Добавление новой организации в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей

Чтобы завести организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте раздел Главное → Организации и нажмите «Создать». Дальше программа спросит вид — юридическое лицо или ИП — и предложит заполнить карточку. Если подключена интернет-поддержка, достаточно ввести ИНН: наименование, КПП, ОГРН и адрес подтянутся из базы ФНС автоматически.

Карточка организации — это фундамент учёта. От неё зависят система налогообложения, учётная политика, нумерация документов и реквизиты в печатных формах. Ошибка в ИНН или в выбранном режиме налогообложения всплывёт позже — в декларациях и счетах-фактурах, поэтому реквизиты лучше проверить сразу. Ниже разберём порядок для ООО и ИП, отличия в 1С:Управлении торговлей 11 и как потом исправить или удалить лишнюю запись.

Что подготовить перед вводом

Соберите реквизиты заранее — их удобно взять из выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП, уведомления о постановке на учёт и договора с банком.

• 🧾 ИНН и КПП — для ООО обязательны оба, у ИП КПП нет.
• 📄 ОГРН (для ИП — ОГРНИП) и дата регистрации.
• 🏦 Банковский счёт: номер, БИК банка, корреспондентский счёт.
• 💼 Система налогообложения: ОСН, УСН «доходы» или «доходы минус расходы», для ИП — ещё патент или совмещение.
• 🧑‍💼 Ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер, кассир — для подписей в документах.
• 🏢 Юридический и фактический адрес, телефон, код налогового органа.

Добавляем организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3

Порядок одинаковый при первом запуске базы и при добавлении второй-третьей компании.

1. Откройте Главное → Организации. При самом первом входе в пустую базу программа часто предлагает создать организацию сразу — можно воспользоваться этим приглашением.
2. Нажмите «Создать». Программа спросит, кого вы заводите: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. Выбор меняет набор полей в карточке.
3. Если доступно автозаполнение — введите ИНН в соответствующее поле и нажмите «Заполнить по ИНН». Наименование, КПП, ОГРН, адрес и код ИФНС подставятся автоматически. Без интернет-поддержки заполняйте эти поля вручную.
4. Проверьте и при необходимости поправьте сокращённое и полное наименование — именно сокращённое попадает в большинство печатных форм.
5. Укажите систему налогообложения. Для этого в карточке есть ссылка на настройку налогов и отчётов (Налоги и отчёты): выберите ОСН или УСН, для упрощёнки — объект налогообложения и ставку.
6. Заполните банковский счёт: по БИК программа сама подставит название банка и корсчёт из встроенного классификатора. Один счёт можно пометить основным.
7. Внесите ответственных лиц — руководителя, главбуха, кассира. Они берутся из справочника физических лиц; если человека там нет, создайте его прямо из карточки.
8. Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть».

Если в базе уже есть одна организация и вы добавляете вторую, задайте каждой свой префикс в карточке. Префикс — одна-две буквы, которые программа подставляет перед номером документа. Без него счета и накладные разных компаний получат пересекающуюся нумерацию, и в выписке «№ 1 от…» будет не ясно, чья она. Префикс задаётся один раз и дальше работает автоматически.

Для аккуратных печатных форм добавьте в карточку логотип, факсимиле подписи руководителя и изображение печати — их можно загрузить из файлов. Тогда счета и акты будут выходить сразу с оттиском и подписью, без ручной допечатки. Это необязательный шаг, но он экономит время при выставлении документов клиентам.

После записи загляните в раздел учётной политики (ссылка Учётная политика в той же карточке или в Главное → Учётная политика): проверьте метод оценки МПЗ, способ учёта затрат и, для ОСН, порядок расчёта амортизации. Эти настройки программа частично предлагает по умолчанию, но они влияют на проводки с первого же документа.

Чем отличается добавление ИП

У индивидуального предпринимателя часть реквизитов юрлица просто отсутствует, и карточка это учитывает.

• У ИП нет КПП — поле скрыто или недоступно.
• Вместо ОГРН вводится ОГРНИП (15 цифр против 13 у ОГРН).
• ИНН состоит из 12 цифр, а не из 10, как у организаций.
• Нет уставного капитала и ответственного за него — предприниматель отвечает сам.
• В наименование попадает ФИО: «ИП Иванов Иван Иванович».

Для ИП на ОСН программа дополнительно ведёт книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) и помогает с расчётом НДФЛ с предпринимательской деятельности. Если ИП на патенте или совмещает УСН и патент — это тоже указывается в настройке налогов: там появятся поля для патентов с их сроками и суммой.

Как проверить, что данные введены верно

Пустую или с опечаткой карточку программа пропустит, а отчётность потом не сойдётся. Потратьте минуту на проверку.

