Создание карточки материала в справочнике «Номенклатура»

Материал добавляют в справочник «Номенклатура»: откройте Справочники → Номенклатура и нажмите Создать. Главное, что отличает материал от товара, — вид номенклатуры Материалы. Он подставляет в карточку счёт учёта 10, и без него позиция уйдёт не на тот счёт.

Порядок почти одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11 — меняются названия пары реквизитов и путь к ценам. Дальше по шагам: где лежит справочник, как навести порядок в группах, какие поля в карточке обязательны и как загрузить сразу сотни позиций из Excel.

Создавать номенклатуру можно заранее, одним списком, или прямо в момент оприходования — из документа поступления по кнопке Создать. Для разовой позиции удобнее второй способ, для планового завода базы — первый.

Где в 1С лежит справочник номенклатуры

Путь к справочнику зависит от конфигурации, но раздел верхнего уровня стабилен:

Откроется список со всеми позициями — товарами, материалами, услугами. Материалы хранятся в том же справочнике, что и всё остальное: отдельного справочника «Материалы» в типовых конфигурациях нет. Разделяет их именно вид номенклатуры и счёт учёта.

Папки и структура: наведите порядок заранее

До того как завести первые сотни позиций, продумайте группы. Группа — это папка справочника. Создают её кнопкой Создать группу (не путать с Создать — та заводит элемент).

Для материалов удобно группировать по назначению:

• 📦 Сырьё и основные материалы
• 🧰 Запчасти и комплектующие
• 🧴 ГСМ (топливо, масла)
• 🧤 Спецодежда и инвентарь
• 📄 Упаковка и тара

Группировка не косметическая: в 1С:Бухгалтерии вид номенклатуры и счета учёта можно задать сразу на группу, и все новые позиции внутри неё унаследуют настройку. Это экономит время при заводе однотипных материалов.

Заполнение карточки материала по шагам

В форме создания элемента заполните поля в таком порядке:

1. Наименование — рабочее, короткое, по нему вы будете искать позицию в документах. Например, Бумага А4 500 л.
2. Полное наименование — то, что попадёт в печатные формы и накладные. Можно оставить совпадающим с рабочим.
3. Вид номенклатуры — выберите Материалы. Это ключевой шаг, именно он задаёт счёт учёта.
4. Входит в группу — папка из справочника (подставится автоматически, если создавали позицию внутри группы).
5. Единица измерения — штука, килограмм, литр, метр (см. раздел ниже).
6. % НДС — ставка по умолчанию для этого материала; подставляется в документы, но в них же её можно переопределить.
7. Артикул — если ведёте учёт по артикулам поставщика; необязателен.

Код присваивается автоматически, его вводить не нужно. После заполнения нажмите Записать и закрыть.

Вид номенклатуры и счёт учёта: что делает материал материалом

Счёт, на который попадёт позиция, определяет не наименование и не папка, а вид номенклатуры и регистр счетов учёта. Для материалов это счёт 10 «Материалы».

Соответствие видов и счетов в 1С:Бухгалтерии по умолчанию:

Если выбрать вид «Товары», материал встанет на счёт 41, и в учёте запасов возникнет путаница. Проверяйте вид до первого проведения документа.

Точный счёт хранится в регистре сведений «Счета учёта номенклатуры». Его можно открыть из карточки (ссылка со счётом) или из списка номенклатуры командой счетов учёта в командной панели. Там счёт настраивается по комбинации «номенклатура / группа / склад / организация» — например, один и тот же материал на разных складах можно учитывать на разных субсчетах 10.

Сам счёт 10 делится на субсчета по назначению материала — выбирайте подходящий, а не ставьте всё на 10.01:

• 10.01 — сырьё и основные материалы;
• 10.03 — топливо (ГСМ);
• 10.05 — запасные части;
• 10.06 — прочие материалы;
• 10.09 — инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Правильный субсчёт важен не только для отчётности: от него зависит, как материал спишется и в какую статью затрат попадёт.

Учёт самих материалов с 2021 года регулирует ФСБУ 5/2019 «Запасы»: он определяет, что включается в фактическую себестоимость и как запасы отражаются в отчётности. На порядок создания карточки это не влияет, но помнить про стандарт стоит при настройке себестоимости.

