Создаём и настраиваем новый вид начисления в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Новое начисление добавляют не кнопкой в документе, а в справочнике видов начислений: в 1С:ЗУП 3.1 это Настройка → Начисления, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления. Самая частая ошибка новичка — создать вид начисления и сразу вписать его в ведомость. Так деньги человек получит, а в учёте не будет ни НДФЛ, ни взносов, ни проводки.

Поэтому порядок такой: сначала настраиваем карточку начисления (назначение, формулу, налоги, взносы, способ отражения), затем решаем, разовое оно или постоянное, и только потом оно попадает в расчёт. Ниже — как это сделать в обеих конфигурациях, чем отличаются премии, отпускные и больничные, и что проверить перед сдачей отчётности.

Чем «вид начисления» отличается от суммы в ведомости

Вид начисления — это шаблон правила. В нём записано, как считать сумму, каким кодом дохода она облагается НДФЛ, попадает ли в базу по взносам, входит ли в средний заработок и на какой счёт её относить. Конкретная сумма конкретному сотруднику — это уже результат применения шаблона в документе начисления.

Большинство типовых видов начислений в 1С уже созданы: оклад, премия, доплата за ночные, оплата по среднему. Их не нужно изобретать заново — чаще достаточно включить соответствующую возможность в настройках. Свой вид начисления создают, когда типового нет: например, фиксированная надбавка за наставничество или доплата за совмещение по вашему внутреннему положению.

Включаем нужные возможности в настройках расчёта зарплаты

В ЗУП 3.1 многие виды начислений скрыты, пока не включена соответствующая функция. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Здесь вкладки: почасовая оплата, отпуска и командировки, больничные, прочие начисления и удержания.

Поставьте флажок напротив нужной группы — и в справочнике появятся предопределённые виды начислений, а в документах — поля для их ввода. Например, флажок «Доплата за работу в ночное время» добавляет готовый вид начисления с верной формулой и кодом дохода.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 состав проще. Зайдите в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты и отметьте, какие начисления и удержания вы ведёте. Если галочки «Вести учёт больничных, отпусков и исполнительных документов» нет, многих видов начислений просто не будет в списке.

Сначала включите возможность в настройках, потом создавайте или настраивайте начисление. Если создать вид начисления вручную в обход функциональных опций, он может не попасть в автоматический расчёт среднего заработка и в отчёты.

Пошагово: создаём новый вид начисления

Разберём на примере ЗУП 3.1 — здесь карточка подробнее. В Бухгалтерии шаги те же, но полей меньше.

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Впишите наименование так, как оно должно выглядеть в расчётном листке, — например, «Надбавка за наставничество».
3. На вкладке Основное выберите Назначение начисления. Это ключевой выбор: от него зависят формула, налоги и поведение документа. Для фиксированной надбавки подойдёт «Повременная оплата труда и надбавки».
4. Укажите, как выполняется начисление: ежемесячно (планово), в перечисленных случаях или только по отдельному документу (разовое).
5. Задайте формулу расчёта. Для фиксированной суммы формула состоит из одного показателя — например, Размер надбавки. Если нужного показателя нет, создайте его в Настройка → Показатели расчёта зарплаты и укажите, что он вводится единовременно или действует постоянно.
6. На вкладке Учёт времени определите, это оплата за отработанное время, за неявку или дополнительная оплата, которая время не меняет. Для надбавки — «Дополнительная оплата, не изменяющая факт отработки».

Теперь — налоги и взносы.

7. Вкладка Налоги, взносы, бухучёт, раздел НДФЛ: отметьте «Облагается» и выберите код дохода. Для надбавок к зарплате это 2000, для производственных премий — 2002, для отпускных — 2012, для пособия по болезни — 2300.
8. Раздел Страховые взносы: выберите вид дохода. Для большинства выплат за труд — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
9. Раздел Бухучёт: оставьте «Способ отражения зависит от начисления» или задайте конкретный способ (счёт затрат и аналитику), если надбавка должна уходить на отдельный счёт.
10. На вкладке Средний заработок укажите, включается ли начисление в расчёт отпускных и командировок. Для регулярной надбавки — да; для разовой материальной помощи — нет.
11. Нажмите Записать и закрыть.

Премии, отпускные и больничные: где настройка отличается

Эти три выплаты чаще всего и ищут, но добавляют их по-разному.

Премия. Производственная премия входит в оплату труда, код дохода 2002, облагается взносами целиком и входит в средний заработок. Премия из чистой прибыли — код 2003, в средний заработок обычно не входит. В ЗУП 3.1 для разовых премий включите вкладку «Прочие начисления» и используйте документ «Премия»; для ежемесячной премии настройте плановое начисление с формулой «процент от оклада».

