Новая учётная запись в 1С: имя, права, пароль и первый вход

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3 в типовой конфигурации (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11), откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите «Создать». Заполните полное имя и имя для входа, задайте пароль, сохраните карточку и выдайте права через профили или группы доступа. На всё уходит 3–5 минут.

Конфигуратор для этого в типовых решениях не нужен. Он пригодится в двух случаях: когда в базе ещё нет ни одного пользователя и нужно создать первого администратора, и когда конфигурация нетиповая и права в ней выдаются ролями напрямую.

Что проверить перед созданием учётной записи

Пять минут подготовки избавляют от звонка «не могу войти» на следующее утро.

• 👤 Ваши права. Создавать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. Если пункта Пользователи в разделе Администрирование нет — у вас их нет.
• 🧾 Физическое лицо. В Бухгалтерии и ЗУП пользователя связывают с физлицом. Если сотрудник уже есть в справочнике Физические лица, связь подтянет ФИО и избавит от дублей.
• 🔑 Способ входа. Решите заранее: вход по паролю 1С, через учётную запись Windows или оба варианта.
• 🗂 Набор прав. Подумайте, что человек будет делать: вести кассу, считать зарплату, только смотреть отчёты. От этого зависит профиль.
• 💻 Лицензии. Учётных записей можно завести сколько угодно. Ограничение касается одновременных сеансов: если лицензий на 5 рабочих мест, шестой пользователь не войдёт, пока кто-то не выйдет.

Как добавить нового пользователя в 1С пошагово

Порядок одинаков для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: все три построены на одной библиотеке стандартных подсистем, поэтому карточка пользователя в них почти одинаковая.

Шаг 1. Откройте список и создайте карточку

Перейдите в список пользователей по пути из таблицы. Нажмите «Создать». Откроется пустая карточка.

Шаг 2. Заполните имя и логин

1. В поле Полное имя укажите ФИО: «Петрова Анна Сергеевна». Это имя увидят в документах в поле «Ответственный».
2. В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника, если он там есть.
3. Поле Имя для входа программа часто заполняет сама по фамилии. Сократите до удобного логина: «ПетроваАС» или «petrova».

Шаг 3. Разрешите вход и выберите способ аутентификации

1. Убедитесь, что включён флажок Вход в программу разрешен. Без него учётная запись есть, а войти нельзя.
2. Для входа по паролю оставьте аутентификацию 1С:Предприятия и нажмите кнопку установки пароля.
3. Если сотрудник должен входить без пароля под своей учётной записью Windows, включите аутентификацию операционной системы и укажите пользователя в формате \\DOMAIN\petrova.
4. Решите, показывать ли пользователя в списке выбора при запуске. Если флажок снят, при входе логин придётся вводить вручную.

Шаг 4. Сохраните карточку

Нажмите «Записать». Только после записи 1С создаёт в базе саму учётную запись и открывает доступ к настройке прав. Пока карточка не записана, выдавать права бессмысленно.

Шаг 5. Если нужен двойник коллеги — скопируйте

В списке пользователей выделите сотрудника с нужным набором прав и нажмите «Скопировать» (клавиша F9). В копии поменяйте ФИО, физлицо, логин и пароль. Состав групп доступа перейдёт из исходной карточки.

Персональные настройки — вид рабочего стола, отборы, настройки отчётов — копируются отдельно: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей, команда копирования настроек.

Права доступа: профили, группы и роли

Создать учётную запись — полдела. Без прав пользователь увидит почти пустое окно или получит отказ при открытии документов.

Бухгалтерия 3.0: флажки профилей

В карточке пользователя откройте ссылку Права доступа. Появится список профилей. Отметьте нужные и запишите.

Типичные профили в Бухгалтерии: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор», «Только просмотр». Состав профилей может расширяться в новых релизах, но логика одна: одна галочка — один набор ролей.

ЗУП 3.1 и УТ 11: группы доступа

Здесь права устроены на двух уровнях:

• Профиль — какие действия разрешены: создать приказ, провести начисление, посмотреть отчёт.
• Группа доступа — кто получает профиль и, при необходимости, по каким организациям или подразделениям.

Чтобы выдать права, в карточке пользователя откройте Права доступа и включите пользователя в нужные группы. Если подходящей группы нет, её создают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, указывая профиль.

Ограничение по организациям

Нужно, чтобы бухгалтер видел только одну из трёх фирм? Включите в настройках пользователей и прав флажок Ограничивать доступ на уровне записей. После этого в группе доступа появятся вкладки для ограничений — например, по организациям.

Нетиповые конфигурации: роли напрямую

В самописных базах без библиотеки стандартных подсистем справочника пользователей и профилей нет. Права выдают в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи, карточка пользователя, вкладка Прочие, список Доступные роли. Галочка напротив роли — доступ к соответствующим объектам.

Файловая и клиент-серверная база: в чём разница

Сам порядок добавления пользователя от варианта работы базы не зависит. Список пользователей хранится внутри информационной базы в обоих случаях. Отличаются детали вокруг.

Главная путаница в клиент-серверном варианте — разные уровни администраторов. Администратор кластера, которого задают в консоли кластера, и администратор информационной базы — разные учётные записи. Пользователь, созданный в базе, никак не попадает в администраторы кластера, и наоборот.

Первый администратор в пустой базе

Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает в неё любого без логина и пароля. Это удобно при развёртывании и опасно в работе.

1. Откройте базу в Конфигураторе.
2. Перейдите в Администрирование → Пользователи и добавьте запись.
3. На вкладке Основные задайте имя и пароль.
4. На вкладке Прочие отметьте роли «Полные права» и «Администратор системы».
5. Сохраните и закройте Конфигуратор.

С этого момента без пароля в базу уже не войти. Остальных пользователей создавайте в режиме 1С:Предприятие, как описано выше.

Не снимайте у последнего администратора роль «Администратор системы» — база останется без человека, который может управлять правами, и исправить это изнутри будет нельзя.

Пароли и безопасность учётных записей

Политика паролей

Требования к паролям задают в настройках пользователей и прав, в блоке настроек входа. Там можно указать:

• 🔢 минимальную длину пароля — разумно от 8 символов;
• 🔤 проверку сложности — буквы разного регистра, цифры, спецсимволы;
• ⏳ срок действия пароля и запрет повторять старые;
• 🚪 автоматический запрет входа, если пользователь давно не заходил.

В Конфигураторе часть этих параметров задаётся через Администрирование → Параметры информационной базы: минимальная длина пароля и проверка сложности.

Первый пароль — временный

Хорошая практика: администратор задаёт простой временный пароль, а пользователь меняет его при первом входе. В карточке пользователя для этого есть флажок с требованием сменить пароль при входе. Так администратор не знает рабочих паролей сотрудников.

Увольнение сотрудника

Удалять пользователя не стоит: его имя стоит в документах как ответственного, а ссылки на удалённую запись испортят историю. Достаточно:

1. Открыть карточку.
2. Снять флажок Вход в программу разрешен.
3. Записать.

Учётная запись остаётся в истории, но войти под ней нельзя. При желании пользователя можно ещё и пометить на удаление — в списке он перестанет мешать.

Кто и когда заходил

Проверить активность помогает журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю покажет входы, выходы и изменения данных. Список тех, кто работает прямо сейчас, — в Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи.

Ошибки при добавлении пользователя и как их устранить

Ещё одна частая ситуация — права выдали, а пользователь их не видит. Права применяются при входе: попросите сотрудника полностью закрыть 1С и запустить её заново.

Частые вопросы