Свой вариант отчёта в 1С 8.3: пользовательские поля, группировки и отборы без программиста

Добавить настройки отчёта в 1С 8.3 можно прямо в пользовательском режиме: откройте отчёт, нажмите Настройки и переключитесь на расширенный вид. Полный редактор открывается через меню Ещё → Изменить вариант отчёта. Там добавляют поля, группировки, отборы, условное оформление и диаграммы, а результат сохраняют как свой вариант.

Всё это работает для отчётов на системе компоновки данных (СКД). На ней построено большинство отчётов в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11, поэтому порядок действий общий для платформы. Отдельный случай — регламентированные бухгалтерские отчёты БП (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта), у них своя панель настроек. О ней тоже ниже.

Как устроены настройки отчёта на СКД

У отчёта на СКД есть три слоя. Их полезно различать, иначе непонятно, почему настройка «не сохраняется» или «пропала».

• 🧱 Схема — запрос и список доступных полей. Её пишет разработчик в Конфигураторе. Пользователь схему не меняет.
• 📐 Вариант — структура отчёта: какие группировки, колонки, отборы, оформление. Вариантов у отчёта может быть несколько.
• 👤 Пользовательские настройки — то, что вы поменяли поверх варианта: период, значения отборов, видимость полей.

Отсюда простое правило. Поле, которого нет в схеме, добавить мышкой нельзя. Но из имеющихся полей можно собрать почти любой разрез и даже вычислить новое значение.

Где искать настройки в форме отчёта

Окно Настройки в типовых конфигурациях на БСП открывается в простом виде: только флажки и отборы. Переключатель вида настроек в верхней части окна открывает расширенный режим, где видна структура отчёта.

Как добавить пользовательское поле в отчёт 1С

Пользовательское поле — это колонка, которой нет в схеме, но которая считается из существующих полей. Например, сумма без НДС, наценка в процентах или признак «крупный клиент». Программист для этого не нужен.

Платформа даёт два типа таких полей:

• 🧮 Поле-выражение — формула из других полей: [Сумма] - [Сумма НДС].
• 🔀 Поле-выбор — значение по условиям, аналог «если — то»: «если сумма больше 100 000 — Крупный, иначе — Обычный».

Пошагово: поле-выражение

1. Откройте отчёт и выберите Ещё → Изменить вариант отчёта.
2. Перейдите к списку полей и найдите команду создания нового пользовательского поля. Выберите вариант «выражение».
3. Задайте заголовок поля — так оно будет называться в колонке.
4. Заполните выражение детальных записей. Поля вставляйте двойным щелчком из списка, а не набирайте руками: так не ошибётесь в имени.
5. Заполните выражение итоговых записей. Оно отвечает за строки итогов и группировок.
6. Нажмите OK, добавьте новое поле в выбранные поля нужной группировки и сформируйте отчёт.

Пример для наценки:

Детальные записи:  ([Сумма продажи] - [Себестоимость]) / [Себестоимость] * 100
Итоговые записи:   (Сумма([Сумма продажи]) - Сумма([Себестоимость])) / Сумма([Себестоимость]) * 100

Почему два выражения. Наценку по группе нельзя получить сложением процентов по строкам. Если у товара А наценка 20%, а у товара Б 40%, итог по группе не 60% и не обязательно 30%. Его считают из сумм. Поэтому в итоговом выражении стоят агрегатные функции Сумма(), а не голые поля.

Пошагово: поле-выбор

1. В том же редакторе создайте пользовательское поле типа «выбор».
2. Добавьте строку условия: например, Сумма больше 100000.
3. В колонке значения укажите Крупный.
4. Заполните значение «иначе» — Обычный.
5. Используйте поле как колонку или как группировку.

Поле-выбор удобно именно как группировка. Так за минуту получается отчёт «продажи по категориям клиентов», которого в типовой конфигурации нет.

Группировки и иерархия: как настроить строки отчёта

Группировка определяет, по какому признаку сворачиваются строки: по контрагенту, складу, месяцу. Её добавляют в расширенных настройках, на вкладке структуры отчёта.

Как добавить группировку

1. Откройте Ещё → Изменить вариант отчёта.
2. В дереве структуры выделите элемент, внутрь которого нужно вложить группировку. Если выделить корень «Отчёт», группировка станет верхней.
3. Добавьте новую группировку и выберите поле, например Контрагент.
4. При необходимости вложите в неё вторую: Номенклатура.
5. Чтобы видеть отдельные документы, добавьте в самый низ группировку без полей — это детальные записи.

Тип группировки для справочников с папками

Для иерархического поля (номенклатура с группами, статьи затрат) у группировки есть тип:

Таблица вместо списка

Если нужно «контрагенты по строкам, месяцы по колонкам», добавляйте в структуру не группировку, а таблицу. У таблицы две ветки: строки и колонки. В строки ставите Контрагент, в колонки — Период с периодичностью «Месяц».

Отборы и фильтры: как ограничить данные

Отбор оставляет в отчёте только нужные строки. Его можно наложить на весь отчёт или на одну группировку.

