Новый сотрудник в 1С:ДО: карточка, вход, права и место в оргструктуре

Нового пользователя в 1С:Документооборот добавляют в режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе: Настройка → Пользователи и права → Пользователи → Создать. В карточке заполняют ФИО, включают флажок «Вход в программу разрешен», задают имя для входа и пароль (или доменную учётную запись), затем включают человека в группы доступа и указывают его подразделение и должность. Без последнего шага он сможет войти, но не получит задач и не увидит документов своего отдела.

Порядок одинаков для ДО ПРОФ и ДО КОРП редакции 3.x. В ДО 2.1 тот же справочник открывается из раздела Настройка и администрирование, остальная логика совпадает. Для добавления нужны права администратора: обычный пользователь кнопки «Создать» в этом списке не увидит.

Что собрать до регистрации сотрудника

Карточку быстрее заполнить за один подход, чем возвращаться к ней по три раза. Перед стартом выясните у кадровика и руководителя:

• 👤 ФИО полностью — так, как оно будет стоять в листах согласования и резолюциях.
• 🏢 Подразделение и должность — от них зависит маршрутизация задач и роль «руководитель подразделения».
• 🔐 Способ входа — по паролю 1С или через учётную запись Windows (домен). Во втором случае нужен логин вида CORP\ivanova.
• 📧 Рабочий e-mail — на него ДО шлёт уведомления о новых задачах.
• 🗂 С какими документами человек работает — входящие, договоры, внутренние приказы. Это определит группы доступа и папки.
• 🔁 Кого он заменяет — если сотрудник приходит на место уволенного, права и настройки удобно перенести с прежней карточки.

Отдельно проверьте лицензии. Создание карточки лицензию не тратит — она расходуется при подключении к базе. Но если все клиентские места уже заняты, новый сотрудник при первом запуске получит отказ. Посчитайте, сколько людей работает одновременно, а не сколько всего заведено пользователей.

Как создать карточку пользователя в 1С:Документооборот

Способ 1. Новая карточка с нуля

1. Откройте Настройка → Пользователи и права и перейдите по ссылке «Пользователи».
2. Нажмите «Создать».
3. Заполните полное имя: «Иванова Мария Сергеевна». Краткое представление программа сформирует сама.
4. Укажите подразделение (выбор из справочника структуры предприятия).
5. В блоке контактной информации внесите рабочий e-mail и, при желании, телефон.
6. Нажмите «Записать», но пока не закрывайте форму: дальше настраивается вход.

Способ 2. Копия существующего пользователя

Выделите в списке карточку коллеги с похожими обязанностями и нажмите F9 (или «Скопировать» в командной панели). Откроется новая карточка с теми же реквизитами. Замените ФИО, логин, e-mail и проверьте подразделение.

После записи откройте у новой карточки список групп доступа (ссылка «Права доступа » в карточке) и убедитесь, что набор совпал с образцом. Если групп нет — добавьте их вручную, как описано ниже.

Сравнение способов

Третий вариант часто упускают. Если человек уже работал в компании, не создавайте ему вторую карточку. Найдите старую через поиск по фамилии (включите показ недействительных пользователей), снимите пометку и восстановите вход. Так за ним сохранится история: старые задачи, визы, авторство документов.

Настройка входа: логин, пароль, доменная авторизация

В карточке пользователя есть флажок «Вход в программу разрешен». Пока он выключен, карточка существует только как справочная запись: на неё можно ссылаться в документах, но войти в базу нельзя.

Включите флажок и выберите способ проверки подлинности.

Вход по паролю 1С:Предприятия

1. Отметьте аутентификацию 1С:Предприятия.
2. Задайте имя для входа латиницей без пробелов: ivanova.m. Кириллица допустима, но латиница проще для веб-клиента и тонких клиентов на чужих машинах.
3. Нажмите «Установить пароль » и введите временный пароль.
4. Включите флажок «Потребовать смену пароля при входе» — сотрудник сам придумает пароль при первом запуске.

Вход через учётную запись Windows

1. Отметьте аутентификацию операционной системы.
2. В поле пользователя ОС укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин, например \\CORP\ivanova. Кнопка выбора рядом с полем показывает пользователей домена, если сервер 1С их видит.
3. Пароль 1С в этом случае можно не задавать: программа узнает сотрудника по входу в Windows.

Не включайте вход по паролю без самого пароля: пользователь с пустым паролем откроет базу с любого компьютера, просто выбрав свою фамилию в списке.

