Создаём карточку партнёра в УТ 11: от помощника до договора

Новый клиент или поставщик заводится в разделе CRM и маркетинг — через списки Клиенты или Поставщики и кнопку Создать. Открывается помощник ввода нового партнёра: он сразу проверяет дубли по ИНН и, если нужно, за один проход создаёт и партнёра, и его контрагента (юридическое лицо с ИНН/КПП).

Ключевой момент УТ 11 — в программе два разных объекта. Партнёр описывает того, с кем вы фактически работаете (магазин, сеть, холдинг), а контрагент — конкретное юридическое или физическое лицо, с которым оформляются документы и ведутся взаиморасчёты. Один партнёр может включать несколько контрагентов, и наоборот. Если эта логика вам не нужна, её отключают настройкой — тогда партнёр и контрагент создаются вместе автоматически.

Ниже — как добавить партнёра правильно: где лежат списки, как пройти помощник, где задать договор и виды цен, как заполнить контакты с адресом доставки и как потом сгруппировать базу партнёров.

Где в интерфейсе лежат партнёры и контрагенты

Основные точки входа для работы с партнёрами собраны в разделе CRM и маркетинг:

• 📂 CRM и маркетинг → Клиенты — список покупателей;
• 📂 CRM и маркетинг → Поставщики — список поставщиков;
• 📂 CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Сегменты партнёров, Группы доступа партнёров и прочие справочники.

Один и тот же партнёр может быть одновременно клиентом и поставщиком — он просто попадёт в оба списка. Общий, «неразделённый» справочник контрагентов открывается из раздела НСИ и администрирование → НСИ → Контрагенты.

От этой же группы настроек зависит, какие поля вообще появятся в карточке: использовать ли договоры, соглашения, несколько контактных лиц. Поэтому прежде чем заводить первого партнёра, загляните в настройки раздела — иначе часть полей из инструкции вы просто не увидите.

Пошаговое добавление партнёра через помощник

Самый надёжный способ — не создавать объекты по отдельности, а пройти помощник ввода нового партнёра. Он собирает партнёра, контрагента, контактное лицо и контактную информацию в одной форме и по ходу проверяет, нет ли такого контрагента в базе.

1. Откройте CRM и маркетинг → Клиенты (или Поставщики) и нажмите Создать.
2. На первом шаге укажите, кем является партнёр: клиентом, поставщиком или и тем и другим. Здесь же задаётся публичное наименование — то, под которым партнёр будет виден в документах и отчётах.
3. Выберите, кто это юридически: юридическое лицо, частное лицо или обособленное подразделение. От выбора зависит набор полей ниже.
4. Введите ИНН. Как только вы заполните ИНН, система ищет в базе контрагента с таким же номером и предупреждает о возможном дубле. Если совпадение найдено — остановитесь и проверьте, не заведён ли этот контрагент раньше.
5. Заполните наименование контрагента и, для юрлица, КПП. Полное юридическое наименование вводите так, как оно указано в ЕГРЮЛ/ЕГРИП — оно пойдёт в печатные формы.
6. Добавьте контактную информацию (телефон, e-mail, адрес) и, при необходимости, контактное лицо с должностью.
7. Нажмите Далее и завершите ввод. Помощник сам создаст связанные объекты: партнёра, контрагента и контактное лицо.

После сохранения карточка партнёра открывается на редактирование — в ней уже можно уточнить банковские счета, договоры и сегменты.

Создать партнёра можно и в обход помощника — из общих справочников НСИ и администрирование → НСИ. Но тогда партнёра, контрагента и контактное лицо придётся заводить и связывать вручную, а автопроверка дублей по ИНН не отработает так же наглядно. Для рядового ввода помощник быстрее и безопаснее, прямой ввод оставьте для разовых правок.

Как настроить договоры и условия расчётов

Договор в УТ 11 — это то, в разрезе чего ведутся взаиморасчёты и задаются условия работы. Поле «Договор» появляется в карточке, только если в НСИ и администрирование → CRM и маркетинг включены «Использовать договоры с клиентами» и (или) «…с поставщиками».

В договоре задают:

• 💰 валюту взаиморасчётов;
• 📊 порядок расчётов — по договору в целом, по заказам или по накладным;
• 📅 срок оплаты и правила контроля задолженности;
• 🏢 организацию вашей компании, от лица которой идёт работа.

Порядок расчётов стоит выбрать осознанно. Расчёты по договору в целом проще в учёте, но не показывают, за какую именно отгрузку висит долг. Расчёты по заказам или по накладным дают детализацию до документа — это важно, когда партнёр платит частями и нужно видеть, что именно не закрыто. Сменить порядок на уже работающем договоре с оборотами сложно, поэтому решайте на старте.