Добавление отбора

1. В расширенных настройках перейдите на вкладку отборов.
2. Добавьте поле, например Склад.
3. Выберите вид сравнения и значение.
4. Поставьте флажок использования. Без флажка отбор хранится, но не работает .

Виды сравнения, которые нужны чаще всего:

• 🎯 Равно / Не равно — одно значение.
• 📋 В списке / Не в списке — несколько значений сразу.
• 📁 В группе — элемент и всё, что лежит в папке справочника.
• ✅ Заполнено / Не заполнено — быстро найти документы без статьи затрат или без подразделения.
• 🔤 Содержит — поиск по части строки, например по слову в комментарии.

Группы условий «И» и «ИЛИ»

По умолчанию все отборы соединяются через «И». Чтобы показать продажи «по складу Основной ИЛИ по менеджеру Иванову», создайте группу условий «ИЛИ» и перетащите оба отбора внутрь неё.

Отбор по итогу группировки

Отбор, наложенный на ресурс внутри конкретной группировки, работает по итоговым значениям этой группировки. Пример: в группировке Контрагент поставьте отбор Сумма больше 500000. В отчёте останутся только клиенты, у которых итог выше 500 тысяч, а не отдельные документы на такую сумму.

Как вывести отбор в шапку отчёта

Чтобы не открывать настройки каждый раз, отбор выводят в шапку формы. В свойствах элемента отбора есть настройка включения в пользовательские настройки с режимом «Быстрый доступ». Такой отбор появится над отчётом рядом с периодом.

Сохранение вариантов отчётов и общий доступ

Изменения, сделанные через Изменить вариант отчёта, по умолчанию живут до закрытия формы или пересохраняются как пользовательские. Чтобы не потерять работу, сохраните её как вариант.

Как сохранить свой вариант

1. После настройки выберите в меню Ещё команду сохранения варианта.
2. Укажите понятное имя: «Продажи по категориям клиентов, помесячно».
3. Выберите, кому вариант доступен: только автору или всем пользователям.
4. Сохраните. Вариант появится в списке вариантов этого отчёта и в панели отчётов раздела.

Вариант или пользовательские настройки

Пример. Бухгалтер ведёт три организации. Вариант один — «Расходы по статьям». Пользовательских настроек три: по одной на каждую организацию.

Сохранить вариант «для всех» может только пользователь с правами на изменение общих вариантов. Если такой опции нет, попросите администратора базы выдать соответствующую роль или опубликовать вариант от своего имени.

Условное оформление и диаграммы в отчёте

Условное оформление

Оформление по условию подсвечивает важные строки. Например, красным — просроченную дебиторку, жирным — суммы выше лимита.

1. В расширенных настройках откройте вкладку условного оформления.
2. Добавьте новую строку.
3. В оформлении выберите цвет текста, цвет фона или шрифт.
4. В условии задайте правило: Сумма больше 100000.
5. В оформляемых полях укажите колонки. Если оставить пусто, подсветится вся строка.

Через оформление же меняют формат чисел. Строка формата ЧДЦ=0; ЧРГ=' ' уберёт копейки и поставит пробел между разрядами. Это удобно для управленческих отчётов в тысячах и миллионах.

Диаграмма

Диаграмма — отдельный элемент структуры, как группировка или таблица.

1. В структуре отчёта добавьте новую диаграмму.
2. В точки поставьте то, что пойдёт по горизонтальной оси, например Период с периодичностью «Месяц».
3. В серии — то, что будет разными линиями или столбцами, например Склад.
4. В выбранных полях диаграммы оставьте один ресурс: Сумма продажи.
5. Тип диаграммы (гистограмма, график, круговая) выберите в её свойствах.

Регламентированные отчёты БП 3.0: своя панель настроек

ОСВ, оборотно-сальдовая ведомость по счёту, анализ счёта и карточка счёта в Бухгалтерии 3.0 устроены иначе. В них нет привычного окна Настройки. Вместо него кнопка Показать настройки открывает панель с вкладками.

Пример. Нужно увидеть ОСВ по 62 счёту в разрезе договоров. В ОСВ по счёту на вкладке «Группировка» добавьте Договоры под Контрагентами. На вкладке «Развернутое сальдо» отметьте счёт 62, чтобы авансы и долги не схлопнулись в одно число.

Сохраняются эти настройки так же: через меню Ещё и команды сохранения настроек.

Если настройки отчёта не работают

Что делает разработчик, если пользователю нужно больше

Когда возможностей пользовательского режима не хватает, разработчик меняет схему СКД в Конфигураторе. Два приёма решают большинство просьб «добавьте настройку»:

1. Свойства элемента пользовательских настроек. Для отбора, параметра или группировки на вкладке настроек схемы включают флажок «Включать в пользовательские настройки». Режим редактирования «Быстрый доступ» выводит элемент в шапку отчёта, «Обычный» — в окно настроек.
2. Доработка без снятия с поддержки. Типовой отчёт не правят напрямую: копируют во внешний отчёт или дорабатывают через расширение конфигурации . Так обновления встают без ручного сравнения.

Ещё одна частая причина «поле есть в запросе, но не выбирается»: в наборе данных у поля стоит ограничение использования как поля, условия, группировки или порядка. Снятие нужного флажка возвращает поле в настройки.

Частые вопросы