Новый сотрудник в УНФ: заводим учётную запись и выдаём права

Чтобы добавить пользователя в 1С УНФ, откройте раздел настроек пользователей и прав, нажмите Создать, введите имя для входа, задайте пароль и назначьте профиль группы доступа. Всё это делает только тот, у кого есть роль администратора. Без профиля новичок войдёт в программу, но не увидит почти ничего.

Типичная ситуация: в понедельник выходит менеджер по продажам, а к обеду он уже должен выставлять счета. Если завести его «как есть», в базе окажется безымянная учётная запись с лишними правами или, наоборот, без нужных. Ниже порядок, который избавляет от переделок: учётная запись, связь с сотрудником, права, ограничения по данным, пароль.

Статья про УНФ на платформе 8.3. Названия разделов в разных редакциях программы немного отличаются, поэтому там, где я не уверен в точной подписи, описываю, как найти нужное на экране.

С чего начать: что нужно перед созданием пользователя

Проверьте три вещи, прежде чем открывать форму.

• 🔑 Вы входите под администратором. Обычному пользователю раздел с учётными записями не покажется или откроется только на чтение.
• 👤 Сотрудник уже есть в базе. Если он не заведён в справочнике сотрудников, сначала создайте его. Тогда учётная запись сразу привяжется к человеку, а не повиснет сама по себе.
• 📋 Вы знаете, что ему нужно делать. Продавец, кладовщик, бухгалтер и руководитель работают в разных частях программы. Заранее решите, под какую роль выдавать доступ.

Ещё одна проверка: хватит ли лицензий. Если пользователей больше, чем клиентских лицензий, лишний человек не сможет войти, пока кто-то другой не выйдет. Сколько лицензий подключено, смотрите у администратора сервера 1С или в документах на лицензии.

Где найти список пользователей в интерфейсе

В УНФ нужный раздел находится среди настроек программы. На панели разделов найдите пункт настроек и откройте группу, связанную с пользователями и правами доступа. Если сомневаетесь, воспользуйтесь строкой поиска по меню в верхней части окна: введите слово «пользователи».

В списке вы увидите уже заведённые учётные записи. Колонки обычно такие:

Рядом есть отдельный список групп доступа. Он понадобится на третьем шаге, когда будем выдавать права.

Если список пуст или раздел недоступен, значит, вы вошли не под администратором. Выйдите и зайдите под учётной записью с полными правами.

Как создать нового пользователя и привязать его к сотруднику

Порядок действий.

1. Откройте список пользователей и нажмите Создать.
2. Введите имя. Лучше писать фамилию и инициалы: Иванова А. П.. Так проще искать в журналах и отчётах.
3. Если форма предлагает выбрать физическое лицо или сотрудника, выберите нужного человека из справочника. Не создавайте дубль: новое физлицо с тем же ФИО потом придётся склеивать.
4. Поставьте отметку, что вход в программу разрешён.
5. Задайте способ аутентификации. Обычно это пароль самой 1С. Если в компании настроен единый вход через домен Windows, выберите аутентификацию операционной системы и укажите доменную учётную запись.
6. Введите пароль и повторите его.
7. Нажмите Записать.

Что даёт привязка к сотруднику. Во-первых, в документах «автор» и «ответственный» подставляются по человеку, а не по логину. Во-вторых, в отчётах по продажам и задачам видно реальные имена. В-третьих, при увольнении проще найти и закрыть доступ.

Не выдавайте новичку пароль устным сообщением в общий чат. Задайте временный и поставьте требование сменить его при первом входе (как это включить, описано в разделе про пароли ниже).

Профили доступа: какие права дать новому сотруднику

Права в УНФ выдают не по одному, а пакетами. Пакет называется профилем группы доступа. Профиль собирает набор ролей: что можно смотреть, вводить, проводить, удалять. Пользователя включают в группу доступа, и он получает права профиля.

Схема такая:

• 🧩 Профиль описывает, что разрешено (например, работа с продажами).
• 👥 Группа доступа привязывает профиль к конкретным людям.
• 🙋 Пользователь входит в одну или несколько групп.

Как выдать права на практике.

1. Откройте список групп доступа и найдите группу, подходящую по должности. Для типовых ролей обычно уже есть готовые профили: продажи, закупки, склад, финансы, руководитель, администратор.
2. Откройте группу и перейдите к списку участников.
3. Добавьте нового пользователя и запишите группу.

Если готового профиля не хватает, создавайте свой на основе ближайшего. Не правьте типовой профиль: он может обновиться вместе с конфигурацией, и ваши изменения пропадут или будут конфликтовать.

