Подразделения в 1С: создание, структура и штатное расписание

Новое подразделение заводят в справочнике «Подразделения». В 1С:ЗУП 3.1 он открывается через Настройка → Подразделения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — через Справочники → Подразделения, в 1С:ERP и Комплексной автоматизации — через НСИ и администрирование → НСИ → Структура предприятия. В списке нажмите «Создать», введите наименование и запишите элемент.

Сложность не в самой кнопке, а в том, что подразделение в разных конфигурациях живёт по-разному: в Бухгалтерии оно нужно для учёта затрат, в ЗУП и ERP — ещё и для кадров, штатного расписания и начислений. От этого зависит, какие реквизиты заполнять и почему новое подразделение иногда «не видно» при приёме сотрудника или вводе документа.

Разберём создание по шагам для ЗУП и Бухгалтерии, реквизиты карточки, построение иерархии и связь со штатным расписанием.

С чего начать: какие настройки должны быть включены

Прежде чем заводить подразделение, проверьте, что учёт в разрезе подразделений вообще ведётся — иначе справочника может не быть в меню.

• 🧾 1С:Бухгалтерия 3.0. Если пункта «Подразделения» нет в разделе Справочники, включите учёт по подразделениям в настройках функциональности (Главное → Функциональность, режим «Полный»). Подразделения здесь привязаны к организации и используются для разнесения затрат по счетам 20, 25, 26, 44.
• 👥 1С:ЗУП 3.1. Справочник доступен сразу через Настройка → Подразделения. Если планируете вести ещё и штатное расписание, отдельно включите его: Настройка → Кадровый учёт → флажок «Ведётся штатное расписание».
• 🏭 1С:ERP / КА. Подразделения входят в справочник «Структура предприятия» и используются и в управленческом, и в регламентированном учёте.

Как создать подразделение: пошаговая инструкция

Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 (в Бухгалтерии и ERP он отличается только путём к справочнику):

1. Откройте Настройка → Подразделения.
2. Нажмите кнопку «Создать» в командной панели списка.
3. В поле «Наименование» введите название так, как оно должно звучать в отчётах и кадровых приказах, — например, Отдел продаж или Бухгалтерия. Код подразделение получит автоматически.
4. Если в базе несколько организаций, укажите организацию, которой принадлежит подразделение.
5. Чтобы встроить подразделение в иерархию, заполните поле «Вышестоящее подразделение» — выберите то, в которое входит создаваемое (о дереве структуры — в следующем разделе).
6. При необходимости укажите руководителя и график работы, который будет подставляться сотрудникам этого подразделения по умолчанию.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Если новое подразделение почти повторяет существующее, не заполняйте карточку с нуля: встаньте на похожий элемент в списке и создайте копированием (кнопка «Создать новый элемент копированием текущего» в командной панели или клавиша F9). Скопируются реквизиты, останется поменять наименование.

Подразделение появилось в справочнике и готово к использованию в документах. Если в ЗУП или ERP ведётся штатное расписание, одного создания элемента справочника мало: штатные единицы по новому подразделению нужно добавить отдельным документом — это частый источник путаницы, к нему вернёмся ниже.

Реквизиты карточки и иерархия подразделений

Карточка подразделения хранит не только название. От заполненных реквизитов зависит, как подразделение поведёт себя в отчётах и кадровых документах.

Что имеет смысл заполнить:

• 🏷️ Наименование — короткое и однозначное. По нему подразделение ищут в списках выбора, поэтому избегайте дублей вроде Отдел и Отдел продаж без уточнений.
• 🌳 Вышестоящее подразделение — задаёт место в дереве. Справочник иерархический: подразделения вкладываются друг в друга на любую глубину (управление → отдел → группа).
• 👤 Руководитель — подставляется в кадровые документы и используется в некоторых отчётах по структуре.
• 🕑 График работы — график подразделения становится значением по умолчанию для принимаемых сюда сотрудников, но у каждого сотрудника его можно переопределить.
• 📅 Даты создания и расформирования — в ЗУП подразделение можно не удалять, а закрыть датой расформирования, когда оно перестаёт действовать.

