Заводим новую организацию в базе 1С: от реквизитов до проверки

Организации в 1С:Бухгалтерии живут в справочнике Главное → Организации. Чтобы добавить новую фирму, откройте этот справочник, нажмите Создать, выберите «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» и заполните карточку — вручную или автоматически по ИНН из ЕГРЮЛ.

Если в базе пока одна фирма и справочник не открывается как список, сначала включите учёт по нескольким организациям в настройках функциональности. Ниже — где это сделать, какие реквизиты подготовить, как завести карточку в «Бухгалтерии», ЗУП и «Управлении торговлей», и как убедиться, что организация заведена без ошибок.

Что подготовить перед заведением карточки

Минимум, без которого организацию не создать, — ИНН и наименование. Но чтобы не возвращаться к карточке потом, соберите данные заранее из учредительных документов и выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

ИП и юрлицо различаются набором полей. У предпринимателя ИНН из 12 цифр, нет КПП, вместо ОГРН — ОГРНИП, а в системах налогообложения добавляются патент и НПД. Если выберете не тот тип, часть реквизитов просто некуда будет вписать — поэтому тип задаётся первым.

Где добавить организацию в разных конфигурациях

Расположение справочника зависит от конфигурации, но логика одна: открыть список организаций и создать новую запись. Пути в актуальных конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» стабильны.

Набор полей в карточке зависит от конфигурации. В «Бухгалтерии» акцент на налоговом учёте: система налогообложения, учётная политика, счета. В ЗУП добавляются «зарплатные» реквизиты — регистрация в налоговом органе и территориальном отделении СФР, тариф страховых взносов. В «Управлении торговлей» карточка проще: реквизиты нужны в основном для печати документов и взаиморасчётов. Поэтому одну и ту же фирму в базах разного назначения заполняют с разным набором данных.

Если в «Бухгалтерии» пункт Организации открывает сразу одну карточку, а не список, значит, учёт по нескольким фирмам выключен. Включается он так:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку Организации.
3. Установите флаг Несколько организаций.

После этого Главное → Организации открывается как список, и кнопка Создать становится доступна. Выключать этот флаг обратно, когда в базе уже несколько фирм, нельзя — программа его просто не даст снять.

В ЗУП и «Управлении торговлей» многофирменный учёт включается в настройках так же — соответствующий флаг ищите в разделе настроек предприятия или организаций.

Три способа получить организацию в базе

Карточка может появиться в базе тремя путями, и выбор зависит от того, с чего вы начинаете.

Ручное заполнение. Самый универсальный вариант: открываете пустую карточку и вносите реквизиты сами. Подходит, когда интернета нет или данных по ИНН в ЕГРЮЛ ещё нет (например, у только что зарегистрированной фирмы).

Автозаполнение по ИНН. Вводите один ИНН, и программа подтягивает наименование, адрес и регистрационные данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Быстро и без опечаток, но нужен доступ к сервису 1С:Контрагент.

Перенос из другой базы. Если вы переходите с прежней конфигурации или объединяете учёт, организация приезжает вместе с данными при загрузке — отдельно заводить её не нужно. Здесь задача обратная: проверить, что после переноса не появилось двух карточек одной фирмы.

Для нового учёта на практике комбинируют первые два способа: основные реквизиты тянут по ИНН, а налоговый режим, счета и ответственных лиц дозаполняют руками.

Как завести организацию вручную

Ручной способ подходит всегда: интернет не нужен, вы контролируете каждое поле. Порядок в карточке «Бухгалтерии» такой.

1. В списке организаций нажмите Создать.
2. Выберите тип: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель.
3. Укажите систему налогообложения — от неё зависят доступные счета и учётная политика.
4. Впишите наименования: краткое пойдёт в документы, полное — в печатные формы и отчётность.
5. Заполните ИНН, КПП, ОГРН и дату регистрации из выписки.
6. Внесите адреса. Юридический адрес обязателен; фактический и для корреспонденции заполняйте, если отличаются.
7. Раскройте блок с кодами (ОКВЭД, ОКПО, ОКТМО) и реквизитами инспекций — они нужны для отчётности.
8. Запишите карточку кнопкой Записать, чтобы стали доступны вложенные справочники — счета, подразделения, ответственные лица.

Наименование в документах («Организация») — это краткое название. Длинное официальное имя с организационно-правовой формой задаётся отдельным полем и используется только в печатных формах, поэтому не дублируйте в коротком названии слова «Общество с ограниченной ответственностью».

Автозаполнение по ИНН из ЕГРЮЛ

Чтобы не вбивать реквизиты руками, 1С может подтянуть их из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по одному ИНН. Для этого нужны две вещи: подключённая интернет-поддержка (учётная запись на портале 1С) и доступ к сервису 1С:Контрагент. Сервис входит в договор ИТС уровня ПРОФ либо оплачивается отдельно.

