Как в 1С ЗУП ввести новую должность в штатное расписание

Чтобы в 1С ЗУП ввести новую должность в штатное расписание, нужны два действия: сначала добавить саму должность в справочник Кадры → Должности, затем создать под неё позицию документом Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания. Если история изменений не ведётся, позиция создаётся прямо в справочнике Кадры → Штатное расписание кнопкой Создать — без документа.

Путаница почти всегда в одном: должность и позиция штатного расписания — это разные объекты. Должность «Старший кладовщик» в справочнике одна, а позиций по ней может быть три — в разных подразделениях и с разными окладами.

Ниже — полный порядок для ЗУП 3.1: какие настройки включить заранее, как заполнить поля позиции, как задать вилку оклада и надбавки, чем отличается ввод в ERP и «Бухгалтерии», какими отчётами проверить результат и почему новая должность иногда не подставляется в приём на работу.

Что проверить перед вводом новой должности

Половина проблем с штатным расписанием в ЗУП 3.1 решается до первого документа — в настройках. Откройте Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания.

Что здесь важно:

• 📌 Ведётся штатное расписание — главный флажок. Снят — справочника позиций в интерфейсе просто не будет.
• 🕓 Ведётся история изменений штатного расписания — включает документы Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Без него позиции правятся «задним числом» без следа.
• 💰 Используется «вилка» окладов и надбавок — даёт в позиции поля «от» и «до» вместо одного значения.
• 🏷 Используются разряды и категории должностей — нужен, если у вас «Слесарь 4 разряда» и «Слесарь 5 разряда» как отдельные позиции.
• 🔒 Используется бронирование позиций — позволяет держать позицию занятой под кандидата.
• ✅ Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию — именно он выдаёт отказы при приёме, если позиции нет или ставки закончились.

Шаг 1. Добавляем должность в справочник

Справочник открывается через Кадры → Должности. В «Бухгалтерии 3.0» путь другой: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности.

Нажмите Создать и заполните:

1. Наименование — как в трудовом договоре и приказе. По ст. 57 ТК РФ наименование должности относится к обязательным условиям трудового договора, поэтому «как-нибудь» писать нельзя.
2. Код по ОКПДТР и Код по ОКЗ — заполняются из классификатора. Нужны для статистической отчётности и для СЗВ-ТД/ЕФС-1 в части кадровых мероприятий.
3. Категория персонала — руководители, специалисты, рабочие, служащие. Используется в отчётах и в распределении затрат.
4. Профстандарт — если по ст. 195.3 ТК РФ применение стандарта обязательно (педагоги, медики, сварщики и т. д.).
5. Код для подбора — необязательный короткий код, по которому должность быстрее находится в списках.

Разряды и категории внутри одной должности

Если включён флажок разрядов, в карточке должности появляется закладка с перечнем разрядов. Создавать «Токарь 3 разряда» и «Токарь 5 разряда» отдельными элементами справочника не нужно — это одна должность с двумя разрядами.

Разряд выбирается уже в позиции штатного расписания. Так ФОТ по разрядам считается корректно, а в Т-3 строки идут раздельно.

Шаг 2. Создаём позицию штатного расписания

Дальше варианты расходятся — в зависимости от того, ведёте вы историю изменений или нет.

Вариант с историей изменений

1. Откройте Кадры → Штатное расписание и нажмите Изменить текущее штатное расписание — или создайте документ напрямую через Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания.
2. Поставьте дату изменения — число, с которого новая должность считается введённой. Обычно это дата из приказа.
3. Нажмите Добавить позицию (не «Изменить» — это для существующих).
4. Заполните карточку позиции (поля разобраны ниже) и запишите её.
5. Проведите документ и распечатайте приказ кнопкой Печать → Приказ об изменении штатного расписания.

Вариант без истории изменений

Здесь всё короче: Кадры → Штатное расписание → Создать → заполнили → Записать и закрыть. Позиция действует «всегда». Отчёт на прошлую дату показать уже не получится, поэтому для организаций с инспекционными проверками такой режим лучше не использовать.

Как заполнить карточку позиции

Карточка позиции — это то место, где новая должность превращается в реальную строку штатного расписания.

