Новый сотрудник в облачной 1С: учётная запись, доступ к базе и права
Содержание
Пользователя в 1С:Фреш добавляет владелец или администратор абонента в Менеджере сервиса: раздел пользователей абонента → новый пользователь → e-mail, имя и роль. Затем ему открывают доступ к нужным приложениям (базам), а уже внутри базы назначают группы доступа. Сотрудник получает письмо со ссылкой, задаёт пароль и входит через браузер или тонкий клиент.
Вся процедура занимает 5–10 минут. Работа идёт на двух уровнях: сервис решает, в какие базы человек может войти, а сама конфигурация решает, что он там видит и делает. Если настроить только первый уровень, сотрудник войдёт в базу с минимальными правами и решит, что «ничего не работает ».
Подготовка: что собрать до добавления пользователя
Прежде чем открывать Менеджер сервиса, выясните три вещи. Это убережёт от переделок.
- 📧 Рабочий e-mail сотрудника. Он станет логином и адресом для приглашения и сброса пароля. Личная почта, к которой у компании нет доступа, — плохой выбор: после увольнения учётку будет сложнее закрыть.
- 🗂 Список баз. У абонента может быть несколько приложений: Бухгалтерия по двум юрлицам, ЗУП, УНФ. Отметьте, в какие из них сотруднику нужен вход.
- 🔑 Объём прав. Бухгалтеру по банку не нужен доступ к зарплате, кладовщику — к отчётности. Решите заранее, какую группу доступа он получит в каждой базе.
- 🧾 Свободное место в тарифе. Число пользователей ограничено условиями тарифа. Если лимит выбран, сначала расширьте его, иначе новый сотрудник не сможет работать.
Добавлять пользователей может только тот, у кого в абоненте роль владельца или администратора. Обычный пользователь абонента такой команды не увидит.
Роли внутри абонента
| Роль в абоненте | Что может |
|---|---|
| Владелец | Всё: пользователи, приложения, тарифы, оплата. Обычно это руководитель или ответственный за договор |
| Администратор | Добавляет и блокирует пользователей, раздаёт доступ к приложениям |
| Пользователь | Только работает в открытых ему базах |
Не делайте администратором абонента каждого, кому нужен полный доступ к одной базе. Полные права в приложении и права управлять абонентом — разные вещи.
Шаг 1. Создание учётной записи в Менеджере сервиса
Менеджер сервиса — это отдельное приложение абонента, через которое управляют базами и людьми. Его открывают из личного кабинета 1cfresh.com или из списка приложений.
- Войдите в 1С:Фреш под учётной записью владельца или администратора.
- Откройте Менеджер сервиса и перейдите в список пользователей абонента.
- Нажмите команду создания нового пользователя.
- Заполните карточку: полное имя (так он будет виден в документах и журнале), e-mail, роль в абоненте.
- Запишите карточку. Сервис отправит на указанный адрес письмо-приглашение.
- Сотрудник переходит по ссылке, задаёт пароль и подтверждает почту.
Пока приглашение не подтверждено, пользователь числится в списке, но войти не может. Если письмо не пришло за 10–15 минут, пусть сотрудник проверит «Спам» и папку рассылок, а вы — правильность адреса в карточке.
Если человек уже есть в 1С:Фреш
У приходящего бухгалтера или аудитора часто уже есть учётная запись в сервисе — у другого абонента или у себя. Заводить вторую не нужно: одна учётная запись с одним e-mail может работать в нескольких абонентах. При создании укажите его существующий адрес, и сервис предложит подключить этого пользователя к вашему абоненту. После входа он переключается между абонентами в личном кабинете.
Не создавайте одну общую учётную запись «Бухгалтерия» на троих. В журнале регистрации все действия окажутся на одном имени, и разобраться, кто удалил документ, будет невозможно.
Шаг 2. Доступ к базам: какие приложения откроются сотруднику
Создать учётную запись мало — по умолчанию она не привязана ни к одной базе. Доступ выдают отдельно по каждому приложению.
- В Менеджере сервиса откройте карточку пользователя или карточку приложения.
- Найдите список доступа к приложениям абонента.
- Отметьте нужные базы и для каждой выберите уровень: обычный пользователь или администратор приложения.
- Запишите изменения.
Через минуту-две сотрудник увидит базы в своём списке приложений. Если он был залогинен, пусть обновит страницу.
Пользователь или администратор приложения
| Уровень | Что получает в базе | Кому давать |
|---|---|---|
| Пользователь | Входит в базу, права определяют группы доступа внутри конфигурации | Почти всем сотрудникам |
| Администратор приложения | Полные права в этой базе, может настраивать пользователей и группы доступа | Главному бухгалтеру, ответственному за учёт |
Администратор приложения не обязательно администратор абонента. Главбух может управлять правами в своей базе, но не видеть оплату тарифа и чужие приложения.
Первый вход сотрудника
Передайте новичку короткую памятку: адрес 1cfresh.com, логин (его e-mail) и список баз, которые он должен увидеть. Пароль не пересылайте: человек задаёт его сам по ссылке из письма.
