Новый сотрудник в базе 1С 8.3: создаём учётную запись, пароль и права

Частое заблуждение: чтобы сотрудник вошёл в клиент-серверную базу , его нужно заводить в SQL Server. Не нужно. Список пользователей хранится внутри информационной базы, и в файловом, и в серверном варианте он создаётся одинаково. Логин на уровне СУБД и учётная запись в 1С — разные вещи.

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите «Создать», заполните имя, включите вход в программу, задайте пароль и назначьте группу доступа. Ниже — по порядку, с нюансами, на которых спотыкаются чаще всего.

Что подготовить до создания учётной записи

Три вещи, которые лучше решить заранее, иначе потом придётся править карточку.

• 👤 Кто это. Нужны фамилия, имя, отчество и должность. Если сотрудник уже есть в справочнике физических лиц, привяжем карточку пользователя к нему.
• 🔑 Каким способом он входит. По логину и паролю 1С, по учётной записи Windows (домен) или через единую авторизацию. От этого зависят поля в карточке.
• 🧩 Какие права ему нужны. Не «как у Ивановой», а список задач: вводит реализации, смотрит остатки, закрывает месяц. По задачам подбирают профиль.

Сами вы должны входить в базу под пользователем с полными правами. Если в базе пока нет ни одного пользователя, первую учётную запись создают с правами администратора — иначе после этого вы просто не сможете войти и что-то менять.

Когда нужен внешний пользователь, а не обычный

Обычный пользователь — это сотрудник вашей компании. Если доступ нужен клиенту или контрагенту (например, чтобы он смотрел свои заказы через веб-интерфейс), заводят внешнего пользователя: он привязан к записи контрагента, видит только отведённые ему данные и не попадает в общий список сотрудников. Такая возможность есть не во всех конфигурациях и включается в настройках пользователей и прав. Если её нет, не пытайтесь подменить её обычной учётной записью с урезанными правами: контролировать такой доступ труднее.

Добавляем пользователя в файловую базу

Файловая база лежит в папке на диске или на сетевом ресурсе, а доступом управляет сама 1С. Алгоритм одинаков для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11, потому что подсистема пользователей у них общая.

1. Войдите под администратором и откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите «Создать». Откроется карточка.
3. В поле с именем напишите то, что человек увидит в списке выбора, например Петров Сергей Иванович.
4. Если нужно связать с физлицом, выберите его в соответствующем поле. Так в документах будет видно, кто именно работал.
5. Включите признак, разрешающий вход в программу. Без него учётная запись есть, а войти по ней нельзя.
6. Укажите имя для входа и задайте пароль, повторите его в поле подтверждения.
7. Назначьте группу доступа или профиль (подробнее — ниже).
8. Нажмите «Записать и закрыть».

Учётную запись можно создать и иначе: в режиме «Конфигуратор» через Администрирование → Пользователи. Это путь для разработчиков и для баз без типовой подсистемы пользователей. Но в типовой конфигурации лучше работать через обычный интерфейс: Конфигуратор не знает про группы доступа и профили, и права придётся расставлять вручную через роли.

Не отдавайте пользователям полные права «на всякий случай». Один лишний администратор — это человек, который может удалить документы за закрытый период, и в журнале вы увидите только то, что это сделал он.

Как задаётся пароль

Есть два подхода. Первый: вы задаёте пароль сами и передаёте сотруднику. Второй: оставляете поле пустым и требуете сменить его при первом входе — так вы не знаете чужой пароль. Если в карточке есть такая настройка, выберите второй вариант.

Простой пароль в 1С задаётся без проверки сложности, поэтому политику лучше зафиксировать в регламенте. Минимум — не короче восьми знаков и не совпадающий с логином.

Как добавить пользователя в клиент-серверную базу (SQL)

В клиент-серверном варианте база хранится в СУБД (PostgreSQL, MS SQL Server), а работой управляет кластер серверов 1С. Из этого вытекает правило: пользователь 1С и пользователь СУБД — разные сущности. Приложение подключается к СУБД под своей служебной учётной записью, а сотрудники в SQL не заводятся.

Поэтому порядок такой же, как в файловой базе: запускаете базу, открываете справочник пользователей , создаёте карточку. Отличия только в окружении:

Что действительно нужно проверить в серверной базе — лицензии. Если число одновременных подключений исчерпано, новый пользователь создастся, но не войдёт. Это не ошибка настройки, а нехватка лицензий: смотрите программные и аппаратные ключи, а в консоли кластера — список текущих сеансов.

Способы входа: пароль 1С или Windows

В карточке вы выбираете способ аутентификации. Обычно их три.

