Новый сотрудник в 1С:Документооборот: учётная запись, роли и доступ
Содержание
Чтобы добавить пользователя в 1С:Документооборот, нужны три вещи: запись в справочнике «Пользователи», связанный с ней сотрудник и профиль прав. Заходите под администратором, открываете раздел администрирования, создаёте запись, задаёте имя входа и назначаете профиль. Остальное: папки, подписи, вход через домен: настраивается отдельно, и именно там обычно и ломается.
Ниже порядок, который работает и в 1С:Документооборот 2, и в версии 3.0. Названия пунктов меню в разных релизах немного отличаются, поэтому где не уверен в точной формулировке, я описываю, как найти нужное на экране.
Что проверить до создания учётной записи
Пять минут подготовки экономят час разбора, почему новый сотрудник «ничего не видит».
- ✅ Вы входите с правами администратора. Нужен профиль «Администратор» или аналогичный. Обычный делопроизводитель создать пользователя не сможет: пункт меню просто не появится.
- ✅ Есть свободная лицензия. Клиентские лицензии считаются по одновременным подключениям, а не по числу учётных записей. Записей можно заводить больше, чем лицензий, но все одновременно не зайдут.
- ✅ Сотрудник уже есть в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица». Если его нет, сначала заводите его. Иначе пользователь окажется «без лица»: нельзя будет назначить исполнителем, согласующим, подписантом.
- ✅ Определено подразделение и должность. От них зависят маршруты согласования и видимость документов.
- ✅ Решено, как человек будет входить: по паролю 1С или через учётную запись домена.
Заведите заготовку: короткий регламент «имя входа = фамилия.и.о. латиницей». Через год в списке из 150 пользователей вы скажете себе спасибо.
Создание пользователя через интерфейс программы
В обеих версиях логика одна: администратор открывает список пользователей и создаёт новую запись.
Где находится список пользователей
- Откройте раздел администрирования (в 1С:Документообороте это отдельный раздел в панели навигации или меню «Администрирование»).
- Найдите подраздел настроек пользователей и прав и перейдите по ссылке «Пользователи».
- Нажмите «Создать».
Если сомневаетесь в пути: в 1С:Документообороте есть поиск по пунктам меню, наберите «Пользователи» и откройте одноимённый справочник.
Какие поля заполнять
| Поле | Что вписать | Замечание |
|---|---|---|
| Полное имя | ФИО, как в кадровых документах | Отображается в списках и письмах |
| Имя для входа | Логин, лучше латиницей | После создания менять неудобно, поэтому продумайте заранее |
| Аутентификация 1С:Предприятия | Пароль | Включайте, если вход не через домен |
| Аутентификация ОС | Учётная запись Windows | Включайте для входа без пароля из-под домена |
| Физическое лицо / сотрудник | Выберите из справочника | Без этой связи не заработают задачи и согласования |
| Доступ к программе | Список профилей | Что именно человеку можно делать |
Пароль задавайте временный и включайте требование сменить его при первом входе, если такая опция есть в вашей версии. Хранить пароли в таблице администратора не нужно.
Привязка к сотруднику и подразделению
В карточке пользователя или в карточке сотрудника укажите подразделение и должность. Дальше программа сама подставляет человека в маршруты, где исполнитель определяется ролью («руководитель подразделения», «заместитель»). Если связи нет, задача уйдёт в пустоту и будет висеть у «неопределённого исполнителя».
Как назначить профиль и роли
Здесь путаница чаще всего. В 1С есть роли, это низкоуровневые наборы разрешений, и профили групп доступа, это то, что вы реально назначаете людям. Роли руками выдавать не нужно, они входят в профили.
Профиль и группа доступа
Профиль описывает должностной набор: «Делопроизводитель», «Исполнитель», «Руководитель», «Администратор». Чтобы дать человеку доступ, его включают в группу доступа с нужным профилем. В карточке пользователя есть соответствующая вкладка или ссылка: после сохранения записи нажмите её и добавьте профиль.
Типичная раскладка для небольшой организации:
- 📄 Обычный сотрудник: базовый профиль: просмотр своих документов, исполнение задач, создание входящих и внутренних.
- 🗂 Делопроизводитель: регистрация, ведение номенклатуры дел, работа с журналами.
- ✍️ Руководитель: то же, что у сотрудника, плюс визирование и подписание, обзор по подчинённым.
- 🛠 Администратор: настройки, пользователи, обмены. Раздавать осторожно.
Не копируйте права «как у Иванова» целиком. Часто у Иванова за годы накопились лишние разрешения. Лучше назначить профиль по должности и добавить недостающее точечно.
