Папки и группы в 1С: где они создаются и как их сделать

Папка в 1С — это группа справочника. Чтобы её добавить, откройте нужный список (например, Номенклатура или Контрагенты) и нажмите в командной панели кнопку Создать группу — значок с жёлтой папкой. Это работает только там, где справочник сделан иерархическим.

А вот у документов папок нет: счета, реализации и поступления хранятся в журналах по дате, и «разложить их по папкам» в прямом смысле нельзя — вместо этого список группируют и фильтруют. Для сканов и вложений папки создаются отдельно, в разделе работы с файлами. И есть ещё один случай — когда папок нет вообще, потому что справочник не настроен как иерархический: тогда включать их придётся в конфигураторе.

Разберём все четыре варианта по очереди. Сначала определитесь, что именно вам нужно.

Создание группы в справочнике: основной способ

Это то, что ищут в 90 % случаев. Группа в иерархическом справочнике и есть та самая «папка».

1. Откройте справочник через его раздел. Для номенклатуры в Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → Номенклатура.
2. В командной панели списка нажмите Создать группу. Кнопка стоит рядом с обычной кнопкой Создать и отличается значком папки.
3. В открывшейся карточке заполните поле Наименование. При необходимости укажите вышестоящую папку в поле Родитель — так группа ляжет внутрь другой.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Новая папка появится в списке. Элементы в неё перетаскивают мышью прямо в дереве либо выделяют и вызывают команду Переместить в группу из командной панели (её же часто прячут под кнопкой Ещё).

В списке папки по умолчанию стоят выше обычных элементов — так дерево читается сверху вниз. Создавать вложенную папку удобно так: сначала встаньте курсором на родительскую группу, а потом нажимайте Создать группу — новая ляжет внутрь текущей, и поле Родитель заполнится само.

Переименовать папку можно двойным щелчком по строке или через её карточку — поле Наименование. У карточки группы, как правило, меньше полей, чем у элемента: часто это только наименование, код и комментарий — больше группе и не нужно, она лишь контейнер. Удаляется группа как обычный элемент: сначала помечается на удаление, затем убирается через Администрирование → Удаление помеченных объектов. Пустую группу удалить просто, но если внутри есть элементы, программа удалить её не даст, пока вы не перенесёте или не удалите содержимое.

Почему у документов папок нет и как это обойти

Частый запрос — «создать папку для документов». Но документы в 1С устроены иначе, чем справочники: они лежат в журнале, упорядоченном по дате и времени, и не поддерживают иерархию групп. Кнопки Создать группу в журнале документов нет и быть не должно.

Это не ограничение, которое нужно «чинить», — это логика учёта. Зато список документов можно организовать так, что он будет не хуже папок:

• 📊 Группировка. Откройте настройку списка (Ещё → Настроить список либо Ещё → Изменить форму) и добавьте группировку по полю — например, по контрагенту или по организации. Документы соберутся в раскрывающиеся ветки, визуально похожие на папки.
• 🔎 Отбор. В том же меню задайте отбор по реквизиту: по складу, по договору, по подразделению. Список покажет только нужное — это заменяет «переход в папку».
• 🏷️ Реквизит-признак. Если документы нужно делить по проектам или направлениям, заводят отдельный справочник (скажем, «Проекты») и проставляют его в документах. Дальше группировка и отбор идут уже по этому признаку.

Разберём на примере. Допустим, нужно, чтобы поступления товаров «лежали по контрагентам». Откройте журнал поступлений, вызовите Ещё → Настроить список, на закладке группировки добавьте поле Контрагент. Список перестроится: документы соберутся в раскрывающиеся ветки по каждому поставщику, и вы раскрываете нужную «папку» одним щелчком. Добавите вторым уровнем Договор — внутри поставщика документы разложатся ещё и по договорам.

Так что «папка для документов» на практике означает удобный вариант отображения журнала, а не физическую директорию.

Папки в хранилище файлов: сканы, договоры, вложения

Если вы храните в базе сканы, фото и документы Word/PDF, для них есть собственное файловое хранилище с настоящими папками. Оно встроено во многие типовые конфигурации (библиотека работы с файлами).

Найти его можно в разделе Файлы (в Бухгалтерии — через Главное или через меню функций, если раздел не вынесен на панель). Внутри — дерево папок, как в проводнике Windows.

1. Откройте раздел работы с файлами.
2. В дереве папок слева встаньте на ту папку, внутри которой создаёте новую (или на корень).
3. Нажмите команду создания папки в командной панели дерева и введите название.
4. Загружайте в неё файлы кнопкой Добавить → Из файла на диске либо простым перетаскиванием.

Эти папки — часть информационной базы, а не каталог на диске сервера. Поэтому они доступны всем пользователям с правами и попадают в резервную копию базы вместе с остальными данными (если хранилище файлов настроено внутри базы, а не как том на диске).

