Учёт работ по обслуживанию в 1С: от номенклатуры до акта

Обслуживание в 1С добавляется как услуга: заводите позицию в справочнике «Номенклатура» с видом «Услуга», а выполненные работы оформляете документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с типом «Услуги». Выручка при проведении уходит на счёт 90.01, а затраты на ремонт и обслуживание вы собираете отдельно — на счёте 20.

Дальше всё держится на двух вещах: правильно настроенной номенклатуре услуги и дисциплине в сборе затрат. Если это сделать аккуратно, программа сама покажет рентабельность каждого вида работ. Разберём по шагам на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 — для сервисных компаний на этой конфигурации учёт услуг устроен одинаково.

Заводим услугу обслуживания в справочнике номенклатуры

Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите «Создать». В карточке новой позиции главное поле — «Вид номенклатуры». Для работ выберите значение с типом «Услуга», а не «Товар»: от этого зависит, как позиция будет вести себя в документах.

Чем услуга отличается от товара в карточке:

• 🔧 нет остатка на складе — услугу нельзя оприходовать и нельзя списать с остатков;
• 📄 в документе продажи она попадает в табличную часть «Услуги», а не «Товары»;
• 💰 счёт учёта доходов по умолчанию — 90.01.1, расходов — 90.02.1.

Заполните наименование так, чтобы его было удобно искать в списке: например, «Техническое обслуживание кондиционера», «Диагностика оборудования», «Выезд мастера». Если видов работ много, сгруппируйте их по папкам внутри справочника.

Счета учёта (90.01.1 для выручки, 90.02.1 для себестоимости) программа подставляет не из карточки, а из регистра «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно по ссылке в самой карточке номенклатуры или из раздела справочников. Там счета задаются сразу для всей номенклатурной группы, поэтому одной строкой вы настраиваете проводки для всех услуг направления — заводить счета в каждой карточке не нужно.

Если вы работаете с НДС, в карточке можно задать ставку по умолчанию. Для услуг, освобождённых от НДС, выберите соответствующую ставку, чтобы она автоматически подставлялась в акт. Проверьте заодно, что в наименовании для печати услуга названа так, как должна выглядеть в акте для клиента, — это отдельный реквизит карточки.

Оформляем акт на выполненные работы

Факт оказания услуги в 1С фиксирует документ реализации. Зайдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите «Реализация» и выберите вид операции «Услуги (акт, УПД)».

Порядок заполнения:

1. Укажите контрагента и договор. Если договора ещё нет — создайте прямо из поля выбора.
2. В табличную часть добавьте услугу обслуживания, которую завели на прошлом шаге.
3. Проставьте количество и цену. Сумма и НДС посчитаются сами.
4. Проверьте счета учёта: по кнопке в колонке «Счета учёта» видно, что выручка идёт на 90.01.1.
5. Проведите документ и при необходимости распечатайте акт или УПД.

При проведении сформируется проводка на выручку. Себестоимость в этот момент ещё не списывается — она появится позже, при закрытии месяца, когда программа соберёт все затраты на счёте 20.

Печатную форму выбирайте по тому, как оформлен документооборот с клиентом: обычный «Акт об оказании услуг» — если на услугу выставляется отдельный счёт-фактура, или «Универсальный передаточный документ» — если акт и счёт-фактура объединены в один бланк. Для работы без НДС достаточно акта.

Для разовых работ этого документа достаточно. Если видов работ в акте несколько, их можно сгруппировать и вывести в печатной форме построчно — это удобно, когда в один визит мастер сделал диагностику, ремонт и настройку.

Регулярное обслуживание: ежемесячные акты без ручного ввода

Абонентское обслуживание и плановые ТО по графику — отдельный сценарий. Каждый месяц по одному и тому же договору выставляется акт на фиксированную сумму, и вводить его заново неудобно.

Рабочих способа три:

1. Копирование документа. Откройте акт за прошлый месяц и создайте новый по кнопке «Скопировать» (или клавишей F9 из списка). Программа подставит того же контрагента, договор и услугу — останется поменять дату.
2. Шаблон договора с фиксированной суммой. В карточке договора задайте вид «С покупателем» и храните в нём согласованную стоимость обслуживания, чтобы не вспоминать её каждый месяц.
3. Если абонентов много, ведите список договоров обслуживания и раз в месяц создавайте акты по каждому из них.

