Создание карточки номенклатуры в 1С 8.3 шаг за шагом

Новую позицию добавляют в справочнике номенклатуры. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он открывается через Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — через НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. В списке нажимаете Создать, заполняете карточку и записываете её. Дальше — что именно вносить в поля, чтобы товар корректно встал на учёт и был готов к продаже.

Карточка номенклатуры — это не просто название товара. От правильно заполненного вида номенклатуры, единицы измерения и счетов учёта зависит, какие проводки сформируются при поступлении и реализации и как позиция поведёт себя в отчётах. Ошибка в одном поле всплывёт месяцы спустя в оборотно-сальдовой ведомости.

Что подготовить до создания карточки

Перед тем как заводить первую позицию, настройте структуру справочника и функциональность программы. Иначе придётся переделывать десятки карточек вручную.

Проверьте и при необходимости настройте:

• 🗂️ Группы (папки) справочника. Номенклатуру удобнее хранить по видам: «Товары», «Материалы», «Услуги», «Тара». Создаются кнопкой Создать группу.
• ⚙️ Функциональность программы. В УТ 11 разрезы учёта включаются в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура: характеристики, упаковки, серии, маркировка. В Бухгалтерии часть опций — в Главное → Функциональность.
• 📐 Классификатор единиц измерения. Штука, килограмм, литр, упаковка — единицы берутся из общероссийского классификатора ОКЕИ, встроенного в программу.
• 💰 Типы (виды) цен. Если планируете хранить цены в карточке или устанавливать их документом, типы цен задаются заранее.

Пошаговое заведение новой позиции

Порядок действий одинаков для Бухгалтерии и Управления торговлей, отличается только набор полей.

1. Откройте справочник номенклатуры и встаньте на нужную группу (папку).
2. Нажмите Создать. Откроется пустая карточка.
3. Заполните поле Наименование — это рабочее краткое имя, по которому позицию ищут в документах.
4. Укажите Полное наименование — оно попадает в печатные формы счетов, накладных, УПД.
5. Выберите Вид номенклатуры. Это ключевое поле: оно определяет, товар это, услуга, материал или работа, и подтягивает счета учёта и ставку НДС. В Бухгалтерии вид номенклатуры задаёт счета 41, 10, 43 и другие. Для розничной торговли через автоматизированную точку товар и материал заводят с тем же видом, что и при обычном учёте, — разница только в документах движения, а не в карточке.
6. Задайте Единицу измерения (единицу хранения остатков). У большинства товаров — «шт».
7. Проверьте Ставку НДС. По умолчанию подставляется из вида номенклатуры, но для льготных товаров её меняют вручную.
8. Для импортных товаров заполните Страну происхождения и при необходимости номер таможенной декларации (ГТД) — они нужны в счёте-фактуре.
9. Нажмите Записать и закрыть.

После записи позиция доступна в документах поступления и реализации.

Счета учёта: откуда берутся проводки

Счета учёта в карточку напрямую обычно не вписывают. В 1С:Бухгалтерии они определяются по регистру Счета учёта номенклатуры, который открывается из формы списка номенклатуры командой Счета учёта.

Счёт подбирается по совокупности условий:

Если в регистре есть общая строка «для всех видов, всех складов, всех организаций», она работает как значение по умолчанию. Для большинства компаний достаточно настроить именно эту строку один раз, а частные правила добавлять по мере надобности.

Характеристики, упаковки и дополнительные свойства

Характеристики нужны, когда один товар продаётся в разрезах — цвет, размер, модель. Например, футболка одного артикула бывает трёх цветов и четырёх размеров.

Эта механика полнее всего работает в 1С:Управлении торговлей 11. Чтобы характеристики появились в карточке, включите в виде номенклатуры признак использования характеристик, а в настройках НСИ — сам разрез. После этого у позиции появляется вкладка Характеристики, где заводится список значений.

Что ещё настраивается на уровне карточки или вида номенклатуры:

• 📦 Упаковки. Если товар поступает коробками, а продаётся штуками, задайте упаковку с коэффициентом (например, 1 коробка = 12 шт).
• 🏷️ Дополнительные реквизиты и сведения. Произвольные поля — артикул поставщика, бренд, габариты. Настраиваются в НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
• 🔢 Серии. Для товаров с учётом по сериям (партии, сроки годности) включается отдельный разрез.

