриншотом: строка длинная, ошибиться легко.
- Начните приглашение из карточки, как описано выше.
- В форме приглашения замените найденное значение или впишите идентификатор вручную.
- Отправьте и подпишите приглашение.
Карточка из входящего документа
Ещё один сценарий. Документ пришёл от абонента, связи с которым нет, а сам отправитель есть в справочнике под другим КПП или его нет вовсе. 1С покажет входящий документ с пустым контрагентом и предложит сопоставить.
Не создавайте карточку «на автомате». Сначала поищите в справочнике по ИНН. Если там головная организация, а документ от филиала, — создайте отдельную карточку с КПП филиала. Так документы и взаиморасчёты не перемешаются.
В карточке обособленного подразделения в поле Головной контрагент укажите основную организацию. Отчёты по взаиморасчётам можно будет собрать по всей группе.
Роуминг: контрагент работает через другого оператора
1С-ЭДО — один из операторов. Ваш поставщик может работать через Контур.Диадок, СБИС, Такском или другого. Чтобы документы ходили между разными операторами, нужен роуминг — связь между их системами.
Как это работает на практике:
- 🔄 Автоматический роуминг. С крупными операторами связь настроена. Контрагент находится по ИНН/КПП, приглашение уходит как обычно.
- 📝 Роуминг по заявке. Если автопоиск не видит контрагента, хотя он точно в ЭДО, нужна заявка. Её подают через оператора: в 1С-ЭДО — через техподдержку или личный кабинет, у контрагента — через его оператора. В заявке указывают обе организации и оба идентификатора.
- ⏳ Срок. Обработка заявки занимает от нескольких дней до пары недель, в зависимости от операторов.
Пока роуминг не настроен, приглашение может не дойти. Не отправляйте его повторно каждый день: дубли только путают обе стороны.
Первые символы идентификатора показывают оператора. Если у вас и у контрагента они совпадают — роуминг не нужен, ищите причину в ИНН/КПП или в выбранном ящике.
Список контрагентов ЭДО: статусы и фильтры
Все связи с контрагентами видны в рабочем месте Текущие дела ЭДО и в настройках обмена учётной записи. Там список абонентов с колонкой статуса. Его удобно отфильтровать по организации и по статусу, чтобы увидеть, кто так и не ответил на приглашение.
Что проверять раз в месяц:
- Отфильтруйте список по статусу «Ожидаем согласия». Всё, что висит дольше недели, — повод позвонить.
- Посмотрите «Отсоединен». Иногда контрагент сменил оператора или ящик, и связь нужно установить заново.
- Сверьте, что у ключевых поставщиков статус «Присоединен» стоит для нужной организации, если их в базе несколько.
Связь устанавливается между парой «ваша организация — контрагент». Если в одной базе две ваших организации, каждую приглашать отдельно.
После подключения: первый документ и настройки отправки
Статус «Присоединен» — ещё не гарантия, что всё пойдёт гладко. Проверьте связь на одном документе, прежде чем переводить на ЭДО весь поток.
Пробный документ
- Возьмите ближайшую реализацию или счёт-фактуру по этому контрагенту.
- Из формы документа отправьте его по ЭДО: в командной панели есть меню
ЭДО. - Подпишите и дождитесь ответа контрагента.
- Попросите контрагента подтвердить, что документ пришёл к нему и открывается.
Если пробный документ дошёл и подписан обеими сторонами, связь рабочая. Остальные документы можно отправлять без звонков.
Какие документы и в каком виде отправлять
Для каждой связи в 1С задаются настройки отправки: какие виды документов уходят этому контрагенту по ЭДО и в каком формате. Их открывают из списка связей ЭДО или из карточки контрагента через меню ЭДО.
На что смотреть:
- 📄 Виды документов. Кому-то нужны только УПД, кому-то ещё счета на оплату и акты сверки. Лишнее отключите, чтобы не платить за ненужные исходящие.
- 🧾 УПД или пара «накладная + счёт-фактура». Уточните у контрагента, что удобнее его учётной системе.
- ✍️ Подпись. Счета-фактуры подписывают только КЭП. Первичку по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью — если это оговорено с контрагентом.
Не меняйте настройки отправки посреди месяца без предупреждения контрагента. Если он ждал УПД, а получил отдельные накладную и счёт-фактуру, его бухгалтер может не принять документы к учёту вовремя.
Почему контрагент не добавляется в 1С ЭДО
Большинство проблем решается за пару минут, если понять, на каком шаге затык.
Ещё две частые причины, которые не видны в сообщениях программы:
- 🔐 Сертификат на токене не вставлен. Приглашение формируется, но не подписывается. Вставьте токен и повторите отправку.
- 🧾 Контрагент — ИП. У индивидуального предпринимателя нет КПП. Если в карточке ИП случайно заполнен КПП, поиск в сервисе не сработает. Очистите поле.