Отпускные. Отдельный вид начисления вручную создавать не нужно. Отпускные считает документ «Отпуск»: он сам берёт средний заработок за 12 месяцев и подставляет код дохода 2012. Ваша задача — следить, чтобы все начисления, входящие в средний, имели на вкладке «Средний заработок» верный признак.

Больничный. Пособие рассчитывает документ «Больничный лист». Первые три дня платит работодатель, остальное — СФР (с 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России). Код дохода пособия — 2300. Отдельное начисление здесь тоже создавать не надо, настройка сводится к включению учёта больничных в составе начислений.

Из этого следует простое правило: прежде чем создавать свой вид начисления, проверьте, нет ли под задачу готового документа. Для отпусков, больничных и командировок он есть почти всегда.

Плановые начисления: как сделать, чтобы оно считалось само

«Автоматическое» начисление в 1С — это плановое начисление, назначенное сотруднику. Назначенный вид начисления с его суммой или формулой каждый месяц сам попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов».

Назначить плановое начисление можно тремя документами:

• при приёме — документом Приём на работу (вкладка с начислениями);
• при изменении условий — документом Изменение оплаты труда или Изменение плановых начислений;
• отдельно группе сотрудников — документом Назначение планового начисления.

После назначения зайдите в Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ за месяц и нажмите Заполнить. Плановая надбавка подтянется в табличную часть автоматически, вместе с окладом.

Чтобы прекратить плановое начисление, не удаляйте его из карточки сотрудника задним числом — так пропадут и прошлые периоды. Введите документ Изменение плановых начислений с датой, начиная с которой надбавка больше не действует. История при этом сохранится, и в предыдущих месяцах выплата останется на месте.

Отдельных регламентных заданий для начисления зарплаты настраивать не нужно — расчёт запускает человек документом. Регламентные задания в ЗУП отвечают за другое: обмен с бухгалтерской базой, получение данных из сервисов. Не путайте плановое начисление с фоновым заданием.

Куда начисление попадёт в бухгалтерском учёте

Сумма начисления должна не только выплатиться, но и лечь на правильный счёт затрат. За это отвечает способ отражения — реквизит, который связывает вид начисления со счётом учёта и аналитикой.

Способ отражения можно задать на трёх уровнях, и работает ближайший из заполненных: в самой карточке вида начисления, у конкретного сотрудника либо по организации в целом (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте). Если в карточке начисления оставить «Способ отражения зависит от начисления», сумма пойдёт туда же, куда основная зарплата сотрудника.

Для обычной надбавки производственному рабочему проводка выглядит так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и какой у него способ отражения. НДФЛ отдельной проводкой при начислении не формируется — он удерживается при выплате проводкой Дт 70 Кт 68.01.

В 1С:ЗУП проводок нет: она считает зарплату, а бухгалтерские записи формируются уже в бухгалтерской базе после синхронизации данных. Поэтому в ЗУП важно задать верный способ отражения, а саму проводку вы увидите в 1С:Бухгалтерии.

Как проверить, что начисление встало верно

После первого расчёта не спешите формировать ведомость. Сверьте результат несколькими отчётами из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате.

• Расчётный листок — показывает, в какой строке и с какой суммой встало начисление у конкретного сотрудника.
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — общая картина по организации за месяц.
• Анализ взносов в фонды и Проверка расчёта взносов — покажут, попала ли сумма в базу по взносам.

Перед сдачей отчётности сверьте суммы с регламентными отчётами. Начисление должно корректно отразиться:

Если сумма не попала в отчёт или встала не в тот код — почти всегда дело в карточке вида начисления: неверный код дохода НДФЛ или неправильный вид дохода по взносам. Исправьте настройку и перепроведите документ начисления за месяц.

Частые ошибки при добавлении начисления

Эти промахи встречаются чаще других и ломают именно отчётность, а не выплату.

🔸 Не включена функция в настройках. Вид начисления создан, но в списке документа его нет. Проверьте флажки в Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.

🔸 Неверное назначение начисления. Если для надбавки выбрать назначение «Премия», она может неправильно войти в средний заработок. Назначение меняет поведение сильнее, чем кажется.

🔸 Забыли про средний заработок. Новая постоянная надбавка не отмечена как входящая в средний — и отпускные посчитаются заниженными.

🔸 Создали дубль типового начисления. Рядом с «Оплатой по окладу» появляется самодельный «Оклад» со своей формулой. Расчётчик путается, суммы задваиваются.

🔸 Правка кода дохода задним числом. Если поменять код НДФЛ после того, как зарплата уже рассчитана и сдана, прежние периоды останутся со старым кодом. Меняйте настройку до расчёта, а при необходимости — перепроводите документы.