Как заполнить карточку автоматически:

1. В новой карточке организации найдите поле ИНН вверху формы.
2. Введите ИНН (для юрлица — ещё и КПП).
3. Нажмите кнопку заполнения по ИНН рядом с полем.

Программа обратится к базе ФНС и подставит наименование, ОГРН, адрес, дату регистрации и сведения о руководителе. Вам останется проверить данные, указать систему налогообложения (её в ЕГРЮЛ нет) и реквизиты банка.

Для ИП всё работает так же, только по 12-значному ИНН подтягиваются ФИО, ОГРНИП и дата регистрации из ЕГРИП. КПП у предпринимателя нет, поэтому поле остаётся пустым — это нормально.

Автозаполнение экономит время, но не отменяет сверку. Данные в ЕГРЮЛ обновляются с задержкой, и свежие изменения (например, новый адрес) могут ещё не подтянуться. Сверяйте результат с актуальной выпиской.

Что ещё настроить в карточке

Основные реквизиты — это половина дела. Чтобы организация корректно работала в документах и печатных формах, заполните вложенные блоки карточки.

Банковские счета. Откройте список банковских счетов организации и добавьте расчётный счёт. По введённому БИК программа сама подставит наименование банка и корреспондентский счёт из классификатора — вручную эти поля заполнять не нужно. Остаётся вписать номер счёта. Один из счетов отметьте основным: он будет подставляться в платёжные документы по умолчанию. Если счетов несколько — скажем, рублёвый и валютный, — основным логично сделать тот, через который идёт большинство платежей.

Ответственные лица. Руководитель, главный бухгалтер и кассир подставляются в подписи печатных форм. Их указывают в блоке ответственных лиц записями с датой начала действия — так в документах прошлых периодов останутся прежние подписанты, а в новых появятся текущие. Это важно при смене директора или главбуха: не нужно переделывать старые документы, достаточно добавить новую запись с актуальной датой. Сотрудники для этих ролей берутся из справочника физических лиц, поэтому при первом заведении их, возможно, придётся создать.

Логотип, печать и подписи. На отдельной вкладке загружают изображение логотипа, факсимиле печати и подписей. Это нужно для печати счетов и УПД сразу с реквизитами — удобно при безбумажном согласовании, но для бухгалтерского учёта необязательно.

Учётная политика. После выбора системы налогообложения проверьте, что учётная политика заполнена: методы оценки запасов, порядок учёта НДС, параметры налога на прибыль. Политику заводят с привязкой к году, поэтому для каждого нового года её при необходимости продлевают или уточняют. Без заполненной политики документы будут проводиться с ошибками.

Как проверить, что организация заведена верно

Перед тем как заводить документы, потратьте пять минут на проверку. Ошибку в реквизитах проще исправить в пустой карточке, чем после сотни проведённых операций.

• Сверьте ИНН, КПП и ОГРН с выпиской ЕГРЮЛ символ в символ. Опечатка в ИНН всплывёт при первой же сдаче отчётности.
• Сформируйте любой документ (например, счёт покупателю) и посмотрите печатную форму: в шапке должны быть верное наименование, адрес и банковские реквизиты.
• Проверьте, что указана система налогообложения и заполнена учётная политика — иначе проведение документов будет вылетать с сообщением о незаполненных настройках.
• Убедитесь, что организация подставляется в новые документы. Если фирм несколько, нужную задают основной в настройках, чтобы не выбирать её вручную каждый раз.
• Проверьте реквизиты инспекции и коды статистики, если планируете сдавать отчётность из этой базы. Неверный код ИФНС или ОКТМО приведёт к тому, что отчёт уйдёт не в ту инспекцию или не пройдёт форматный контроль.
• Если фирма зарегистрирована в середине года, проверьте дату регистрации — от неё зависит, с какого периода программа ждёт движения и остатки.

Частые ошибки при добавлении организации

Большинство проблем возникает не при создании карточки, а позже — когда выясняется, что что-то не заполнено или заполнено неверно.

Не включён многофирменный учёт. Справочник открывается одной карточкой, кнопки Создать нет. Решение — флаг Несколько организаций в функциональности (см. выше).

Неверный тип организации. Для ИП выбрали «Юридическое лицо» и ищете поле ОГРНИП, которого нет. Тип меняют в уже созданной карточке не всегда корректно — проще удалить черновую запись и создать заново с нужным типом.

Пустая система налогообложения или учётная политика. Документы не проводятся, 1С требует заполнить настройки. Вернитесь в карточку и укажите режим и параметры политики до начала работы.

Дубль организации. В базе появились две похожие карточки, и документы разошлись по обеим. Остатки и отчётность «разъезжаются». Лишнюю карточку помечают на удаление, но удалить её получится только если по ней нет ни одного документа.

Автозаполнение не сработало. Кнопка по ИНН ничего не подставляет — почти всегда это отсутствие доступа к 1С:Контрагент или к интернет-поддержке. Заполняйте вручную, а сервис подключите отдельно.

Частые вопросы