Где именно физически лежат файлы, задаёт администратор в настройках работы с файлами (раздел Администрирование). Возможны два варианта: внутри информационной базы или в томах на диске сервера. На структуру папок, которую видит пользователь, это не влияет — дерево одинаковое в обоих случаях, — но от этого зависит, как файлы попадают в резервную копию.

💡 К любому конкретному документу или элементу справочника можно прикрепить файлы и без отдельной папки — через команду Присоединённые файлы (значок скрепки) на форме самого документа. Это удобнее, когда скан относится к одному объекту.

Как включить папки там, где их нет: настройка в конфигураторе

Бывает, что справочник не иерархический — кнопки Создать группу в нём просто нет. Добавить папки можно, но это уже изменение конфигурации, и делает его тот, у кого есть доступ к конфигуратору.

Перед любыми изменениями структуры сделайте резервную копию базы. Обновление структуры требует монопольного (исключительного) доступа — все пользователи на это время должны выйти из базы, иначе платформа не даст сохранить изменения.

1. Откройте базу в режиме Конфигуратор.
2. В дереве конфигурации найдите нужный справочник в ветке Справочники.
3. Откройте его свойства (двойной щелчок по справочнику) и на закладке Основные включите флажок Иерархический.
4. В свойстве Вид иерархии выберите значение. Здесь важна разница:
   • Иерархия групп и элементов — появляются отдельные объекты-папки (группы). Это то, что нужно, когда хотите раскладывать элементы по папкам.
   • Иерархия элементов — отдельных папок нет, родителем элемента становится другой такой же элемент (так устроен, например, план счетов ). Кнопки Создать группу в этом режиме не будет.
5. При желании ограничьте глубину вложенности свойством Ограничение количества уровней иерархии.
6. Сохраните и выполните Обновить конфигурацию базы данных (F7).

После обновления кнопка Создать группу появится в списке автоматически.

Режим «иерархия элементов» (без отдельных папок) тоже встречается в типовых — так устроены, например, подразделения и ряд планов. Там роль «папки» играет сам элемент: у него есть подчинённые элементы, а не вложенные группы. Если в вашей задаче нужны именно папки-контейнеры, выбирайте «иерархию групп и элементов».

Создание папок программно

Если групп нужно завести много — например, перенести структуру из другой системы, — их создают кодом. Метод справочника называется СоздатьГруппу().

НоваяГруппа = Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу();
НоваяГруппа.Наименование = "Канцелярские товары";
НоваяГруппа.Записать();

Чтобы вложить папку внутрь другой, заполните реквизит Родитель ссылкой на вышестоящую группу:

РодительскаяГруппа = Справочники.Номенклатура.НайтиПоНаименованию("Материалы");
Если Не РодительскаяГруппа.Пустая() Тогда
    НоваяГруппа = Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу();
    НоваяГруппа.Наименование = "Бумага и картон";
    НоваяГруппа.Родитель = РодительскаяГруппа;
    НоваяГруппа.Записать();
КонецЕсли;

Метод НайтиПоНаименованию() возвращает пустую ссылку, если группа не нашлась, — поэтому результат проверяют через Пустая(), прежде чем использовать. Так код не упадёт на опечатке в названии.

Когда папок нужно сразу несколько, их заводят в цикле — например, из заранее заданного списка названий:

Названия = СтрРазделить("Канцтовары,Бытовая химия,Упаковка", ",");
Для Каждого Наименование Из Названия Цикл
    Группа = Справочники.Номенклатура.СоздатьГруппу();
    Группа.Наименование = Наименование;
    Группа.Записать();
КонецЦикл;

Функция СтрРазделить() разбивает строку на массив по разделителю, а дальше каждая папка создаётся и записывается отдельно. Тем же приёмом переносят структуру из внешнего файла: читаете строки — создаёте группы.

Создавать группы «на лету» умеет и Групповое изменение реквизитов из стандартных сервисных команд, но оно меняет существующие элементы, а не заводит новые папки, — для создания структуры всё же нужен код или ручной ввод.

Как продумать структуру папок, чтобы ей было удобно пользоваться

Папки заводят ради скорости поиска, а не ради красоты дерева. Несколько правил, которые экономят время всей бухгалтерии:

• 🌳 Не делайте глубже 2–3 уровней. Четвёртый-пятый уровень вложенности почти никто не раскрывает — элемент проще найти строкой поиска по наименованию.
• 🔤 Называйте папки по смыслу, а не по коду. «Услуги связи» понятнее, чем «Группа 04». В поиске название тоже работает быстрее.
• 🧲 Одна логика деления на уровень. Если верхний уровень — по виду номенклатуры, не мешайте туда папки по поставщикам: иначе элемент можно положить сразу в две логичные папки и потерять.
• ♻️ Не плодите папки «на всякий случай». Пустые группы засоряют дерево. Заводите папку, когда в ней уже есть хотя бы несколько элементов.
• 🔐 Помните про права. Если по справочнику настроено разграничение доступа, папка не отменяет прав: пользователь увидит только те элементы внутри, к которым у него есть доступ.

Частые вопросы