Новый пользователь в 1С:ЗУП — от учётной записи до прав доступа

Добавить пользователя в 1С ЗУП можно двумя путями: создать запись вручную в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи или перенести человека из справочника физических лиц. Ручное создание подходит почти всегда. Перенос быстрее, когда сотрудник уже заведён в кадровом учёте и нужна только учётная запись.

Один пользователь входит в программу под своим именем, а права ему выдаёт не напрямую, а через профиль и группу доступа. Поэтому добавление состоит из трёх частей: сама учётная запись, права и связь с сотрудником. Ниже все три по порядку, на примере ЗУП редакции 3.1 в режиме 1С:Предприятие.

Что нужно до начала: права администратора и режим входа

Создавать пользователей может только тот, у кого есть полные права или роль администратора пользователей. Если вы зашли под обычным кадровиком, раздел Администрирование может быть пуст или недоступен. Это нормально: права не те, а не программа сломана.

Проверьте перед началом:

• 🔑 вы входите под учётной записью с профилем «Администратор» (в списке профилей он так и называется);
• 🖥 режим запуска — «1С:Предприятие». Конфигуратор для обычного добавления пользователя не нужен;
• 📝 у вас есть ФИО сотрудника, его должность и понимание, какие разделы ему открывать.

Регистрация нового пользователя в списке информационной базы

Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Если пункта нет в меню, включите отображение функциональности в параметрах учёта или проверьте, под кем вы вошли.

1. Нажмите Создать.
2. В поле Имя введите то, что будет видно в списке при входе. Лучше формат «Иванов Иван» или «Иванов И.И.». Логины вроде «user1» потом путают при разборе, кто что менял.
3. В блоке настроек входа включите Вход в программу разрешён. Без этой галочки запись в списке есть, а зайти нельзя.
4. Включите Аутентификация 1С:Предприятия и задайте пароль. Это основной способ входа.
5. Если домен не используется, аутентификацию операционной системы не трогайте.
6. Нажмите Записать.

Название кнопок и порядок блоков немного отличается в разных релизах, но смысл тот же: имя, разрешение входа, способ аутентификации, пароль.

Пароль: что задать и кто его меняет

Есть два рабочих подхода. Первый: администратор задаёт временный пароль, а сотрудник при первом входе меняет его сам. Второй: пароль не задаётся вовсе, и пользователь вводит его при первом запуске. Для ЗУП, где лежат персональные данные и зарплата, надёжнее первый.

Простые «123» и «1» не годятся. В ЗУП хранятся оклады, паспорта и СНИЛС, а это персональные данные. Включите проверку сложности пароля в настройках входа, если она у вас выключена.

Профили и группы доступа: настройка прав и назначение ролей

Права в ЗУП не вешаются на человека напрямую. Схема такая: профиль (набор ролей под должность) → группа доступа (в неё входят пользователи) → пользователь.

Откройте карточку пользователя и найдите блок прав доступа. Обычно там есть кнопка или ссылка на группы доступа и профили. Если её нет, идите в Администрирование → Настройки пользователей и прав, там пункты «Профили групп доступа» и «Группы доступа».

Как выбрать профиль

В поставке есть готовые профили. Они называются по типовым ролям: например, администратор, кадровик, расчётчик, руководитель. Точный состав зависит от релиза, поэтому откройте профиль и посмотрите, какие роли в него включены, прежде чем назначать.

Правило простое: выдавайте минимум, который нужен для работы.

• 👤 Кадровик: приём, перевод, увольнение, личные данные сотрудников. Начислений не видит или видит ограниченно.
• 💰 Расчётчик: начисления, ведомости, взносы. Право редактировать кадровые приказы лучше не давать.
• 👔 Руководитель: только просмотр отчётов.
• ⚙️ Администратор: всё. Его выдают одному-двум людям.

Как добавить человека в группу доступа

1. Откройте нужную группу доступа (например, «Кадровики»).
2. В таблице участников нажмите Добавить и выберите созданного пользователя.
3. Запишите группу.
4. Проверьте, что профиль у группы тот, который нужен.