Коммерческие условия — скидки, виды цен, порядок оплаты — удобнее держать не в договоре, а в соглашении. В УТ 11 соглашения бывают типовыми (общими для группы клиентов) и индивидуальными. Именно в соглашении указывается вид цен, по которому партнёр будет получать прайс.

Связка работает так: партнёр → соглашение (условия и вид цен) → договор (взаиморасчёты и валюта). Для розничного клиента без особых условий ни договор, ни соглашение можно не создавать — хватит самой карточки партнёра.

Контактная информация и адреса доставки

Контактную информацию в карточке партнёра заполняют не свободным текстом, а по видам: отдельно телефон, e-mail, адрес, сайт. Это нужно, чтобы данные корректно подставлялись в документы и письма и чтобы по ним можно было искать.

Основные виды контактной информации:

Адрес доставки заводится как отдельный вид контактной информации у партнёра. У одного клиента их может быть несколько — например, разные торговые точки. При оформлении заказа нужный адрес выбирается из списка, а не вводится вручную каждый раз.

Для контактного лица контактная информация заполняется отдельно от самого партнёра — у менеджера клиента может быть личный телефон и почта, отличные от общих реквизитов компании.

Банковские счета и реквизиты для расчётов

Если с партнёром планируются безналичные платежи, у его контрагента заводится банковский счёт. Делается это не в карточке партнёра, а в карточке контрагента — там есть отдельный список банковских счетов.

Для нового счёта понадобятся:

• 🏦 БИК банка — по нему подтягиваются наименование и корреспондентский счёт из классификатора банков;
• 💳 номер расчётного счёта контрагента;
• 📝 текст наименования счёта (например, «Основной», «Для расчётов в рублях»).

У одного контрагента может быть несколько счетов. Один из них помечается основным — он подставляется в платёжные документы и счета по умолчанию, а остальные выбираются вручную при необходимости.

Платёжные реквизиты вашей собственной организации к карточке партнёра отношения не имеют — они хранятся в справочнике организаций. В карточке партнёра и его контрагента держите только данные самого контрагента.

Основные поля карточки партнёра

Чтобы не держать всё в голове, вот что заполняется в карточке и за что отвечает каждое поле.

Обязательны к заполнению наименование и вид партнёра (клиент/поставщик). ИНН формально не обязателен для частного лица, но без него не сработает проверка дублей.

Группировка и сегменты партнёров

Когда партнёров становится много, база без структуры превращается в свалку. В УТ 11 есть два разных механизма, и путать их не стоит.

Группы партнёров — это папки в самом справочнике, статичная иерархия. Партнёр лежит в одной группе, как файл в каталоге. Удобно для простого деления: «Опт», «Розница», «Ключевые клиенты». Создаются прямо в списке клиентов кнопкой создания новой группы.

Сегменты партнёров (CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Сегменты партнёров) — это гибкие наборы, которые могут пересекаться. Один партнёр входит в сколько угодно сегментов. Сегмент заполняется двумя способами:

• 🔄 динамически — правилом отбора (например, «все клиенты из Москвы с оборотом выше N»), состав обновляется автоматически;
• ✍️ вручную — вы сами добавляете партнёров в список.

Сегменты используются в маркетинговых акциях, в назначении видов цен и скидок, в ограничении прав доступа и в отчётах. Именно через сегмент удобно, например, разом назначить скидку группе клиентов или собрать аналитику по категории поставщиков.

Группы и сегменты не исключают друг друга. Нормальная практика — держать плоскую иерархию групп (два-три уровня, не глубже) под крупные категории, а тонкую нарезку вести сегментами. Глубокое дерево групп неудобно: партнёр лежит строго в одной ветке, и при переезде его приходится перемещать вручную.

Типичные ошибки при добавлении партнёра

• ❌ Создают нового партнёра вместо поиска существующего. Из-за этого по одному клиенту копятся дубли и путаются взаиморасчёты. Всегда доверяйте проверке по ИНН в помощнике, а старые дубли чистите через НСИ и администрирование → Поиск и удаление дубликатов.
• ❌ Заводят контрагента, а партнёра забывают (или наоборот) при включённом независимом ведении. Документы потом не на кого оформить. Используйте помощник — он создаёт оба объекта сразу.
• ❌ Вбивают адрес одной строкой. Такой адрес не разложится по полям и не подставится в транспортные документы. Заполняйте через поля классификатора.
• ❌ Не создают соглашение, а потом удивляются, что не подставляется вид цен. Условия продажи живут в соглашении, а не в карточке партнёра.