Создание контрагента и партнёра в Бухгалтерии и Управлении торговлей

В «Бухгалтерии предприятия 3.0» нового партнёра добавляют в справочнике Справочники → Контрагенты: кнопка «Создать», затем ввод ИНН — остальные реквизиты подтянет сервис «1С:Контрагент». В «Управлении торговлей 11» всё немного иначе: там партнёр и контрагент — два разных справочника, и запись обычно создают помощником из раздела CRM и маркетинг → Клиенты.

Главная путаница у новичков именно в этом. В БП слова «партнёр» нет вовсе — есть только контрагент. В УТ партнёр — это компания, с которой вы работаете (магазин, сеть, холдинг), а контрагент — конкретное юрлицо или ИП, от имени которого идут накладные и счета-фактуры. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.

Ниже разберём оба случая: ввод организации по ИНН, физлицо и предпринимателя, договоры и соглашения, банковские счета и как не наплодить дублей.

Партнёр или контрагент: что создавать в вашей конфигурации

Прежде чем жать «Создать», определитесь, в какой программе и какую сущность вы заводите. Пути различаются, поэтому держите под рукой таблицу.

В УТ 11 разделение партнёров и контрагентов включается настройкой. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Партнёры и посмотрите флажок «Независимо вести партнёров и контрагентов». Если он снят, помощник создаёт партнёра и контрагента одной записью — для мелкой розницы этого достаточно. Если включён, вы сначала заводите партнёра, а потом привязываете к нему одного или нескольких контрагентов.

Добавление организации по ИНН

Самый частый случай — завести юрлицо-контрагента. Делается это за минуту, если подключена интернет-поддержка.

1. В БП откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать.
2. В поле вида контрагента оставьте «Юридическое лицо».
3. Введите ИНН организации (10 знаков). Если сервис «1С:Контрагент» подключён, программа сама подставит наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и полное название.
4. Проверьте подставленные данные, при необходимости поправьте сокращённое наименование — именно оно попадёт в печатные формы.
5. Запишите карточку.

В УТ 11 порядок чуть длиннее, потому что помощник ведёт вас по шагам:

1. CRM и маркетинг → Клиенты → Создать (для поставщика — Закупки → Поставщики → Создать).
2. Укажите, кого заводите: организацию, предпринимателя или частное лицо.
3. Введите ИНН — система найдёт организацию и подставит официальные реквизиты.
4. Заполните рабочее имя партнёра (как его называть в списках), контакты, телефон, email.
5. Если включено независимое ведение, помощник отдельно предложит создать контрагента с официальным наименованием.
6. На финальном шаге можно сразу задать соглашение и контактное лицо.

Рабочее имя партнёра и официальное наименование контрагента — разные поля, и это удобно. Партнёра называете «Ромашка, сеть», а контрагента — ООО «Ромашка-Торг». В списках и отчётах по продажам видно короткое имя, а в накладных печатается официальное.

Если интернета нет, реквизиты вводят руками. Тогда особенно внимательно проверьте пару ИНН + КПП: по ней программа различает головную организацию и обособленные подразделения, и по ней же ловит дубли. У подразделения ИНН совпадает с головным, а КПП — свой, и это не ошибка: в учёте это может быть отдельный контрагент.

Отдельно стоит сказать про поле полного наименования. Его подставляет сервис в официальном виде (с организационно-правовой формой и кавычками), и именно оно идёт в договоры и акты. Сокращённое наименование — рабочее, для списков. Не правьте полное название «на свой вкус»: в первичных документах оно должно совпадать с ЕГРЮЛ, иначе у контрагента будут вопросы при проверке.

Физлицо и индивидуальный предприниматель

Не каждый контрагент — организация. Физлицо и ИП заводятся в том же справочнике, но с нюансами.

Физическое лицо. В БП при создании выберите вид контрагента «Физическое лицо». ИНН здесь необязателен, но желателен для корректного учёта расчётов. Заполните ФИО — оно и станет наименованием в списке. Такой контрагент удобен для расчётов с арендодателями-физлицами, авторами по договорам ГПХ, прочими разовыми контактами.

Индивидуальный предприниматель. У ИП ИНН состоит из 12 знаков (как у физлица), и именно по длине программа понимает, что перед ней предприниматель. Введите 12-значный ИНН — «1С:Контрагент» подставит ФИО и ОГРНИП. Отдельно убедитесь, что в карточке виден статус предпринимателя: от этого зависит, попадёт ли «ИП» в наименование и печатные формы.

В УТ 11 разница та же: партнёр может быть физлицом, а привязанный к нему контрагент — предпринимателем. Если партнёр розничный и документооборота по нему не ведётся, достаточно завести только партнёра, без контрагента.

Когда физлицо работает у вас по договору ГПХ или трудовому договору, его как контрагента в справочнике заводить не нужно — для расчётов по зарплате и вознаграждениям есть отдельный справочник физических лиц. Контрагент-физлицо нужен там, где с человеком именно товарно-денежные отношения: аренда, закупка у населения, возврат от розничного покупателя.