Единицы измерения и дополнительные свойства

Единицу измерения выбирают из классификатора (в основе — ОКЕИ). Если нужной единицы нет в списке, добавьте её кнопкой Создать прямо в форме выбора: укажите наименование и, при желании, код по классификатору.

Для материалов, которые приходят в одной единице, а списываются в другой (бухта кабеля — метры, рулон плёнки — квадратные метры), заведите нужную единицу и указывайте её в документах поступления и списания. Если поставщик отгружает упаковками, а в производство материал идёт поштучно, фиксируйте фактическое количество в базовой единице учёта, чтобы остатки на счёте 10 были в одном измерении.

Дополнительные характеристики подключаются по мере надобности:

• Дополнительные реквизиты и сведения — произвольные свойства (цвет, марка, поставщик). Чтобы поле появилось в карточке, функцию сначала включают в настройках программы, затем описывают набор реквизитов для вида номенклатуры.
• Учёт по характеристикам — нужен, когда один материал ведётся в разрезе размеров, цветов, партий. Включается в настройках и заметно усложняет учёт, поэтому без явной потребности его не трогают.
• Страна происхождения и номер ГТД — для импортных материалов; заполняются в документе поступления, а не в карточке.

Цены на материалы: когда они нужны

Для материалов цена в карточке, как правило, не нужна. Материалы приходуются по фактической себестоимости из документа поступления, а не по заранее заданной цене — программа сама посчитает стоимость при списании (по средней или ФИФО, смотря что настроено в учётной политике).

Задавать цены имеет смысл, если материалы вы ещё и продаёте или передаёте по фиксированной внутренней стоимости. Тогда:

• В 1С:Бухгалтерии цены вводят документом Установка цен номенклатуры, а сами типы цен — в справочнике «Типы цен номенклатуры».
• В 1С:Управлении торговлей тот же документ называется так же, но справочник — «Виды цен», и настроек ценообразования там заметно больше.

Загрузка материалов из Excel

Заводить сотни позиций руками долго. Для массового завода есть загрузка из файла.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 в командной панели списка номенклатуры есть команда загрузки из внешнего файла — она открывает помощник, куда данные вставляют из Excel или подгружают из файла .xlsx. Если команды в панели не видно, разверните меню Ещё: набор команд зависит от релиза.

Подготовьте таблицу с колонками, которые есть в карточке:

• Наименование
• Артикул (если ведёте)
• Единица измерения
• Ставка НДС
• Вид номенклатуры

Дальше действуйте по шагам:

1. Вставьте данные из Excel в таблицу помощника.
2. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры — программа предложит сопоставление, проверьте его.
3. Для единиц и вида номенклатуры убедитесь, что значения из файла совпадают с уже заведёнными в справочниках, иначе строки не загрузятся.
4. Запустите загрузку и просмотрите отчёт об ошибочных строках.

Если встроенной команды в вашем релизе нет, используйте универсальную обработку загрузки данных из табличного документа — она есть в составе типовых конфигураций и работает с тем же файлом.

Чтобы загрузка прошла без разбора ошибок, подготовьте справочники заранее:

Проверка карточки и частые ошибки

Проверять карточку проще не на глаз, а по отчётам — после первого же оприходования.

• Откройте оборотно-сальдовую ведомость: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 10. Материал должен появиться в разрезе номенклатуры с количеством и суммой.
• Если позиции на счёте 10 нет, а она оприходована — смотрите карточку счёта 10 по этой номенклатуре: видно, на какой счёт реально легли движения.
• В самой карточке материала проверьте вид номенклатуры и счёт в регистре счетов учёта: вид Материалы, счёт 10.01 (или ваш субсчёт).

Эту проверку делают до закрытия месяца. Поймать неверный счёт по одной позиции сейчас проще, чем разбирать расхождение в себестоимости после расчёта закрытия периода.

Большинство проблем всплывает уже в проводках и отчётах, когда переделывать дороже. Вот типовые ситуации и что с ними делать.

Отдельно про смену вида номенклатуры: если по материалу уже есть движения, недостаточно просто поменять вид в карточке. Нужно перепровести все документы с этой позицией, чтобы проводки легли на новый счёт. На большом объёме это делают групповым перепроведением за период.

Частые вопросы