Если подходящего профиля нет, не правьте типовой. Скопируйте его и измените копию: так при обновлении релиза ваши правки не затрутся.

Привязка к физическому лицу и настройка интерфейса

В карточке пользователя есть поле Физическое лицо (или «Сотрудник», название зависит от релиза). Оно нужно не для красоты. Через него:

• 📌 программа подставляет «Ответственного» в документах;
• 📌 работает личный кабинет и задачи, адресованные конкретному человеку;
• 📌 в отчётах по начислениям отделяются «свои» записи от чужих, если включено такое ограничение.

Выберите человека из справочника физических лиц. Если его там ещё нет, создайте его сначала в Кадры → Физические лица, потом вернитесь к пользователю. Вводить второго «Иванова» ради учётной записи нельзя: получите дубль в кадровой базе.

Что настроить в интерфейсе

После записи в самой программе у каждого пользователя свои настройки. Админу их менять нужно только в двух случаях.

• 🏠 Начальная страница. Кадровику полезно оставить задачи и кадровые документы, расчётчику разместить расчёты и ведомости.
• 🌐 Язык и формат отображения. Обычно ничего менять не нужно.

Свои панели и избранное пользователь настроит сам. Если нужно скопировать настройки опытного сотрудника новому, в карточке пользователя есть команда копирования настроек. Её название лучше искать по слову «настройки» в меню Ещё.

Ограничение доступа по времени и с рабочих мест

Штатного расписания «с 9 до 18» в карточке пользователя ЗУП нет. Это частый вопрос, и ответ честный: программа не закрывает вход по часам. Но у вас есть другие рычаги.

Проверка входа и типичные ошибки

Проверьте нового пользователя до того, как он сам сядет за компьютер.

1. Закройте программу и откройте её заново (или запустите второй сеанс под другим именем).
2. Выберите нового пользователя в списке и введите пароль.
3. Откройте разделы, которые ему положены. Они должны быть на месте.
4. Попробуйте открыть то, чего у него быть не должно (например, начисления у кадровика). Должен быть отказ.
5. Создайте тестовый документ и проверьте, что в поле «Ответственный» стоит правильный человек.

Пример на практике: заводим расчётчика за пять минут

Допустим, в отдел пришла Анна Петрова, она будет считать зарплату по двум организациям. Что делаем.

1. В Кадры → Физические лица проверяем, есть ли Петрова. Если сотрудницу уже оформили приказом о приёме, запись есть.
2. В Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи создаём запись «Петрова Анна».
3. Разрешаем вход, включаем аутентификацию 1С:Предприятия, задаём временный пароль из 10 символов и требуем сменить его при первом входе.
4. В поле физического лица выбираем Петрову.
5. Добавляем её в группу доступа с профилем расчётчика. Если в группе стоит ограничение по организациям, проверяем, что обе её организации там указаны.
6. Записываем, просим сотрудницу зайти и сразу сменить пароль.

Через 5-10 минут у неё должны открываться начисления и ведомости обеих организаций, а правка кадровых приказов быть закрыта. Если открывается всё подряд, значит, она попала ещё в одну группу доступа, например администраторскую. Просмотрите все группы, где встречается её имя: права складываются, а не заменяют друг друга.

Как не запутаться, когда пользователей много

Когда в базе двадцать человек и больше, порядок решает всё. Три привычки, которые окупаются:

• 📋 Единый формат имён. Фамилия, затем имя. Тогда список сортируется сам и в журнале регистрации легко найти человека.
• 🗂 Группы по ролям, а не по людям. Одна группа «Кадровики», одна «Расчётчики». Новому сотруднику достаточно добавить запись в таблицу участников.
• 🧹 Раз в квартал проверка. Сверьте список пользователей с кадровым списком. Уволенные должны быть с закрытым входом, а те, кто сменил должность, должны сидеть в новой группе.

Частые вопросы