Как построить иерархию

Иерархия нужна, чтобы сворачивать отчёты по уровням структуры (например, видеть затраты или численность в целом по управлению, а не только по каждому отделу).

Есть два способа задать вложенность:

1. При создании подразделения заполнить поле «Вышестоящее подразделение».
2. В списке перетащить подразделение мышью внутрь другого либо воспользоваться командой перемещения в командной панели списка.

Обособленные подразделения

Обычное подразделение и обособленное — разные вещи по налоговым последствиям. Если подразделение территориально отделено и по нему отдельно платится НДФЛ и сдаётся отчётность по месту его учёта, в карточке (в ЗУП 3.1) указывают признак обособленного подразделения и его реквизиты: КПП, ОКТМО и налоговый орган.

От этого признака зависит, как 1С соберёт 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам: по обособленному подразделению, выделенному на отдельный баланс, отчётность формируется отдельно, по своему ОКТМО. Если же подразделение внутреннее (в пределах того же муниципального образования и без отдельного учёта), обособленным его помечать не нужно — это приведёт к лишним строкам в отчётности.

Где находится справочник в разных конфигурациях 1С

Пункт меню и название справочника отличаются от конфигурации к конфигурации, а логика создания одинакова. Ориентируйтесь по таблице.

Штатное расписание и кадровый учёт есть в ЗУП 3.1 и в ERP с подсистемой зарплаты. В 1С:Бухгалтерии и в 1С:Управлении торговлей их нет — там подразделение остаётся аналитикой для учёта, а не единицей штатной структуры.

Как связать подразделение со штатным расписанием

Этот раздел — только для 1С:ЗУП 3.1 и ERP, где штатное расписание действительно ведётся.

Создание элемента справочника и появление подразделения в штатном расписании — два разных действия. Пока вы не добавите штатные единицы, принять сотрудника в новое подразделение по штатному расписанию будет некуда.

Порядок такой:

1. Заведите подразделение в справочнике (как выше).
2. Откройте документ «Изменение штатного расписания» (в разделе Кадры). Для самой первой настройки используется документ «Утверждение штатного расписания».
3. Добавьте строки — позиции штатного расписания: для каждой выберите новое подразделение, должность, количество единиц и размер оплаты.
4. Проведите документ. После этого должности нового подразделения доступны при приёме и кадровых перемещениях.

Если в настройках включена проверка соответствия штатному расписанию, принять человека мимо утверждённых позиций система не даст — это и есть причина, по которой «подразделение создал, а сотрудника принять не могу».

Подразделения и распределение затрат в 1С:Бухгалтерии

В Бухгалтерии подразделение — это обязательная аналитика на затратных счетах. Без него не получится провести начисление зарплаты, амортизацию или списание материалов в производство: система попросит заполнить подразделение .

Как подразделение участвует в учёте затрат:

• 💰 Прямые затраты собираются на счёте 20 в разрезе подразделений и номенклатурных групп — видно, сколько потратило каждое подразделение.
• 🏢 Общепроизводственные и общехозяйственные расходы (счета 25 и 26) накапливаются по подразделениям, которые их понесли, а в конце месяца распределяются.
• 🛒 Расходы на продажу (счёт 44) тоже привязываются к подразделению.

Распределение косвенных расходов происходит при выполнении регламентной операции «Закрытие месяца » — конкретно на шаге закрытия затратных счетов. База распределения (пропорционально оплате труда, материальным затратам, выручке и т. п.) задаётся в учётной политике и настройках распределения косвенных расходов: Главное → Учётная политика.

Поэтому подразделения в Бухгалтерии стоит заводить осмысленно: каждое из них — это разрез, по которому потом строятся отчёты о затратах и финансовом результате. Лишние, дублирующие подразделения размывают аналитику.

Почему новое подразделение не работает как надо

Типичные ситуации после добавления подразделения и что с ними делать.

Отдельно про удаление: подразделение, на которое ссылаются документы, удалять нельзя — только помечать на удаление. Прямое удаление ссылающегося объекта нарушит ссылочную целостность базы.

Частые вопросы