Добавляем новое подразделение в справочник 1С

Отдел в 1С — это элемент справочника «Подразделения». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Зарплата и кадры, в 1С:ЗУП 3.1 — в разделе Настройка. Открываете список, нажимаете «Создать», вводите название и записываете. На всё — минута.

Сложности начинаются дальше: куда поставить отдел в иерархии, кого назначить руководителем, нужно ли отмечать его обособленным. От этих галочек зависит, правильно ли сформируются штатное расписание, расчётные листки и отчётность по НДФЛ и взносам. Ниже — как завести подразделение так, чтобы потом не переделывать.

Справочник иерархический: отделы можно вкладывать друг в друга и строить структуру предприятия любой глубины. Удалять заполненные подразделения нельзя, поэтому имя и подчинение лучше продумать сразу.

Где создаётся подразделение в разных конфигурациях

Путь к справочнику зависит от программы. Названия разделов в типовых конфигурациях на платформе 8.3 стабильны:

Если в Бухгалтерии раздел Зарплата и кадры не виден, значит в настройках учёта отключён кадровый блок. Включается в Главное → Функциональность на закладке с кадровым учётом.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации справочник называется «Структура предприятия» и используется шире: по подразделениям ведут не только зарплату, но и бюджетирование, производственные затраты, права доступа . Логика создания элемента та же — «Создать», наименование, место в иерархии, — но полей в карточке больше, и часть из них относится к производству, а не к кадрам.

Что подготовить до заполнения карточки

Перед тем как создавать отдел, стоит собрать несколько данных — иначе карточку придётся открывать повторно.

• 📝 Точное название — как в приказе об утверждении структуры. Оно попадёт в штатное расписание, табель и расчётные листки.
• 🏢 Организация — если в базе их несколько, подразделение привязывается к конкретному юрлицу.
• 🔀 Вышестоящий отдел — если новый отдел входит в состав другого (например, «Отдел продаж» внутри «Коммерческой службы»).
• 👤 Руководитель — сотрудник, который будет значиться начальником отдела.
• 📍 Признак обособленности — находится ли отдел по другому адресу с отдельной постановкой на учёт в налоговой.
• 💰 Способ отражения в бухучёте — на какой счёт затрат списывать зарплату отдела (26, 44, 20 и т. д.), если он отличается от общего по организации.

Если ведёте штатное расписание, продумайте заранее и список должностей отдела: их добавляют уже после создания подразделения, отдельными позициями штатки. Для нового отдела без штатки сотрудника можно принять напрямую, указав должность в приёме.

Отдельно решите, в какой местности работает отдел. В 1С:ЗУП территория и подразделение — разные сущности: территория отвечает за районный коэффициент и условия труда по адресу, подразделение — за структуру. Если отдел находится в районе с коэффициентом, одной записи о подразделении мало — понадобится ещё и территория.

Пошаговое добавление отдела

Разберём на примере 1С:ЗУП 3.1 — в Бухгалтерии логика та же, отличается только путь к списку.

1. Откройте список: Настройка → Подразделения.
2. Нажмите кнопку «Создать» в командной панели списка.
3. В поле «Наименование» введите название отдела.
4. Выберите организацию, если в базе их больше одной.
5. При необходимости укажите вышестоящее подразделение — тогда новый отдел встанет внутри него.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Отдел появится в списке. Проверьте, что подразделение создано в нужной организации — переключить привязку у заполненного подразделения с движениями уже не получится, придётся закрывать старое и заводить новое.

В карточке подразделения в ЗУП есть и необязательные настройки, которые удобно задать сразу:

• Способ отражения зарплаты в бухучёте — если зарплата этого отдела должна ложиться на отдельный счёт затрат (например, administrativный персонал на 26, а торговый на 44), укажите способ отражения в карточке. Тогда при синхронизации с Бухгалтерией проводки по отделу встанут на нужный счёт автоматически, без ручной правки.
• Вышестоящее подразделение — заполняется, если отдел входит в более крупную структуру (см. раздел про иерархию).

Если ничего из этого не задано, зарплата отдела отразится по общему способу, заданному для организации, а сам отдел встанет в корень структуры.

После записи отдел можно сразу использовать: принимать в него сотрудников кадровым приёмом, добавлять в штатное расписание, указывать в начислениях. Если список подразделений открыт в соседнем окне, обновите его — новый отдел появится после записи карточки.

Иерархия и подчинённость отделов

Справочник подразделений иерархический, поэтому структуру предприятия в нём можно выстроить как дерево: управление → служба → отдел → группа.

Есть два способа задать подчинение:

• При создании — в карточке указать вышестоящее подразделение (поле-родитель).
• Позже — выделить отдел в списке и командой перемещения в группе перенести его внутрь другого подразделения. В командной панели списка эта команда меняет родителя у выделенного элемента.