Как выбрать права, чтобы не прогадать:

Хороший приём: после выдачи прав откройте программу под новым пользователем (с разрешения человека или на тестовой копии) и пройдите его рабочий путь. Он создаёт заказ покупателя, видит нужные отчёты и не видит зарплату коллег? Значит, права выданы верно.

Как ограничить доступ к данным: по организациям, складам и клиентам

Профиль отвечает на вопрос «что делать». Ограничения по данным отвечают на вопрос «с чем». Один и тот же менеджер может вводить заказы, но только по своим клиентам или только по одной организации.

Что обычно ограничивают:

• 🏢 организации (если в базе ведётся учёт нескольких юрлиц);
• 📦 склады и подразделения;
• 🤝 контрагентов и клиентские группы;
• 💰 кассы и банковские счета.

Ограничение по записям включается отдельной настройкой в программе. Найти её можно среди настроек пользователей и прав, она называется примерно «ограничивать доступ на уровне записей». Включать её стоит осознанно: расчёт прав усложняется, и на больших базах формы могут открываться медленнее.

После включения в группе доступа появляется возможность указать, какие значения разрешены. Например, в группе «Продажи Север» указываем склад и организацию, а в группе «Продажи Юг» другие. Один человек может состоять сразу в двух группах, и тогда права суммируются.

Частая ловушка: ограничили склад, а человек всё равно видит остатки по чужим складам в отчёте. Так бывает, если у него есть вторая группа с более широким доступом. Проверьте все группы, где он числится, а не только ту, что настраивали последней.

Пароль и безопасность: парольная политика и первый вход

Пароль задают в карточке пользователя. Но в БСП (подсистема, на которой работает УНФ) есть и общие правила для паролей, чтобы не проверять каждого вручную. Их включают в настройках пользователей. Обычно там можно задать:

• минимальную длину пароля;
• требование сложности (буквы, цифры, не совпадает с именем);
• срок действия и обязательную смену;
• запрет повторять недавние пароли;
• блокировку после нескольких неудачных попыток.

Разумная отправная точка для небольшой компании: не короче 8 символов, обязательная смена временного пароля при первом входе, срок действия 90 дней. Это ориентир, а не требование закона. Для баз с персональными данными сотрудников политика обычно строже, и её определяют внутренние регламенты компании.

Как не заблокировать себе администратора. Перед включением жёстких правил убедитесь, что у вас самих пароль соответствует политике. Иначе в следующий раз 1С потребует его сменить в самый неподходящий момент.

Что ещё стоит сделать при создании пользователя:

• ❌ не давать право Запретить менять пароль, если человек работает под личной учётной записью;
• ✅ включить смену пароля при входе;
• ✅ отключить вход, а не удалять запись, если сотрудник уволился.

Удалять нельзя по простой причине: в документах остаётся ссылка на автора. Удалите запись, и история обезличится. Лучше снимите отметку «вход разрешён» и выведите человека из групп доступа.

Как добавить сразу много пользователей

Пока людей 3-5, проще создавать по одному. Когда набирается 20-30 (новый офис, филиал), помогают несколько приёмов.

Копирование. В списке пользователей выберите похожего человека и воспользуйтесь командой копирования. Откроется форма с теми же настройками, останется поменять имя, сотрудника и пароль. Права при этом приходится проверять: группы доступа могут не скопироваться, и их нужно добавить заново через список участников.

Приглашение через сервис. Если ваша база работает в облаке, администратор может отправить приглашение на электронную почту. Человек сам выберет пароль. В файловой базе без облачных сервисов этот способ недоступен.

Загрузка из каталога. Если в компании есть Active Directory, учётные записи можно связать с доменными. Тогда человек входит под тем же логином, что и в Windows, а отдельный пароль 1С не нужен. Настройка делается на уровне администратора, и лучше обсудить её с тем, кто отвечает за вашу сеть.

Пакетная загрузка из таблицы. Стандартной кнопки «загрузить пользователей из Excel» в типовой УНФ я не знаю, и выдумывать не буду. Для сотни учётных записей чаще всего пишут небольшую внешнюю обработку или поручают это программисту 1С. Для двух десятков проще скопировать и поправить вручную.

После массового создания обязательно проверьте группы доступа: у каждого ли есть хотя бы одна. Пользователь без группы входит в программу и видит пустой экран, а жалуется на это администратору.

Если не получилось: частые сбои при создании пользователя

Несколько симптомов, которые встречаются чаще всего, и что с ними делать.

Частые вопросы