Если по договору предусмотрена предоплата за несколько месяцев вперёд, всю сумму аванса не признавайте выручкой сразу: выручка возникает по мере оказания услуг, то есть ежемесячными актами. Это общее правило признания доходов по ПБУ 9/99.

Куда собираются затраты на обслуживание

Чтобы увидеть реальную прибыль от услуг, затраты на их выполнение нужно собирать на счёте 20 «Основное производство» по той же номенклатурной группе, что указана в услуге. Тогда при закрытии месяца программа сопоставит выручку и себестоимость по направлению.

Из чего складывается себестоимость работ:

Все эти суммы должны попасть в дебет счёта 20 с нужной номенклатурной группой. В документах затрат следите за аналитикой: если материалы спишутся на 20 без группы, отчёт по рентабельности их «потеряет».

Типовой набор проводок по циклу обслуживания выглядит так:

Себестоимость списывается на 90.02 регламентной операцией «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» при закрытии месяца, а не в момент акта.

Общехозяйственные расходы (аренда офиса, связь, бухгалтерия) на счёт 20 по услугам не относите — они собираются на счёте 26 и закрываются отдельно, способом из учётной политики. На прямую себестоимость конкретной услуги должны попадать только те затраты, которые относятся именно к её выполнению: материалы, оплата труда мастеров и взносы с неё. Если смешать прямые и косвенные расходы, рентабельность по направлениям перестанет отражать реальную картину.

Списываем материалы, израсходованные на ремонт

Запчасти и расходники, потраченные на обслуживание, списывают документом «Требование-накладная». Найти его можно в разделе Производство → Требования-накладные (в некоторых релизах пункт вынесен в раздел «Склад»).

Что заполнить:

1. На вкладке «Материалы» добавьте израсходованные позиции и количество.
2. Перейдите на вкладку «Счёт затрат» (или включите флажок «Счета затрат на закладке “Материалы”»).
3. Укажите счёт 20.01 и ту же номенклатурную группу, что и в услуге.
4. Проведите документ — материалы спишутся с кредита счёта 10 в дебет 20.

Если материалы вы списываете по каждому заказу отдельно, заводите требование-накладную на дату закрытия работ. Так себестоимость будет привязана к тому же периоду, что и выручка по акту.

Для материалов действует общий порядок оценки запасов по ФСБУ 5/2019: способ списания (по средней или ФИФО) задаётся в учётной политике и применяется ко всем складам одинаково.

Отчёты, по которым видно работу сервиса

После того как и выручка, и затраты собраны, картину дают стандартные отчёты. Все они открываются из раздела Отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 — общая выручка, себестоимость и финансовый результат по услугам.
• 📈 Анализ субконто по номенклатурной группе «Обслуживание» — все обороты по направлению в одном окне.
• 🧾 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 20 — что именно собралось в себестоимости до закрытия месяца.

Чтобы отчёт показывал данные в разрезе услуг, в настройке (кнопка «Показать настройки») добавьте группировку по субконто «Номенклатурные группы» или «Номенклатура». Период укажите за месяц или квартал — в зависимости от того, что анализируете.

Если нужно сверить, все ли акты проведены и нет ли «зависших» затрат на счёте 20 после закрытия месяца, достаточно открыть ОСВ по счёту 20: остаток на конец периода по закрытой группе должен быть нулевым.

Как посчитать рентабельность услуг

Готовую рентабельность по каждому виду работ показывает отчёт «Валовая прибыль». Откройте его в разделе отчётов для руководителя (Руководителю → Валовая прибыль; в части релизов отчёт называется схоже и лежит там же).

Отчёт сам сопоставляет выручку и себестоимость и выводит три показателя по каждой номенклатурной группе или покупателю:

• выручку за период;
• себестоимость;
• валовую прибыль и рентабельность в процентах.

Рентабельность здесь считается как отношение валовой прибыли к выручке. Например, при выручке 100 000 ₽ и себестоимости 60 000 ₽ валовая прибыль равна 40 000 ₽, а рентабельность — 40 000 / 100 000 = 40 %.

Чтобы цифры были честными, перед анализом убедитесь, что настройка готова. Короткий чек-лист:

Что чаще всего настраивают неправильно

Ошибки в учёте услуг почти всегда сводятся к рассогласованию аналитики. Разберём, что ломает отчёты:

Ещё одна частая ситуация — разные номенклатурные группы на выручке и затратах из-за того, что услугу и материалы заводили в разное время. Сделайте одну группу на направление и используйте её везде: это главное правило, на котором держится весь учёт обслуживания.

Частые вопросы