Чтобы увидеть всю структуру наглядно, включите в списке режим отображения иерархией — отделы свернутся в дерево с раскрывающимися узлами. В ЗУП структуру предприятия также можно смотреть отдельным отчётом по штатному расписанию.

Переподчинение отдела не меняет историю уже проведённых документов: сотрудники, принятые в отдел ранее, остаются в нём, меняется только его место в дереве.

Структура отделов работает на отчёты. Расчётная ведомость, свод начислений и удержаний, отчёты по численности и штатному расписанию умеют группироваться по подразделениям. Чем аккуратнее дерево, тем читабельнее своды: зарплата по «Коммерческой службе» свернётся в один блок с расшифровкой по входящим отделам. Поэтому имеет смысл сразу закладывать ту структуру, в разрезе которой руководство хочет видеть расходы на персонал.

Руководитель отдела и ответственные лица

Не путайте две разные вещи:

• Ответственные лица организации (руководитель, главный бухгалтер, кассир) задаются на уровне всего юрлица и подставляются в документы и отчётность. Это настройка карточки организации, а не отдела.
• Руководитель конкретного подразделения — это сотрудник, который возглавляет отдел.

В ЗУП 3.1 руководитель подразделения обычно назначается тем, что сотрудника принимают (или переводят) на должность начальника этого отдела. Отдельно «назначать» его в карточке подразделения не требуется — программа определяет руководителя по занимаемой должности и месту работы. Если в отделе формально несколько руководящих позиций, начальником отдела будет считаться тот, чья должность отмечена как руководящая в структуре.

Руководитель отдела важен не только для структуры: от него зависят согласования в документообороте, подписи в части кадровых форм и доступ к данным своих подчинённых (в версиях КОРП).

Ответственные лица организации заполняются один раз и действуют на всю фирму. Их реквизиты подставляются в печатные формы расчётных документов и в регламентированную отчётность, поэтому при смене директора или главбуха правят именно карточку организации, а не отделы. Руководитель подразделения на эти подписи не влияет — он отвечает за свой участок, а не за отчётность юрлица.

Обособленное подразделение: особая настройка

Самый ответственный случай — когда отдел находится по другому адресу и ставится на учёт в налоговой отдельно. Обычный отдел и обособленное подразделение (ОП) заполняются по-разному, и ошибка здесь приводит к неверной сдаче отчётности.

Обособленное подразделение в понимании закона (ст. 55 ГК РФ, ст. 83 НК РФ) — это подразделение по адресу, отличному от головного, где оборудованы рабочие места на срок больше месяца. Такое ОП организация ставит на учёт в ИФНС по его месту нахождения.

В карточке подразделения для этого есть признак обособленности и поля для реквизитов налогового учёта:

• отметка, что это обособленное подразделение;
• его КПП и код налогового органа по месту постановки на учёт;
• признак, выделено ли ОП на отдельный баланс и имеет ли отдельный расчётный счёт.

От этих реквизитов зависит, что НДФЛ и страховые взносы по сотрудникам ОП попадут в отчётность по месту его учёта: 6-НДФЛ сдаётся по месту нахождения обособленного подразделения (ст. 230 НК РФ), а не только по головной организации.

Если отдел просто занимает другой кабинет в том же здании и адрес совпадает с головной организацией — это не обособленное подразделение, признак обособленности ставить не нужно.

Разграничение доступа по отделам

Ограничить сотрудникам видимость данных только своего отдела можно в версиях КОРП (ЗУП КОРП, расширенные возможности ERP). Там доступ настраивается группами доступа с ограничением по подразделениям: кадровик филиала видит только своих людей, а не всю компанию.

В базовых и ПРОФ-версиях такого ограничения по подразделениям нет — права раздаются на объекты целиком (например, на весь справочник сотрудников). Это нормальное поведение конфигурации, а не ошибка настройки.

Типичные ошибки при добавлении отдела

Создают дубль вместо переименования. Если у отдела поменялось название, не заводите новый — откройте существующий и исправьте наименование. Новый элемент разорвёт историю сотрудников и штатного расписания.

Путают подразделение и территорию. В ЗУП «Территория» и «Подразделение» — разные справочники. Территория задаёт районный коэффициент и условия труда по адресу, подразделение — структуру. Отдел в другой местности может требовать и запись о территории, и признак обособленности.

Ставят признак обособленности без постановки на учёт. Признак ОП в карточке не ставит подразделение на учёт в налоговой — это делается отдельно, заявлением в ИФНС. Сначала регистрация и КПП, потом галочка в 1С.

Пытаются удалить отдел с сотрудниками. Подразделение, на которое есть ссылки (кадровые документы, начисления, штатка), программа пометит на удаление, но физически не удалит, пока ссылки не сняты. Неактуальный отдел проще пометить на удаление и больше в него никого не принимать, чем вычищать.

Заводят отдел не в той организации. В многофирменной базе при создании легко пропустить выбор организации. После проведения документов привязку не изменить — внимательно проверяйте поле организации при записи.

Частые вопросы