Когда нужен свой профиль
Типовых профилей хватает в большинстве случаев. Свой профиль создают, когда нужно, например, дать бухгалтерии только чтение документов договорного раздела. Скопируйте ближайший типовой профиль, уберите лишнее и сохраните под понятным названием. Менять сами типовые профили не рекомендую: при обновлении конфигурации изменения могут перезаписаться или создать конфликт.
Проверка от имени нового пользователя
Не запускайте проверку «на глаз». Откройте программу под новой учётной записью (в другом браузере или через запуск 1С с отдельным параметром имени пользователя) и пройдите три действия: откройте входящие, создайте внутренний документ, поставьте себе тестовую задачу. Если все три проходят, базовый доступ настроен.
Доступ к папкам, документам и конфиденциальным материалам
Профиль даёт функции, а видимость конкретных документов задаётся отдельно: правами на папки и ограничениями на уровне записей.
Права на папки
В 1С:Документообороте документы лежат в папках, и у каждой папки есть список прав: кто может просматривать, изменять, удалять, добавлять вложенные объекты. Откройте нужную папку, найдите команду настройки прав (в карточке или в меню «Ещё») и добавьте пользователя или группу пользователей.
Права наследуются вниз по дереву. Это удобно: выдали на корневую папку «Договоры», и они действуют внутри. Но и опасно: открыли корень, а в подпапке лежат конфиденциальные приказы.
Группы пользователей вместо одиночных прав
Если вы раздаёте доступ по одному человеку, через полгода никто не разберётся, кто и что видит. Создайте группы по подразделениям и проектам, включайте людей в группы, а права на папки выдавайте группам.
| Подход | Удобно, когда | Риск |
|---|---|---|
| Права на отдельных людей | 3–5 сотрудников, ничего не меняется | Хаос при росте штата |
| Права на группы | Подразделения, проекты | Нужно следить за составом группы |
| Права по профилю и видам документов | Большая организация, регламент | Сложная первоначальная настройка |
Ограничение доступа на уровне записей
В версиях с ограничением доступа на уровне записей сотрудник видит только те документы, где он автор, исполнитель, получатель или у него есть право на папку. Включается это в настройках администрирования (поищите пункт про ограничение доступа на уровне записей). После включения программа пересчитывает доступы, на крупной базе это занимает время, поэтому делайте в нерабочие часы.
Вход через домен: Active Directory и синхронизация
Если в организации есть домен, заводить пароли для каждого незачем. Пользователь входит в Windows, и 1С его узнаёт.
Вариант 1: аутентификация операционной системы
В карточке пользователя включите аутентификацию ОС и укажите учётную запись в формате домена (например, COMPANY\petrov). Тогда при запуске клиент проверит текущего пользователя Windows и впустит без пароля. Для веб-клиента вход через домен дополнительно настраивается на стороне веб-сервера.
Вариант 2: импорт пользователей из каталога
Для большого штата удобнее загрузить людей списком из каталога Active Directory. В списке пользователей поищите команду загрузки или выбора из каталога (в разных релизах она называется по-разному). Программа показывает учётные записи домена, вы отмечаете нужные, и 1С создаёт соответствующие записи.
Импорт создаёт учётные записи, но не назначает права. После загрузки пройдитесь по списку и выдайте профили, иначе все новые пользователи получат пустой доступ.
Что не синхронизируется само
Синхронизация обычно односторонняя и разовая: создали записи, и дальше они живут своей жизнью. Уволили человека в AD, а в 1С он остался. Заблокирован в домене, но 1С про это не знает, если вход идёт по паролю 1С. Поэтому в регламент увольнения нужно включить отдельный пункт «закрыть доступ в Документообороте».
Блокировка и удаление учётной записи
Почему лучше заблокировать, чем удалить
Пользователь, который хотя бы раз что-то делал в системе, фигурирует в истории документов, задачах, визах, подписях. Удалять такую запись нельзя технически или бессмысленно: все ссылки превратятся в «<Не найдено>».
Правильный порядок при увольнении:
- В карточке пользователя запретите вход (снимите разрешение на вход в программу или отметьте «недействителен», в зависимости от релиза).
- Передайте незавершённые задачи: через замещение или перераспределение задач по подразделению.
- Исключите пользователя из групп доступа.
- Отдельно проверьте, не остался ли он ответственным в номенклатуре дел и маршрутах согласования.
Когда запись всё же можно удалить
Только если пользователя создали по ошибке и он ничего не успел сделать. Для таких записей программа сама предупредит, если есть ссылки. Если ссылок нет, удаление пройдёт через пометку на удаление и «Удаление помеченных объектов» в администрировании.
Если пользователь добавлен, а вход не работает
Короткая диагностика самых частых случаев.