Новый контрагент в 1С: карточка, реквизиты по ИНН и договор

Чтобы добавить нового клиента в 1С:Бухгалтерию 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, введите ИНН и нажмите Заполнить рядом с полем. Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из ЕГРЮЛ, останется сохранить карточку и создать договор .

Способов три, и выбирают их по ситуации. Заполнение по ИНН — основной путь, когда подключена интернет-поддержка. Ручной ввод нужен для физлиц без ИНН, иностранных компаний и баз без интернета. Создание «на лету» из документа (прямо из поля «Контрагент» в реализации или счёте) удобно, когда клиент пришёл с первой покупкой и бухгалтер оформляет всё за один проход.

Что собрать до того, как вносить клиента

Половина проблем с контрагентами появляется не в 1С, а раньше: менеджер прислал название без ИНН, реквизиты банка с ошибкой, а договор подписан на другое юрлицо холдинга. Соберите данные заранее — и не придётся перепроводить документы.

Минимальный набор для юридического лица и ИП:

• 🧾 ИНН — 10 цифр у организации, 12 у ИП и физлица;
• 🏢 КПП — только у организаций; у обособленного подразделения свой КПП;
• 🏦 Банковские реквизиты — БИК и номер расчётного счёта (20 цифр);
• 📄 Данные договора — номер, дата, валюта, срок оплаты;
• 👤 Контактное лицо — ФИО, должность, телефон, e-mail для отправки документов;
• 📮 Адрес доставки, если он отличается от юридического.

Как проверить, что клиента ещё нет в базе

Дубль контрагента — самая частая беда справочника. Одна и та же фирма заведена как «Ромашка», «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО», и в итоге сальдо по 62 счёту разбросано по трём карточкам, а акт сверки показывает неправду.

Перед созданием карточки сделайте две проверки.

Поиск в списке контрагентов

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Нажмите Ctrl+F или встаньте в поле поиска над списком.
3. Ищите по ИНН, а не по названию. Название могут записать с кавычками, без формы собственности или с опечаткой, а ИНН у компании один.
4. Если в справочнике включены группы, переключите список на просмотр без иерархии, чтобы поиск шёл по всем папкам сразу.

Контроль при вводе ИНН

В Бухгалтерии 3.0 при вводе ИНН, который уже есть в справочнике, карточка показывает предупреждение о том, что контрагент с таким ИНН существует, и даёт перейти к нему. Не игнорируйте это сообщение. Исключение одно — обособленные подразделения: у них тот же ИНН, что у головной организации, но другой КПП, и отдельная карточка для них нормальна.

Создаём карточку контрагента: пошагово

Порядок описан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». Карточка небольшая, но у каждого поля есть последствия для документов.

Шаг 1. Откройте форму

В списке контрагентов нажмите Создать. Если клиент должен попасть в определённую папку, сначала встаньте на эту группу: новая карточка унаследует её автоматически.

Шаг 2. Выберите вид контрагента

Поле «Вид контрагента» определяет, какие реквизиты покажет форма:

Страна регистрации по умолчанию — Россия. Для иностранной компании поменяйте страну: автозаполнение по ИНН для неё не работает , реквизиты вносятся вручную.

Шаг 3. Наименования

В карточке два наименования, и путать их нельзя:

• Наименование — короткое, для поиска в списке: Ромашка ООО. Его видят только пользователи базы.
• Полное наименование — юридическое, со всеми кавычками: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка». Оно печатается в счетах-фактурах, УПД, актах и товарных накладных.

Шаг 4. Адрес, телефон, e-mail

Юридический адрес при заполнении по ИНН подставится сам. Фактический адрес, адрес доставки, телефон и электронную почту заполните вручную. Почта пригодится: из документа продажи 1С отправляет счёт по e-mail, подставляя адрес из карточки.

Шаг 5. Сохраните карточку

Нажмите Записать. Без записи нельзя добавить банковский счёт, договор и контактное лицо: они хранятся в подчинённых справочниках и ссылаются на уже записанного контрагента.

Автозаполнение реквизитов по ИНН и проверка клиента

Кнопка Заполнить рядом с полем ИНН обращается к сервису 1С:Контрагент. Сервис берёт сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, которые ФНС ведёт по закону о государственной регистрации юрлиц и ИП.

Что подставляется за один клик:

• ✅ полное и краткое наименование;
• ✅ КПП и ОГРН;
• ✅ юридический адрес;
• ✅ для ИП — ФИО и ОГРНИП.

