Новый поставщик или покупатель в базе: карточка, договор и счёт за 10 минут

Чтобы создать контрагента в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите ИНН и нажмите кнопку Заполнить рядом с ним. Программа сама подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Останется проверить данные, добавить договор и банковский счёт.

Если завести нового контрагента нужно прямо в документе, в поле «Контрагент» есть команда создания: карточка откроется поверх документа, а после записи подставится в него.

Прежде чем создавать: проверьте, нет ли контрагента в базе

Дубли — главная беда справочника. Два «ООО Ромашка» с одним ИНН означают разорванные взаиморасчёты: оплата висит на одной карточке, реализация — на другой, акт сверки показывает долг, которого нет.

Поэтому первым делом — поиск:

1. Откройте список Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. В строке поиска над списком введите ИНН, а не название. Название могли записать как «Ромашка», «ООО Ромашка» или «Ромашка ООО», а ИНН у организации один.
3. Если в списке включены группы, переключитесь на просмотр без иерархии или ищите по всему справочнику: иначе поиск идёт только внутри открытой папки.

Что приготовить заранее:

• 📄 ИНН — 10 цифр у организации, 12 у ИП и физлица;
• 🏢 КПП — 9 цифр, только у организаций и их обособленных подразделений;
• 🏦 расчётный счёт и БИК банка (из счёта на оплату или реквизитов в договоре);
• 📝 номер и дату договора, если он подписан;
• ☎️ телефон и e-mail контактного лица.

Отдельный случай — обособленное подразделение. У филиала тот же ИНН, что у головной организации, но другой КПП. Это не дубль, а отдельная карточка, и её заводят специально (подробнее — ниже).

Как в 1С создать контрагента вручную: поля карточки

Нажмите Создать в списке контрагентов. Откроется пустая карточка. Порядок заполнения такой.

Вид контрагента

Первое поле определяет, какие реквизиты появятся дальше:

Для иностранной компании смените «Страну регистрации» с России на нужную. Тогда вместо ИНН и КПП появятся поля для налогового и регистрационного номера в стране регистрации.

Наименование и полное наименование

• Наименование — короткое, для поиска и списков: «Ромашка ООО». Удобно ставить организационно-правовую форму в конец, тогда список сортируется по сути названия.
• Полное наименование — как в ЕГРЮЛ: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»». Оно попадает в печатные формы: счета-фактуры, УПД, акты, накладные.

Не сокращайте полное наименование: налоговая сверяет его в счетах-фактурах, а покупатель вправе вернуть документ с неверными реквизитами.

ИНН, КПП, ОГРН

Вводите ИНН без пробелов. Программа проверяет контрольное число: если допущена опечатка, поле подсветится, а карточку не получится записать без исправления или подтверждения.

КПП у организации может меняться — например, после переезда в другую инспекцию. В карточке БП 3.0 для этого есть история изменений КПП и наименования: старые документы печатаются со старыми реквизитами, новые — с новыми. Новую карточку под тот же ИНН заводить не нужно.

Группа

Поле «Группа» (или «Входит в группу») определяет папку справочника. Можно оставить пустым и разложить контрагентов по папкам позже — на учёт это не влияет.

Когда основные поля заполнены, нажмите Записать. После первой записи в панели навигации карточки станут доступны договоры, банковские счета и контактные лица.

Заполнение реквизитов по ИНН: как это работает и что нужно

Ручной ввод — запасной вариант. Основной способ завести нового контрагента — кнопка Заполнить рядом с полем ИНН. Работает она через сервис 1С:Контрагент, который берёт данные из государственных реестров.

Что подставляется автоматически:

• ✅ вид контрагента (организация или ИП);
• ✅ наименование и полное наименование;
• ✅ КПП, ОГРН или ОГРНИП;
• ✅ юридический адрес;
• ✅ для ИП — ФИО предпринимателя;
• ✅ у многих конфигураций — руководитель и коды статистики.

Что нужно, чтобы кнопка работала:

1. Действующая подписка на ИТС: сервис входит в неё.
2. Подключённая интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, там вводится логин и пароль портала 1С.
3. Доступ компьютера (или сервера, если база клиент-серверная) в интернет.

После автозаполнения в карточке выполняется проверка контрагента по данным ФНС. Если организация ликвидирована или КПП не совпадает с ЕГРН, вы увидите предупреждение. Это сигнал не к тому, чтобы закрыть подсказку, а к звонку контрагенту за актуальными реквизитами.

Если заполнения по ИНН нет

Сервис недоступен — заполните реквизиты вручную по выписке из ЕГРЮЛ. Выписку можно бесплатно получить на сайте ФНС в сервисе «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Когда интернет-поддержка заработает, откройте карточку и нажмите Заполнить ещё раз: программа предложит обновить расхождения.

Договор с контрагентом и вид расчётов

В БП 3.0 любая операция с контрагентом идёт в разрезе договора. Без договора документ не провести, поэтому его создают сразу.

