Создание и заполнение справочника номенклатуры в УТ 11

Справочник открывается из раздела НСИ и администрирование → Номенклатура. Чтобы добавить номенклатуру в 1С УТ 11, нажмите Создать, выберите вид номенклатуры и заполните карточку. Но прежде чем заводить первый товар, потратьте десять минут на настройку видов номенклатуры — иначе придётся переделывать карточки сотнями.

Именно вид номенклатуры определяет, будет ли у товара учёт по характеристикам и сериям, какой набор дополнительных реквизитов появится в карточке и как сформируется наименование для печати. В УТ 11 это главная развилка, с которой начинается заполнение справочника.

Ниже — порядок от подготовки структуры до установки цен, с точными путями меню и примерами полей.

Виды номенклатуры и структура справочника

Вид номенклатуры — это шаблон, по которому создаются карточки. Он задаётся один раз на группу однотипных товаров и управляет поведением всех карточек этого вида.

Откройте НСИ и администрирование → Виды номенклатуры (команда расположена рядом с самим справочником номенклатуры). В карточке вида задаются:

• 🏷️ Тип номенклатуры — товар, услуга, работа или тара. От типа зависит, участвует ли позиция в складском учёте.
• 📐 Единица измерения по умолчанию — шт, кг, м и т. д.
• 🎨 Использование характеристик — варианты «не используются», «индивидуальные для номенклатуры», «общие для вида».
• 📦 Использование серий — и политика учёта (по срокам годности, по номерам ГТД, свободно).
• 🧩 Набор дополнительных реквизитов — поля, которые появятся у всех карточек вида.
• ✍️ Шаблон наименования для печати — автоматически собирает печатное название из рабочего наименования и характеристик.

Иерархию справочника удобно строить двумя способами одновременно: группами (папками в самом справочнике) и номенклатурными группами (аналитика для отчётов). Группы — для удобства поиска, номенклатурные группы — для разреза в отчётах по выручке и себестоимости. Это разные механизмы, не путайте их.

Если справочник будет большим, заранее продумайте правила именования. Рабочее наименование видят менеджеры в программе, наименование для печати попадает в накладные и счета покупателю — их стоит разделять.

Создание карточки товара: обязательные поля

В списке номенклатуры нажмите Создать. Программа спросит вид номенклатуры — выбор определит внешний вид карточки.

Минимальный набор полей для товара, который будет продаваться и лежать на складе:

1. Рабочее наименование — как позиция называется внутри компании.
2. Наименование для печати — заполнится по шаблону вида автоматически, при необходимости поправьте вручную.
3. Артикул — свой внутренний или от поставщика; по нему удобно искать.
4. Единица хранения остатков — базовая единица, в которой ведутся остатки. Её после появления движений по товару уже не изменить, поэтому выбирайте внимательно.
5. Ставка НДС — подставится из настроек, проверьте для конкретного товара.
6. Номенклатурная группа — для аналитики в отчётах.

На закладках карточки заполняются дополнительные данные: единицы измерения и упаковки, штрихкоды, цены поставщиков, фотографии, описание для сайта. Эти поля не обязательны на старте — их можно дозаполнить позже.

Отдельно про упаковки: если товар приходит коробками, а продаётся штуками, добавьте на закладке единиц измерения упаковку «Коробка» с коэффициентом пересчёта к базовой единице (например, 1 коробка = 12 шт). Остатки всё равно хранятся в базовой единице, но в документах закупки и продажи можно указывать любую упаковку — система пересчитает количество сама.

Штрихкод привязывается к сочетанию «товар + характеристика + упаковка». Если у одной футболки четыре размера, штрихкодов будет минимум четыре — по одному на размер. Это важно учитывать при работе с терминалом сбора данных и кассой.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Товар сразу доступен в документах закупки, продажи и на складе.

Характеристики и серии: когда они нужны

Характеристики и серии — два разных механизма детализации, и включать их стоит осознанно, а не «на всякий случай».

Характеристики — это варианты одного товара: цвет, размер, фасовка. Учёт остатков и цен ведётся в разрезе характеристик. Пример: футболка одной модели в размерах S–XL — одна карточка номенклатуры и четыре характеристики.

Серии — это партии одной и той же позиции: номер партии, срок годности, номер ГТД , сертификат. Один и тот же товар, но нужно различать партии при списании (например, по сроку годности — FEFO).

Чтобы механизм заработал, включите его сначала в настройках раздела (НСИ и администрирование, блок настроек номенклатуры — переключатели «Характеристики номенклатуры» и «Серии номенклатуры»), а затем в нужном виде номенклатуры. Без настройки раздела соответствующие поля в карточке не появятся.

Дополнительные реквизиты и сведения

Когда стандартных полей карточки не хватает, в УТ 11 используется механизм дополнительных реквизитов и сведений. Он позволяет добавить к номенклатуре свои поля без изменения конфигурации.