Договоры и соглашения с партнёром

Один контрагент без договора в учёте почти бесполезен: именно договор задаёт вид расчётов (с покупателем, с поставщиком, прочее), валюту и условия. Подход в двух программах отличается принципиально.

В Бухгалтерии 3.0 договоры хранятся прямо в карточке контрагента — ссылка «Договоры». При первом документе программа часто создаёт договор автоматически, но лучше завести его заранее и задать:

• вид договора — С покупателем, С поставщиком, С комиссионером и т. д.;
• валюту расчётов;
• вид цен, если ведёте прайс.

Вид договора влияет на подстановку счетов учёта расчётов (62, 60, 76) в документах, поэтому ошибка здесь тянется до самого баланса. Если по одному и тому же контрагенту вы и покупаете, и продаёте, заведите два договора — «С покупателем» и «С поставщиком». Это не дубль: взаиморасчёты по ним ведутся раздельно, а свернуть их при необходимости можно взаимозачётом.

Счета учёта расчётов и авансов в БП можно задать индивидуально через регистр счетов учёта расчётов с контрагентами. По умолчанию подставляются 62.01/62.02 для покупателей и 60.01/60.02 для поставщиков — менять их стоит только при осознанной причине.

В Управлении торговлей 11 условия сотрудничества задаёт не договор, а соглашение. Есть два вида:

• типовое соглашение — общие условия для группы клиентов (сегмент, вид цен, график оплаты, склад отгрузки);
• индивидуальное соглашение — те же условия, но под конкретного партнёра.

Использование соглашений включается в настройках продаж и закупок. Если флажки сняты, поле соглашения в документах не появится. Договор в УТ при этом остаётся: он нужен для документооборота и взаиморасчётов, но условия ценообразования берутся из соглашения. В одном соглашении задаются валюта, вид цен, склад отгрузки, график и форма оплаты, срок поставки — менеджеру остаётся только выбрать соглашение, и документ заполняется корректными условиями автоматически.

Перед первой отгрузкой проверьте, что у партнёра есть действующее соглашение с нужным видом цен — иначе в документ не подставится цена, и менеджер введёт её руками с ошибкой.

Банковские счета и платёжные реквизиты

Чтобы формировать платёжки и получать оплаты, у контрагента должен быть указан банковский счёт.

В обеих конфигурациях счёт добавляют из карточки контрагента — по ссылке «Банковские счета». Нажмите «Создать» и введите БИК банка: наименование, корр. счёт и город подставятся из встроенного классификатора банков. Останется вписать номер расчётного счёта (20 знаков).

Несколько практических моментов:

• 🏦 Один контрагент может иметь несколько счетов — отметьте основной, он будет подставляться в документы по умолчанию.
• 🔁 Классификатор банков обновляется вместе с конфигурацией; если нужного БИК нет, обновите классификатор или введите реквизиты банка вручную.
• 💳 Для расчётов с ИП и физлицами счёт указывается так же; для выплат физлицу на карту потребуется номер счёта, а не номер карты.
• 💱 Если расчёты в валюте, у контрагента заводят валютный счёт отдельной записью — он привязан к той же валюте, что и договор (соглашение).

Поиск, группы и защита от дублей

Дубли контрагентов — главная головная боль растущей базы. Две карточки одного поставщика рвут историю расчётов, и сальдо по счёту 60 перестаёт сходиться. Поэтому с самого начала работайте аккуратно.

Контроль при вводе. И БП, и УТ проверяют вводимый ИНН по уже существующим записям. Если ИНН совпадает, программа предупредит: «Контрагент с таким ИНН уже существует». Не создавайте новую карточку поверх предупреждения — откройте найденную.

Группировка. Справочник контрагентов (и партнёров в УТ) можно разбить на папки-группы: по регионам, по менеджерам, по типу «Покупатели / Поставщики / Прочие». Создаются группы кнопкой «Создать группу ». Структура облегчает поиск и отчёты.

Поиск. В списке работает быстрый поиск по первым буквам наименования и по ИНН. Чтобы искать по любой части строки, а не только по началу, включите в настройках списка расширенный поиск по подстроке. В УТ дополнительно удобно искать по телефону и email из карточки партнёра — это помогает, когда менеджер не помнит точное название компании, но знает контакт.

Частый источник дублей — импорт из внешних систем и загрузка через ЭДО: контрагент приходит с чуть иным наименованием и создаётся заново. Поэтому после массовых загрузок полезно разово прогонять поиск дублей и держать справочник в порядке.

Если дубли уже появились. В типовых конфигурациях есть обработка Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей (название раздела обслуживания может отличаться в редакции). Она находит похожие элементы и позволяет склеить их, перенеся все ссылки на одну карточку. Перед склейкой сделайте резервную копию базы — операция необратима и затрагивает документы.