Как добавить договор

1. В карточке контрагента перейдите по ссылке Договоры в панели навигации.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите вид договора — от него зависит, в каких документах договор можно выбрать.
4. Укажите организацию (если в базе их несколько), номер и дату.
5. Заполните валюту и срок оплаты, если они нужны.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Если договор один, программа сделает его основным: он будет сам подставляться в документы. При нескольких договорах основной выбирают в карточке контрагента.

Какой вид договора выбрать

Если один и тот же контрагент вам и поставляет, и покупает у вас, заведите ему два договора: с поставщиком и с покупателем. Карточка контрагента при этом остаётся одна.

Валюта и условные единицы

Порядок расчётов задаётся в договоре:

• в рублях — обычный случай;
• в валюте — для импорта и экспорта; документы ведутся в валюте, программа считает курсовые разницы;
• в условных единицах — цена привязана к курсу, а платят рублями (так называемые расчёты в у. е.).

Валюту договора после проведения документов тоже не меняют — по той же причине, что и вид.

Счета расчётов

По умолчанию БП 3.0 подставляет счета: 60.01 и 60.02 для поставщиков, 62.01 и 62.02 для покупателей, 76 для прочих расчётов. Настраиваются они в регистре «Счета расчётов с контрагентами»: можно задать отдельные счета для конкретного контрагента, договора или для всей группы. Это нужно, например, когда расчёты с дочерней компанией ведут на отдельных субсчетах.

Банковские счета, адреса и контакты

Расчётный счёт

1. В карточке контрагента откройте Банковские счета.
2. Нажмите Создать.
3. Введите БИК — программа найдёт банк в классификаторе и подставит наименование и корреспондентский счёт.
4. Введите номер расчётного счёта — 20 цифр.
5. Запишите.

Номер счёта проверяется по контрольному ключу вместе с БИК. Ошибка в одной цифре даст предупреждение — не обходите его, иначе банк вернёт платёжку.

Счёт, который используется чаще других, укажите основным в карточке контрагента: он будет сам подставляться в платёжные поручения.

Адреса, телефоны, e-mail

Блок «Адреса и телефоны» (контактная информация) в карточке содержит:

• 📍 юридический адрес — попадает в счета-фактуры и УПД;
• 📍 фактический адрес — если отличается;
• 📍 почтовый адрес — для писем и актов сверки;
• ☎️ телефон;
• ✉️ электронную почту — на неё отправляются счета и акты прямо из 1С.

Адрес лучше вводить через форму ввода по классификатору, а не одной строкой: тогда он корректно ляжет в отчётность и в выгрузку для ЭДО.

Контактные лица

Ссылка Контактные лица хранит конкретных людей: бухгалтера, менеджера, директора. Укажите должность, телефон и e-mail. Удобно при отправке актов сверки: письмо уйдёт нужному человеку, а не на общий ящик.

Обособленное подразделение и иностранный контрагент

Эти два случая чаще всего путают.

Филиал или обособленное подразделение. Если поставка идёт от филиала, у него свой КПП, и счёт-фактура выставляется с ним. Заведите отдельную карточку с видом «Обособленное подразделение» и укажите головного контрагента. ИНН будет тем же, что у головной организации, — программа это допускает. Взаиморасчёты ведите по договору той карточки, от чьего имени подписан договор.

Иностранная компания. Страна регистрации — не Россия, ИНН и КПП пустые, вместо них — налоговый номер и регистрационный номер страны. Договор обычно в валюте. Если контрагент встал на учёт в российской налоговой и получил ИНН, его указывают тоже — это важно для налоговой отчётности по НДС.

Группы контрагентов и аналитика

Справочник на сотни строк без структуры превращается в свалку. Группы и дополнительные реквизиты помогают навести порядок.

Как создать группу

1. В списке контрагентов нажмите Создать группу.
2. Введите название: «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Бюджет и фонды», «Сотрудники-подотчётники».
3. Чтобы перенести контрагентов, выделите их в списке и перетащите мышью в группу или смените поле «Группа» в карточке.

Группы можно вкладывать друг в друга: «Покупатели → Розница», «Покупатели → Опт».

Что дают группы на практике:

• 📊 отбор в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 только по оптовым покупателям;
• ⚙️ одни счета расчётов на всю группу через регистр счетов расчётов;
• 🔍 быстрый поиск в больших справочниках.

Дополнительные реквизиты

Если нужна аналитика, которой нет в стандартной карточке (менеджер, регион, канал продаж), включите дополнительные реквизиты: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. После включения в карточке контрагента появится блок, куда можно добавить свои поля. По ним работает отбор в списках и отчётах.

Как это устроено в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 логика другая: сначала создаётся партнёр — тот, с кем вы работаете (клиент, поставщик), а к нему — один или несколько контрагентов, то есть юрлиц с реквизитами. Клиентов заводят в разделе Продажи → Клиенты, поставщиков — в Закупки → Поставщики. Заполнение по ИНН, банковские счета и контактная информация работают так же, как в БП 3.0. Договоры в УТ необязательны: их включают в настройках, если учёт требует.

Ошибки при добавлении контрагента и как их исправить

Большинство проблем всплывает не при создании карточки, а позже — при проведении документа или сдаче отчётности.

Частые вопросы