Новая хозяйственная операция в Управлении торговлей 11: где включить и как оформить

Чтобы добавить операцию в 1С УТ 11, её почти никогда не нужно создавать. Список хозяйственных операций в документах Управления торговлей фиксирован, а «лишние» варианты просто скрыты. Новая операция появляется в поле Хозяйственная операция после того, как вы включите нужную функциональную опцию в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Дальше остаётся создать документ и выбрать её из списка.

Есть три сценария, и их стоит различать сразу. Операция уже есть в списке — просто создаёте документ. Операции нет, но программа её умеет — включаете опцию. Программа такую операцию не поддерживает совсем — заводите статью доходов или расходов либо заказываете доработку.

Что подготовить до добавления операции

Начните с двух вещей: прав пользователя и настроек разделов. Без них в списке операций будет не хватать вариантов, а кнопка «Создать» может быть неактивна.

Права пользователя

Права в УТ 11 выдаются через профили групп доступа. Открыть их можно в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

• 👤 У менеджера по закупкам должен быть профиль, который разрешает создавать и проводить документы закупки.
• 🔒 Если включено ограничение доступа на уровне записей, пользователь видит только «свои» организации и склады. Тогда операция есть, но выбрать нужный склад нельзя.
• ⚙️ Менять настройки разделов может только пользователь с полными правами. Рядовой сотрудник флажок опции не увидит.

Функциональные опции разделов

Каждый раздел программы — Закупки, Продажи, Склад и доставка, Казначейство и взаиморасчёты — имеет свою страницу настроек в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Флажки на этих страницах и включают дополнительные операции.

Какой документ выбрать под операцию

В УТ 11 операция — это не отдельный объект, а значение поля внутри документа. Один документ «Поступление товаров и услуг» оформляет и обычную закупку, и импорт, и приём на комиссию. Поэтому сначала выберите документ, а потом операцию в нём.

Документы движения денег тоже содержат поле Хозяйственная операция. В списании безналичных это, например, «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётнику», «Прочий расход денежных средств». От выбранного значения зависит, какие поля откроются ниже: договор, подотчётное лицо или статья расходов.

Если операции нет в программе совсем

Бывает, что бизнесу нужна операция, которой нет в типовой УТ 11 даже после включения всех опций. Варианты от простого к сложному:

1. Статья расходов или доходов. Если нужен новый вид прочих затрат — услуги охраны, штрафы, расходы на рекламу, — заведите статью в разделе Финансовый результат и контроллинг. Операция в документе останется типовой, а аналитика будет своя.
2. Дополнительный реквизит. Если нужно лишь различать документы внутри одной операции — например, «закупка под проект», — добавьте к документу дополнительный реквизит со списком значений.
3. Расширение конфигурации . Если нужна своя логика проведения, программист пишет расширение. Типовая конфигурация не меняется, и обновления ставятся без пересравнения.
4. Изменение конфигурации. Крайний вариант. После снятия с поддержки каждое обновление придётся сравнивать вручную.

Пошагово: поступление товаров от поставщика

Разберём самую частую операцию — обычную закупку. Остальные операции оформляются по той же логике, меняются только поля.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте раздел Закупки и список документов закупки.
2. Нажмите Создать и выберите «Поступление товаров и услуг». Если в базе работают с заказами, удобнее открыть заказ поставщику и создать поступление на его основании — шапка и товары заполнятся сами.

Шаг 2. Выберите хозяйственную операцию

В шапке документа найдите поле Хозяйственная операция и выберите «Закупка у поставщика». Если поле не видно, в базе включена только одна операция, и программа подставляет её сама.

Шаг 3. Заполните шапку

• 🏢 Организация — от чьего имени принимаете товар.
• 🤝 Поставщик и контрагент — партнёр и его юрлицо. Если у партнёра одно юрлицо, оно подставится само.
• 📄 Договор — нужен, если в настройках закупок включён учёт по договорам.
• 🏬 Склад — куда пришёл товар.
• 🧾 Номер и дата входящего документа — реквизиты накладной поставщика. Они пойдут в книгу покупок и в обмен с бухгалтерией.

Шаг 4. Заполните товары

На вкладке Товары добавьте строки: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма считается автоматически. Пример: 40 коробок по 1 250 руб. с НДС 20% «в том числе» — сумма 50 000 руб., из них НДС 8 333,33 руб.