Разница между ними:

• Дополнительный реквизит хранится в самой карточке и виден всем, кто её открывает (например, «Материал», «Бренд», «Гарантия, мес»).
• Дополнительное сведение хранится отдельно и редактируется через команду в карточке — удобно для служебных пометок.

Сначала включите механизм: НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Затем добавьте реквизит к виду номенклатуры — тогда поле появится у всех карточек этого вида.

Для реквизита задаётся тип значения: строка, число, дата или значение из списка (собственный справочник вариантов). Списочный тип удобнее всего: менеджер выбирает «Хлопок / Полиэстер / Шерсть» из готового перечня, а не вводит текст руками. Это исключает разнобой в написании и позволяет потом отбирать товары по реквизиту.

Не плодите реквизиты без нужды: каждое новое поле менеджеры будут заполнять при вводе товаров. Оставьте только то, что реально используется в поиске, отчётах или печатных формах.

Загрузка номенклатуры из Excel

Вводить сотни позиций руками бессмысленно. УТ 11 умеет загружать номенклатуру из внешнего файла — Excel или табличного документа.

Общий порядок:

1. Подготовьте в Excel таблицу со столбцами: наименование, артикул, единица, ставка НДС, цена, штрихкод. Первая строка — заголовки столбцов, данные идут ниже без пустых строк.
2. В форме списка номенклатуры откройте команду загрузки из внешнего файла (в меню Еще или на командной панели списка — в зависимости от релиза).
3. Вставьте данные из Excel или выберите файл, затем сопоставьте столбцы файла с полями справочника: ваш столбец «Наименование» → поле «Рабочее наименование» и так далее.
4. Проверьте предупреждения о незаполненных обязательных полях и о дублях по артикулу.
5. Запустите загрузку и проверьте результат по списку.

Несколько практических моментов, которые экономят часы на повторной загрузке:

• Единицу измерения и ставку НДС заполните в файле заранее или задайте значением по умолчанию при сопоставлении — иначе получите карточки с пустыми обязательными полями.
• Вид номенклатуры при массовой загрузке лучше задавать одним значением для всего файла. Разные виды — грузите отдельными файлами.
• Цены обычно не попадают прямо в карточку: они устанавливаются отдельным документом (см. раздел ниже). Многие загрузчики создают такой документ автоматически — проверьте, сформировался ли он.

Если в вашем релизе встроенной загрузки в списке нет, используйте универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» — она сопоставляет колонки файла с реквизитами любого справочника.

Виды цен и установка цен

В УТ 11 цены хранятся не в карточке товара, а отдельно — через виды цен и документ установки цен. Термин здесь именно «виды цен» (в Бухгалтерии аналог называют иначе).

Вид цены — это, по сути, прайс-лист: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная». Создаются они в разделе CRM и маркетинг → Виды цен. Чтобы включить работу с несколькими прайсами, в настройках маркетинга активируйте использование нескольких видов цен.

Для вида цены настраивается способ задания:

• 💰 вручную — менеджер вводит сумму сам;
• 📊 по формуле — цена рассчитывается от другого вида (например, «Розничная = Закупочная × 1,4»);
• 🔄 при вводе на основании — подтягивается из документа поступления.

Сами значения заносит документ «Установка цен номенклатуры»: CRM и маркетинг → Установка цен номенклатуры. В нём выбирается дата, вид (или несколько видов) цены и список товаров с суммами. Цена действует с даты документа до следующей установки.

Пример расчёта по формуле: закупочная цена 500 ₽, наценка 40 % → розничная 700 ₽. Задали формулу один раз — при каждой новой закупке розничная пересчитается автоматически, без ручного ввода.

При продаже в документе подставляется цена того вида, который закреплён за соглашением с клиентом или за складом/магазином для розницы. Если цена «не подтянулась», проверьте, установлена ли она документом на нужную дату и привязан ли вид цены к соглашению.

Частые ошибки при заполнении справочника

Ошибки, которые дорого обходятся именно при вводе номенклатуры — их не видно сразу, а всплывают в отчётах и документах:

• 🔁 Дубли карточек. Один товар заведён дважды с разным написанием. Остатки «размазываются» по двум позициям. Лечится поиском по артикулу и штрихкоду перед созданием новой карточки.
• 📐 Неверная базовая единица. Завели в штуках, а учёт нужен в килограммах. После первых движений единицу хранения уже не поменять — только новая карточка.
• 🎨 Характеристики там, где хватило бы отдельных карточек (и наоборот). Избыточная аналитика тормозит ввод, недостаток — мешает различать остатки.
• 🏷️ Пустое наименование для печати. В накладной покупателю уходит невнятное рабочее название. Настройте шаблон в виде номенклатуры.
• 💰 Цена внесена в карточку, а не документом установки цен. В продаже цена не подставляется, потому что система смотрит на документ, а не на поле карточки.