• Разрядность ИНН. 10 цифр — организация, 12 — ИП. Если ввели 12 цифр для ООО, вы, скорее всего, выбрали не тот вид.
• КПП. Для ООО обязателен; по обособленным подразделениям КПП свой.
• Код ИФНС. Первые четыре цифры КПП обычно совпадают с кодом налоговой — быстрый способ заметить опечатку.
• Банковский счёт. Проверьте, что корсчёт и БИК подставились автоматически; ручной ввод с ошибкой в БИК приведёт к отклонению платёжек.
• Система налогообложения. Откройте Налоги и отчёты и убедитесь, что режим и дата его применения верны.

Если подключён 1С:Контрагент, нажмите в карточке проверку контрагента/реквизитов — сервис сверит ИНН и КПП с базой ФНС и подсветит расхождения. Это надёжнее визуальной сверки.

Ещё две детали, которые часто упускают при первом вводе:

• Дата, с которой ведётся учёт. Если организация существует давно, а базу вы начинаете вести с середины года, корректно внесите входящие остатки через Главное → Помощник ввода остатков. Пустая карточка без остатков означает учёт «с нуля».
• Ответственные лица с датой. Руководитель и главбух привязываются к периоду: при смене директора не затирайте старую запись, а добавьте новую с новой датой — тогда в документах прошлых периодов останется прежняя подпись.

Добавление организации в 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 путь другой, и есть важный предварительный шаг: по умолчанию учёт может вестись по одной организации, и справочник в меню не показан.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки НСИ и разделов → Предприятие.
2. Включите флажок «Несколько организаций» (название может отличаться между релизами — ищите в группе настроек предприятия). После этого справочник станет доступен.
3. Перейдите в НСИ и администрирование → НСИ → Организации и нажмите «Создать».
4. Выберите вид — юрлицо или ИП — и заполните реквизиты так же, как в Бухгалтерии: ИНН, КПП, наименование, банковский счёт.
5. Задайте учётную политику организации — в УТ она отвечает за налоговые настройки и валюту регламентированного учёта.

Если вы настраиваете обмен УТ с Бухгалтерией, следите, чтобы организация в обеих базах имела один и тот же ИНН. Синхронизация сопоставляет компании как раз по ИНН; расхождение приведёт к тому, что документы из торговой базы либо не найдут организацию, либо создадут её дубль. Поэтому заводить организацию лучше в одной базе, а во вторую переносить обменом.

Частые ошибки при вводе и как их избежать

Отдельно про КПП обособленных подразделений: если у компании есть филиалы, по ним заводят не новую организацию, а подразделение с собственным КПП. Создавать под каждый филиал отдельную организацию не нужно — это разнесёт учёт и усложнит отчётность.

Как отредактировать или удалить организацию

Чтобы изменить реквизиты — например, компания сменила адрес или банк — откройте карточку из справочника Организации двойным щелчком, внесите правки и запишите. Изменения вступают в силу с текущей даты; задним числом правят только явные опечатки в ИНН или наименовании.

Частый вопрос — что делать при переименовании. Если компания сменила название, но ИНН остался прежним, новую организацию заводить не нужно: это та же фирма. Откройте карточку и поправьте наименование. А вот реорганизация со сменой ИНН (например, преобразование ИП в ООО) — это уже новое юрлицо, и для него создают отдельную карточку, остатки переносят помощником ввода остатков.

Удалить организацию напрямую нельзя, если по ней есть хотя бы один документ или проводка. Порядок безопасного удаления такой:

1. В списке Организации выделите запись и нажмите «Пометить на удаление» (клавиша Del или команда в контекстном меню). Карточка станет неактивной, но из базы не исчезнет.
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Запустите удаление. Программа проверит ссылки: если на организацию ссылаются документы, она покажет список и не даст удалить — это защита от разрушения учёта.
4. Если организация действительно лишняя и документов по ней нет — удаление пройдёт.

Нужно ли загружать организации из Excel

Короткий ответ: почти никогда. Организаций в базе обычно одна-три, и ручной ввод через карточку быстрее любой загрузки. Массовый импорт из Excel оправдан для справочников на сотни и тысячи строк — номенклатуры, контрагентов, физлиц, — но не для организаций.

Если у вас всё же десятки юрлиц (например, в учёте группы компаний), есть два рабочих пути:

• Обмен между базами 1С. Если организации уже заведены в другой базе — ЗУП, УТ, Рознице, — перенесите их синхронизацией, а не вводом заново. Так сохранятся коды и связи.
• Загрузка из табличного документа. Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа» умеет создавать элементы справочника по колонкам Excel. Для организаций это обработка для подготовленного специалиста: нужно вручную сопоставить поля (ИНН, КПП, наименование) и быть готовым дозаполнить реквизиты, которые обработка не переносит, — банковские счета, учётную политику, ответственных лиц.

Частые вопросы