• 🔐 Аутентификация 1С:Предприятия. Логин и пароль хранятся в базе. Подходит для небольших компаний и внешних пользователей.
• 🖥 Аутентификация операционной системы. Выбираете учётную запись Windows из домена, пароль при запуске не спрашивают. Удобно, когда компьютеры в домене и есть администратор.
• 🌐 OpenID. Единая авторизация через внешний сервис. Нужна в крупных компаниях с общим порталом.

Можно включить сразу несколько. Если оставить обе галочки, в Windows-сессии сотрудник зайдёт без пароля, а с чужого компьютера — по логину.

Для веб-доступа через публикацию на веб-сервере проверьте, что пользователю разрешён вход именно в тонкий клиент или веб-клиент, если в вашей конфигурации такое ограничение включено.

Права доступа: профили, группы и роли

Это главный этап, и по нему же чаще всего бывают инциденты. В типовых конфигурациях права выдаются не напрямую, а через профили групп доступа. Профиль — набор ролей под должность: например, «Бухгалтер», «Кадровик», «Только чтение». Группа доступа — конкретный список пользователей с профилем.

Как выдать права:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Найдите группу с нужным профилем или создайте новую.
3. В составе группы добавьте пользователя.
4. Или, наоборот, в карточке пользователя найдите команду для настройки прав и отметьте нужные группы.

Одному человеку можно назначить несколько групп. Права складываются: если в одной группе чтение, а в другой запись — получится запись.

Профиль «Администратор» (полные права) нужен очень небольшому кругу людей. Для остальных собирайте набор из ролей по задачам. Если подходящего профиля нет, не правьте типовой: скопируйте его и измените копию, иначе при обновлении конфигурации ваши правки потеряются или вызовут конфликт.

Роли в Конфигураторе

Роль — это набор прав на объекты метаданных (читать справочник, проводить документ). В обычной работе вы с ними не сталкиваетесь, пока не нужно изменить поведение для всей организации. Роли можно назначать пользователю и напрямую в Конфигураторе, но тогда подсистема групп доступа его не увидит. Смешивать два подхода не стоит.

Ограничение данных и интерфейса

Права на объект — это «видит ли человек справочник». Но часто нужно другое: «видит только свою организацию» или «только свои склады». Для этого есть ограничение доступа на уровне записей. Включается в настройках пользователей и прав, после чего в группах доступа появляются условия по организациям, подразделениям и другим измерениям.

Что стоит знать:

• Включение ограничений на уровне записей замедляет работу крупных баз, потому что к запросам добавляются условия. Включайте, только если без него не обойтись.
• После включения система пересчитывает вспомогательные данные. На большой базе это занимает время, поэтому запускайте вечером, когда никто не работает .
• Ограничение интерфейса (какие разделы видны) задаётся ролями и функциональными опциями. Скрытое — не значит недоступное: человек без раздела в меню всё равно может открыть объект по ссылке, если у него есть право. Для защиты данных опирайтесь на права, а не на скрытие.

Рабочий стол и список разделов сотрудник может настроить сам, но это влияет только на отображение.

Проверяем, что всё работает

Не считайте задачу закрытой, пока не зашли под новой учётной записью.

• Запустите базу от имени нового пользователя (или попросите сотрудника).
• Проверьте, что нужные разделы открываются, а лишних нет.
• Попробуйте выполнить типовую операцию: создать документ , провести, напечатать.
• Убедитесь, что недоступное действительно недоступно — например, пользователь без права записи не может изменить справочник.

Хороший способ — открыть «Пользователи», нажать «Права доступа » и посмотреть итоговый отчёт по правам конкретного человека. Так видно, откуда пришло то или иное право.

Если пользователь не может войти или не видит нужное

Короткая диагностика по симптомам. Тексты ошибок в разных релизах немного отличаются, поэтому ориентируйтесь на смысл.

Контроль: что делали пользователи в базе

Добавили человека — следите, как он работает. Для этого есть журнал регистрации: Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации. Фильтруйте по пользователю, по событию («Данные — Изменение», «Данные — Удаление») и по периоду.

Что полезно искать:

• кто и когда удалил или перепровёл документ;
• кто входил под какой учёткой и с какого компьютера;
• неудачные попытки входа — много подряд значит, что пароль подбирают или человек забыл его.

Отдельно для документов работает история изменений и версионирование объектов, если оно включено в настройках. Оно хранит старые версии документа и показывает, кто что поменял.

Когда сотрудник уходит, не удаляйте его учётную запись. Удалённый пользователь превращается в пустую ссылку в старых документах и «Ответственный: не найден» в отчётах. Правильно — снять признак входа в программу и при желании пометить запись как недействующую. История сохранится, а доступ закроется.

Частые вопросы