Основные реквизиты:

• Подразделение — обязательно. Одна и та же должность в двух подразделениях = две позиции.
• Должность — выбирается из справочника из шага 1.
• Разряд (категория) — если включена соответствующая настройка.
• Количество ставок — дробные значения допустимы: 0,5, 1,75, 2. Именно это число ограничивает приём сотрудников.
• График работы — пятидневка, сменный, неполное время. Подставится в приём по умолчанию.
• Вид занятости и Период действия — с какой даты позиция введена и, если нужно, когда закрывается.

Оплата труда:

• Начисление — обычно Оплата по окладу или Оплата по часовому тарифу.
• Размер: одно значение либо вилка «от — до» при включённом флажке вилки.
• Надбавки отдельными строками: надбавка за вредность, за стаж, районный коэффициент, северная надбавка.

Пример позиции: «Кладовщик, Склад №2, 2 ставки, оклад от 55 000 до 68 000 ₽, районный коэффициент 1,15». ФОТ по позиции при максимуме вилки — 68 000 × 2 × 1,15 = 156 400 ₽ в месяц.

Вилка окладов: зачем она нужна

Вилка задаёт допустимый диапазон. При приёме сотрудника с окладом вне диапазона ЗУП выдаст предупреждение о несоответствии штатному расписанию.

Проверить отклонения можно отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Соблюдение штатного расписания. Он покажет позиции, где фактический оклад вышел за границы или ставок занято больше, чем предусмотрено.

Особенности в других конфигурациях

Отсюда важный вывод: если вам нужно именно штатное расписание с ставками, вилкой и формой Т-3, «Бухгалтерия 3.0» не подойдёт. В БП 3.0 можно только завести должность для карточки сотрудника и трудового договора.

В ERP и КА 2 интерфейс почти совпадает с ЗУП 3.1, но раздел может называться Зарплата и кадры, а настройки лежат в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт.

Когда новую должность вводить не нужно

Экономит время чаще, чем сама инструкция:

• 🔁 Переименование должности. Нужен не новый элемент справочника, а документ изменения ШР: закрываем старую позицию, вводим новую, плюс кадровый перевод сотрудникам. Переименовывать элемент справочника «поверх» нельзя — исказится история и печатные формы прошлых периодов.
• ➕ Увеличение числа ставок. Должность та же — меняется только количество ставок в позиции.
• 👥 Внутреннее совместительство. Отдельная должность не создаётся, если она уже есть; нужна свободная ставка в позиции.
• 📍 Перевод в другое подразделение. Должность в справочнике одна, а позиций — по числу подразделений.
• 🧩 Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ). Оформляется начислением за совмещение, позиция ШР не меняется.

Отчёты для проверки результата

После проведения документа проверьте результат — это 2 минуты, а находит почти все ошибки ввода.

Все отчёты лежат в Кадры → Кадровые отчёты:

1. Штатное расписание (Т-3) — унифицированная форма по постановлению Госкомстата № 1. Укажите дату, на которую нужны данные, и найдите новую строку.
2. Анализ штатного расписания — сколько ставок занято, сколько свободно, какие позиции пустуют.
3. Соблюдение штатного расписания — отклонения факта от ШР: переборы по ставкам, оклады вне вилки.
4. Штатные сотрудники — кто и на какой позиции числится на дату.
5. Кадровая история сотрудников — проверка, что перевод на новую должность встал нужной датой.

Типичные ошибки

Как оформить сотрудника на новую должность

Позиция сама никого не трудоустраивает. Дальше нужен кадровый документ:

• Новый сотрудник → Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Должность и оклад подтянутся из позиции ШР.
• Действующий сотрудник → Кадровый перевод с датой не раньше даты введения позиции.
• Несколько человек разом → Приём на работу списком или Кадровый перевод списком (доступны при включённой настройке в кадровом учёте).

Частые вопросы

Коротко

• Должность заводится в Кадры → Должности, позиция — в Кадры → Штатное расписание.
• История изменений включается заранее; она даёт документы, приказы и Т-3 на любую дату.
• Количество ставок и вилка оклада управляют тем, что разрешено в приёме и переводе.
• Проверка — отчёты Штатное расписание (Т-3), Анализ штатного расписания, Соблюдение штатного расписания.
• В «Бухгалтерии 3.0» и УТ 11 штатного расписания нет — там только справочник должностей.