В 1С:Бухгалтерии разрез характеристик гораздо беднее: она не предназначена для складского учёта в разрезах цвет/размер. Если такой учёт нужен, его ведут в УТ 11 или 1С:Рознице.

Решите заранее, что именно считать характеристикой, а что — отдельной позицией. Характеристика уместна, когда свойства не влияют на учётную цену и правила продажи: один артикул, разные цвета. Если же варианты отличаются ценой, ставкой НДС или признаком маркировки, их заводят отдельными карточками номенклатуры. Смешивать нельзя: перенести данные из характеристики в самостоятельную позицию задним числом без перепроведения документов не получится.

Цены и единицы измерения

Цена не хранится в карточке «жёстко» — она устанавливается по типам (видам) цен. Один товар может иметь закупочную, розничную и оптовую цену одновременно.

Способы задать цену:

• Через документ Установка цен номенклатуры — массово, на дату, с историей изменений.
• Прямо из карточки товара в УТ 11 — по кнопке работы с ценами, если включено хранение цен.
• Автоматически при поступлении — закупочная цена фиксируется из документа поставки.

Единицу измерения выбирайте осознанно: по ней ведутся остатки. Если задать «кг», а приходовать «шт», остатки будут некорректными. Для весовых товаров основная единица — «кг», для штучных — «шт», а упаковки добавляются отдельно.

Отдельно продумайте единицу для отчётности. Остатки, себестоимость и валовая прибыль считаются в основной единице хранения. Если товар закупается в метрах, а продаётся отрезами, но учёт удобнее вести в метрах — основной оставьте метр, а отрез опишите упаковкой. Коэффициент упаковки программа применит сама при пересчёте количества в документах реализации.

Штрихкоды и маркировка товаров

Штрихкод привязывается к позиции (и к характеристике/упаковке, если они есть) в карточке номенклатуры на вкладке или по команде Штрихкоды. Варианты заполнения:

1. Ввести вручную — если штрихкод уже напечатан на упаковке производителя (EAN-13).
2. Считать сканером — курсор в поле штрихкода, сканируете товар, код подставляется.
3. Сгенерировать внутренний — для весовых и фасованных товаров программа создаёт собственный код по заданному префиксу.

Маркировка — отдельная история. Для товаров из-под обязательной маркировки (обувь, одежда, табак, молочная продукция, вода и другие группы) в карточке включается признак подлежащей маркировке. Сами коды маркировки (DataMatrix) приходят не в справочник, а через документы оборота и обмен с системой «Честный ЗНАК». Чтобы это заработало, в настройках должна быть включена интеграция с ГИС МТ.

Типичные ошибки при заведении товаров

Ошибки на этапе создания карточки — самые дорогие, потому что тиражируются на все последующие документы.

Массовое создание и загрузка из Excel

Когда позиций сотни, вручную их не заводят. Основные способы массового ввода:

• 📥 Загрузка из табличного документа (Excel). В типовых конфигурациях есть обработка загрузки номенклатуры из внешнего файла: вы сопоставляете колонки файла (наименование, артикул, единица, ставка НДС) с реквизитами карточки, и программа создаёт позиции пачкой.
• 🔁 Подбор из документа поставщика. Если поставщик присылает электронную накладную (ЭДО, УПД), номенклатуру можно создать прямо при загрузке документа, сопоставив строки с вашим справочником.
• 🧩 Обмен и синхронизация. При обмене между базами (например, УТ → Бухгалтерия) номенклатура переносится автоматически по правилам обмена.

Порядок загрузки из Excel в общих чертах:

1. Подготовьте файл: одна строка — один товар, колонки с ключевыми реквизитами, без объединённых ячеек.
2. Откройте обработку загрузки номенклатуры в разделе работы со справочником.
3. Укажите файл и настройте сопоставление колонок с полями карточки.
4. Запустите контрольную загрузку, проверьте результат на нескольких строках.
5. Загрузите весь файл и проверьте итог по списку номенклатуры.

Самая частая проблема массовой загрузки — дубли с уже существующими позициями. Перед загрузкой решите, по какому полю программа будет искать совпадения: по наименованию, артикулу или штрихкоду. Если ключ сопоставления не задан, система создаст новую карточку даже для товара, который давно есть в базе. Для повторных загрузок прайса от одного поставщика удобнее всего опираться на артикул — он стабильнее наименования.