Первый раз удобнее войти через браузер и убедиться, что базы на месте. Если потом он захочет работать в тонком клиенте, базу добавляют в список информационных баз как расположенную на веб-сервере, указав адрес приложения из браузера.
Шаг 3. Права внутри базы: группы доступа и профили
Когда сотрудник с уровнем «пользователь» впервые входит в базу, он появляется в справочнике пользователей приложения. Дальше права настраивают так же, как в обычной коробочной 1С на конфигурациях с библиотекой стандартных подсистем.
В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УНФ путь одинаковый:
Администрирование → Настройки пользователей и прав
Там есть три ключевых раздела:
- 👥 Пользователи — список людей этой базы. Откройте карточку нужного сотрудника.
- 🧩 Группы доступа — наборы людей с одинаковыми правами, например «Бухгалтеры» или «Кадровики».
- 📐 Профили групп доступа — шаблоны прав. Поставляемые профили менять нельзя, но их можно скопировать и подправить копию.
Самый быстрый способ — открыть карточку пользователя, нажать Права доступа и отметить нужные группы. Изменения применяются при следующем входе сотрудника в базу.
Ограничения на уровне записей
Если у вас несколько организаций в одной базе, бухгалтеру можно открыть только свою. Для этого в настройках пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей, а в группе доступа указывают разрешённые организации.
Это ограничение заметно замедляет работу на больших базах. Если организаций две-три и бухгалтеры давно работают со всеми, проще обойтись без него.
Почему нельзя завести пользователя прямо в базе
В локальной 1С администратор создаёт пользователя кнопкой в справочнике и задаёт пароль. В облаке так не получится: учётные записи принадлежат сервису, а не базе. Новый человек появляется в приложении только после того, как ему выдали доступ в Менеджере сервиса. Внутри базы можно лишь менять его права.
Пароль внутри базы тоже не задаётся. Человек входит один раз — под учётной записью 1С:Фреш — и попадает во все разрешённые приложения без повторного ввода.
Лицензии и тарифы: сколько стоит лишний пользователь
В 1С:Фреш нет отдельных клиентских лицензий, как у коробочной версии. Число людей, которые могут работать в базах, задаёт тариф. Сервис сам считает пользователей с доступом и не даст выйти за лимит.
Ориентировочные цены на момент написания (сверяйте у обслуживающего партнёра, они меняются):
| Вариант | Примерная стоимость |
|---|---|
| Бухгалтерия, 1 пользователь | около 1 500–2 500 ₽ в месяц |
| Бухгалтерия, до 5 пользователей | около 5 000–8 000 ₽ в месяц |
| Пакет «бухгалтерия + зарплата + торговля» на несколько человек | от 8 000–12 000 ₽ в месяц |
| Дополнительный пользователь к тарифу | примерно 700–1 500 ₽ в месяц |
При оплате за год обычно действует скидка. Точная сумма зависит от набора приложений и от того, через какого партнёра заключён договор.
Как освободить место в тарифе
- 🔒 Заблокировать уволившихся. Заблокированный пользователь не занимает место, а его история сохраняется.
- 🧹 Отозвать доступ у тех, кто работал с базой разово.
- 📈 Если места нужны постоянно — сменить тариф на больший или докупить пользователей. Это делают в разделе тарифов личного кабинета или через партнёра.
Не удаляйте пользователя, если он проводил документы. Его имя хранится в истории изменений и в журнале регистрации. Блокировка решает задачу освобождения места и не рвёт эти связи.
Защита учётных записей и отключение доступа
Облачная база доступна из любой точки, где есть интернет. Значит, учётная запись сотрудника — единственный замок на двери. Несколько правил, которые реально снижают риск.
Пароль и вход
- 🔐 Длина пароля от 12 символов, без имён, дат рождения и названия компании.
- 🚫 Не храните пароль в браузере на общем компьютере в офисе.
- 📲 Если в настройках учётной записи доступна дополнительная проверка при входе (код по SMS или в приложении-аутентификаторе), включите её хотя бы владельцу и администраторам абонента. Их учётки открывают всё сразу.
- 📧 Защитите саму почту: кто владеет ящиком, тот может сбросить пароль к 1С:Фреш.
Когда сотрудник уходит
Отключайте доступ в последний рабочий день, а не «как руки дойдут». Порядок:
- В Менеджере сервиса заблокируйте пользователя или снимите ему доступ ко всем приложениям.
- Если он был администратором абонента или приложения, назначьте эту роль другому человеку заранее, до блокировки.
- Проверьте в базе, не числятся ли за ним незакрытые задачи и черновики документов.
Если сотрудник в момент блокировки работал в базе, сеанс оборвётся, а несохранённые изменения пропадут. Поэтому удобнее делать это вечером.
Кто и когда входил
Журнал регистрации в облачной базе доступен администратору приложения: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю показывает входы, выходы и изменения данных. Список тех, кто работает прямо сейчас, — в разделе Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи.
Частые ошибки при добавлении пользователей
Большинство обращений «пользователь не может войти» сводится к нескольким причинам.