Условие одно — подключённая интернет-поддержка пользователей. Настройки находятся в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы: там вводят логин и пароль портала 1С и включают сервисы работы с контрагентами. На тарифах сопровождения 1С:ИТС сервис обычно уже входит в пакет; без договора сопровождения кнопка вернёт ошибку подключения.

Статус контрагента в ФНС

При включённой проверке контрагентов Бухгалтерия сверяет ИНН и КПП с базой ФНС. Если компания ликвидирована или реквизиты не найдены, карточка и документы с этим клиентом получают предупреждение, а в книге продаж и счетах-фактурах такие строки подсвечиваются.

Это не формальность. Неверный КПП в счёте-фактуре — повод для вопросов при камеральной проверке декларации по НДС, а отгрузка недействующей фирме — повод проверить, кто на самом деле забрал товар.

Банковский счёт

В карточке перейдите по ссылке «Банковские счета» и нажмите Создать:

1. Введите БИК — банк, корреспондентский счёт и город подставятся из классификатора банков.
2. Введите номер счёта — 20 цифр. Программа проверяет контрольную сумму по БИК и подсветит ошибку, если хоть одна цифра неверна.
3. Укажите валюту счёта, если она не рубли.
4. Запишите и закройте. Первый созданный счёт становится основным.

Договор с клиентом и условия расчётов

В Бухгалтерии 3.0 договор — обязательный реквизит почти каждого документа с контрагентом. Он определяет, на какие счета пойдут расчёты и в какой валюте они ведутся.

Как создать договор

1. В карточке клиента перейдите по ссылке «Договоры».
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля по таблице ниже.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Один клиент — несколько договоров

Это нормальная ситуация. С одной фирмой может быть договор поставки, договор на услуги и агентский договор. Каждый создаётся отдельно, и в документе выбирается нужный. Ошибка здесь стоит дорого: акт по услугам, проведённый по договору поставки, ломает сверку и задолженность по каждому договору.

Если один договор используется в 90% документов, сделайте его основным: в списке договоров есть команда Использовать как основной. Тогда при выборе клиента в новом документе договор подставится сам.

Если клиент одновременно и покупатель, и поставщик

Для него создают два договора одного контрагента: «С покупателем» и «С поставщиком». Карточка контрагента остаётся одна, а взаимозачёт потом делается документом «Корректировка долга ».

Группы и порядок в справочнике клиентов

Когда клиентов больше сотни, плоский список превращается в свалку. Группы решают задачу навигации и отчётов.

Как создать группу

1. В списке контрагентов нажмите Создать группу .
2. Назовите папку: «Покупатели», «Поставщики», «Розница», «Бюджетные».
3. Перетащите существующих клиентов мышью или откройте карточку и смените поле «Группа».

Какие схемы группировки работают

• 📂 По роли: покупатели, поставщики, прочие. Самая простая и понятная схема.
• 🌍 По региону: удобно при выездных менеджерах и логистике.
• 🏷️ По каналу продаж: опт, розница, маркетплейсы, госзаказчики.
• 👥 По ответственному менеджеру, если продажи разделены по людям.

Выберите одну схему и не смешивайте. Папка «Москва» рядом с папкой «Оптовики» гарантирует, что клиента будут искать не там.

Контактные лица

В карточке есть ссылка «Контактные лица». Заведите там человека, который подписывает документы, и бухгалтера клиента. Должность и ФИО руководителя из контактного лица используются в печатных формах договоров, а по телефону быстро согласуете сверку.

Как это устроено в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 клиент описывается двумя объектами, а не одним:

• Партнёр — тот, с кем вы работаете в бизнес-смысле: «Сеть магазинов Ромашка». У партнёра менеджер, бизнес-регион, контакты, история взаимодействий.
• Контрагент — юрлицо или ИП партнёра, на которое выписываются документы. У одного партнёра бывает несколько контрагентов: ООО и два ИП одного владельца.

Порядок такой: сначала создаётся партнёр с отметкой, что он клиент, затем к нему — контрагент с ИНН, КПП и банковским счётом. Список партнёров открывается из раздела CRM и маркетинг, а клиенты отдельно видны в разделе Продажи. Заполнение реквизитов по ИНН работает в карточке контрагента так же, как в Бухгалтерии.

Условия продаж в УТ 11 задаются не только договором, но и соглашением с клиентом: в нём вид цен, скидки, порядок и график оплаты. Договоры в УТ можно отключить в настройках, если компания работает только по соглашениям.

Частые вопросы