Если в базе включён показ пользователей в списке выбора, снимите для нового сотрудника флажок «Показывать в списке выбора», когда ему положено входить только по домену. Список фамилий на экране входа — лишняя подсказка постороннему.

Права доступа и роли: что выдать новому пользователю

Права в ДО собираются из нескольких уровней. Путаница между ними — главная причина обращений вида «сотрудник вошёл, но ничего не видит».

Включение в группы доступа

1. В карточке пользователя откройте «Права доступа».
2. Нажмите «Включить в группу» и выберите группу, подходящую по должности.
3. Для делопроизводителя, юриста или руководителя набор будет разным: прочитайте описание профиля, на котором построена группа.
4. Запишите изменения.

Не выдавайте профиль «Администратор» «на время, чтобы точно всё работало». Через полгода никто не вспомнит, почему у менеджера полные права.

Роли исполнителей

Многие процессы в ДО адресуют задачи не конкретному человеку, а роли: «Руководитель отдела продаж», «Ответственный за договоры». Если новичок занимает такую позицию, найдите роль в справочнике ролей исполнителей и добавьте его в список исполнителей роли. Иначе задачи по маршруту продолжат уходить предшественнику — или повиснут без исполнителя.

Доступ к папкам документов

Видимость документов часто ограничена правами на папки. Откройте папку, к которой нужен доступ, и в её настройках прав добавьте пользователя или — лучше — группу пользователей, в которую он входит. Права на группу переживут смену состава: новый сотрудник отдела получит доступ просто вступлением в группу.

Связь с подразделением, должностью и сотрудником

ДО строит маршруты согласования по оргструктуре. Чтобы задача «на согласование руководителю» нашла адресата, программа должна знать, в каком подразделении работает человек и кто там начальник.

В ДО 3.x место сотрудника в структуре описывает справочник «Сотрудники»: одна запись — одна должность в одном подразделении. Поэтому совместителя или человека на двух ставках заводят как одного пользователя с двумя записями сотрудника, а не как двух пользователей.

Что проверить после создания карточки:

1. Откройте у пользователя список связанных сотрудников (из карточки пользователя или из справочника «Сотрудники» с отбором по фамилии).
2. Если записи нет — создайте её: подразделение, должность, дата начала работы.
3. Убедитесь, что у подразделения указан руководитель. Если новичок сам назначен руководителем, отметьте его в карточке подразделения.

Если структура загружается из кадровой программы

Во многих компаниях подразделения и сотрудники приходят в ДО из 1С:ЗУП или другой учётной системы через настроенную синхронизацию. Тогда порядок обратный: кадровик принимает сотрудника в ЗУП, после очередного обмена запись сотрудника появляется в ДО, и остаётся сопоставить её с пользователем.

Первый вход и проверка, что всё работает

Пока сотрудник не сел за компьютер, проверьте карточку сами.

1. Войдите под новым пользователем. Администратор может открыть базу с его именем и временным паролем. Для доменной авторизации попросите сотрудника запустить 1С на своём рабочем месте.
2. Посмотрите разделы. Видны ли «Документы», «Совместная работа», нужные справочники.
3. Откройте рабочую папку. Документы отдела должны отображаться в списке.
4. Отправьте тестовую задачу. Под своим именем создайте задачу на нового пользователя и проверьте, что она пришла и в список задач, и на почту.
5. Проверьте согласование. Запустите на тестовом документе процесс согласования с адресацией «руководителю». Задача должна уйти начальнику новичка, а не его предшественнику.

Если в шаге 3 документов не видно, а права выданы верно, подождите. В ДО права на документы пересчитываются в фоне, и на большой базе это занимает время. Убедитесь, что регламентные задания базы не отключены: без них пересчёт не произойдёт вообще.

После первого входа обычно настраивают персональное: подпись в письмах, заместителя на время отпуска, сертификат электронной подписи , если сотрудник подписывает документы. Настройки рабочего стола удобно перенести с коллеги через обработку копирования настроек пользователей в разделе Настройка → Пользователи и права.

Ошибки при добавлении пользователя и как их исправить

Отдельно об одной привычке, которая ломает учёт. Когда сотрудник увольняется, его карточку не удаляют, а помечают как недействительную и запрещают вход. Удаление невозможно, пока на пользователя ссылаются документы и задачи, а пометка на удаление засоряет список. «Недействителен» — правильный способ.

Частые вопросы