Шаг 5. Проверьте счёт-фактуру и проведите

Внизу формы есть ссылка на регистрацию счёта-фактуры полученного. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика — без этого НДС к вычету не попадёт в книгу покупок. Затем нажмите Провести и закрыть.

Розничные продажи: какие операции появляются

Розница в УТ 11 устроена иначе, чем оптовая реализация. Отгрузка покупателю не оформляется документом на каждую покупку — её собирает кассовая смена.

Если касса подключена к 1С

1. Кассир открывает рабочее место кассира в разделе Продажи и открывает смену.
2. Каждая продажа — это чек. Чеки пробиваются через подключённую ККТ.
3. При закрытии смены программа сама создаёт отчёт о розничных продажах. Он списывает товар со склада магазина и фиксирует выручку.

Если касса работает отдельно

Тогда чеков в 1С нет. В конце смены отчёт о розничных продажах вводят вручную или загружают из кассовой программы. В нём указывают магазин, кассу и проданный товар с суммами.

Деньги из кассы ККМ

Выручка из кассы ККМ сдаётся в операционную кассу или инкассируется в банк. Для этого в приходном кассовом ордере есть отдельная хозяйственная операция — поступление из кассы ККМ. Её выбирают в поле операции, а в документе указывают кассу ККМ, из которой пришли деньги.

• 🛒 Возврат от розничного покупателя в день покупки — оформляется чеком на возврат в той же смене.
• 📅 Возврат в другой день — отдельным документом возврата, с выдачей денег из кассы.
• 💳 Оплата картой — нужен договор эквайринга, иначе деньги по карте не попадут на расчётный счёт.

Как ускорить повторяющиеся операции

Если одну и ту же операцию оформляют каждый день, вручную заполнять каждый документ незачем.

Копирование и ввод на основании

• 📋 Копирование — кнопка Скопировать в списке или клавиша F9. Копия получает новую дату и номер, остальное повторяется. Подходит для ежемесячной аренды или закупки одного и того же набора.
• 🔗 Ввод на основании — поступление из заказа поставщику, реализация из заказа клиента, возврат из реализации. Цепочка связывает документы, и отчёты видят, что исполнено.

Скопированный документ сразу не проводите: проверьте дату, номер входящего документа и количество. Иначе получите задвоение остатков и расчётов.

Загрузка товаров из файла

Длинную накладную поставщика можно не набивать руками. В табличной части товаров есть команда загрузки из внешнего файла: таблица Excel вставляется, а программа сопоставляет колонки с номенклатурой по артикулу или наименованию.

Обработки и регламентные задания

• 🔁 Обмен с банком загружает выписки и создаёт документы списания и поступления денег с нужной операцией.
• 📥 Электронный документооборот создаёт поступление прямо из входящей накладной: ни шапку, ни товары вводить не надо.
• 🧩 Поля, которых нет в типовом документе, добавляют без программиста: в разделе НСИ и администрирование → Общие настройки включаются дополнительные реквизиты и сведения.

Ошибки при оформлении операций и как их исправить

Отчёты для контроля операций

Проведённый документ — ещё не гарантия правильного учёта. Сверьте итог операции в отчётах, особенно в первые недели работы с новой операцией.

Из открытого документа можно посмотреть его движения. Команда находится в меню отчётов документа или под кнопкой Ещё. Там видно, какие регистры изменил документ: товары на складах, расчёты с партнёрами, себестоимость. Это самый быстрый способ понять, правильно ли выбрана операция: при приёме на комиссию, например, в расчётах с поставщиком не должно быть долга по обычной закупке.

Связь операций с бухгалтерией и другими системами

УТ 11 — управленческая программа. Бухгалтерский и налоговый учёт обычно ведут в 1С:Бухгалтерии 3.0, а документы туда передают обменом.

Обмен с 1С:Бухгалтерией

Обмен настраивают в НСИ и администрирование → Синхронизация данных. Каждая операция УТ превращается в свой документ БП: поступление с операцией «Закупка у поставщика» — в поступление товаров, реализация — в реализацию, приём на комиссию — в поступление с видом операции для комиссионных товаров.

• ⚠️ Новую операцию сначала проверьте на одном документе: выгрузите его и посмотрите, как он лёг в бухгалтерии.
• 🔁 Правки делайте в УТ. Исправленный в БП документ при следующем обмене может быть перезаписан данными из УТ.

Другие внешние системы

Частые вопросы