Новый сотрудник в 1С:БГУ: учётная запись, группы доступа и вход без сбоев

Добавить пользователя в 1С:БГУ правильно через саму программу: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка Создать. В карточке задают имя для входа, пароль или вход через Windows и включают сотрудника в группы доступа. Права в БГУ 2.0 выдают группами доступа, а не ролями по одной.

Частая ошибка — завести пользователя в Конфигураторе и отметить ему роли вручную. В типовой БГУ, построенной на Библиотеке стандартных подсистем (БСП), такой сотрудник либо не войдёт совсем, либо получит набор ролей, который программа перезапишет при следующей смене групп. Конфигуратор оставьте для аварийных случаев.

Подготовка: кто может создавать пользователей и что собрать заранее

Создавать пользователей может только тот, кто входит в группу доступа Администраторы (у него роль «Полные права»). Обычный главный бухгалтер без этой группы не увидит команду создания или не сможет записать карточку.

Перед тем как открывать программу, соберите данные о сотруднике:

• 👤 ФИО так, как оно будет отображаться в документах и журнале регистрации;
• 🔑 имя для входа (логин) — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов в конце;
• 🖥️ способ входа: пароль 1С, учётная запись Windows или оба;
• 🏢 подразделение и учреждение, с которыми он будет работать;
• 📋 участок: касса, расчёты с поставщиками, нефинансовые активы, зарплата, отчётность;
• 🗓️ срок: постоянный сотрудник или временный доступ на период отпуска коллеги.

Участок нужен, чтобы сразу выбрать группы доступа. Выдавать «Полные права» новому бухгалтеру «на время, пока разберёмся» не стоит: такой доступ потом редко отзывают.

Способ 1. Создание пользователя в режиме 1С:Предприятие

Это основной способ. Программа сама создаёт учётную запись информационной базы и связывает её с элементом справочника «Пользователи».

Шаг 1. Откройте список пользователей

1. Войдите в БГУ под администратором.
2. Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Откройте ссылку Пользователи.
4. Нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните карточку

• Полное имя — ФИО сотрудника.
• Физическое лицо — если сотрудник есть в справочнике физических лиц, свяжите его. Так проще сопоставлять пользователя с кадровыми данными.
• Подразделение — для удобства отбора в списке.
• Флажок Вход в программу разрешён — без него учётная запись создаётся, но войти нельзя.
• Имя (для входа) — логин, который сотрудник будет вводить или выбирать в окне запуска.

Шаг 3. Настройте способ входа

Для входа по паролю нажмите Установить пароль и задайте временный пароль. Отметьте, что пользователь должен сменить его при первом входе, если такая настройка есть в карточке вашего релиза.

Для входа через Windows укажите пользователя ОС в формате \\DOMAIN\ivanova. Имя домена пишите так, как оно отображается в системе (обычно короткое NetBIOS-имя), а не полное DNS-имя.

Шаг 4. Включите сотрудника в группы доступа

На вкладке или по ссылке Права доступа в карточке отметьте нужные группы. Затем нажмите Записать и закрыть.

Готово: при следующем запуске сотрудник увидит себя в списке или введёт логин вручную.

Способ 2. Добавление пользователя через Конфигуратор

Конфигуратор нужен, когда в режим 1С:Предприятие войти нельзя: единственный администратор забыл пароль, а резервного администратора нет. Путь: Администрирование → Пользователи, кнопка Добавить.

На вкладке Основные задают имя, полное имя, способ аутентификации и пароль. Здесь же есть флажок Показывать в списке выбора — от него зависит, видит ли сотрудник свою фамилию в окне запуска. На вкладке Прочие отмечают роли.

Что важно знать о Конфигураторе в БГУ:

1. Пользователь, созданный здесь, не появляется автоматически в справочнике «Пользователи». Обычного сотрудника программа при входе не пустит и сообщит, что он не найден в списке пользователей программы.
2. Пользователь с ролью «Полные права» войти сможет, и при входе программа добавит его в справочник сама.
3. Роли, отмеченные вручную, при следующем изменении групп доступа будут пересчитаны программой.

Поэтому правильная последовательность такая: в Конфигураторе создаёте или восстанавливаете одного администратора с полными правами, входите под ним в 1С:Предприятие и дальше работаете только через справочник «Пользователи».

Способ 3. Массовое добавление пользователей из домена Active Directory

Готовой команды «загрузить всех из AD» в типовой БГУ нет. Есть три рабочих варианта, выбор зависит от числа сотрудников.

Копирование готовой карточки

Создайте одного пользователя-образец, например «Бухгалтер по расчётам», с нужными группами. Для нового сотрудника выделите образец в списке и нажмите Скопировать. Останется поменять ФИО, логин, пользователя ОС и пароль.

Так у всех бухгалтеров одного участка гарантированно одинаковый набор прав.

Список сотрудников из AD

Администратор домена выгружает список учётных записей нужного подразделения командой PowerShell:

Get-ADUser -Filter * -SearchBase "OU=Buhgalteriya,DC=school,DC=local" -Properties DisplayName |
  Select-Object SamAccountName, DisplayName |
  Export-Csv C:\Temp\buh_users.csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation

Файл содержит логин (SamAccountName) и отображаемое имя. По нему вы либо заводите карточки копированием, либо передаёте программисту для загрузки.

Загрузка обработкой

Программист пишет внешнюю обработку , которая читает CSV и создаёт элементы справочника «Пользователи» средствами БСП. Создавать учётные записи напрямую методом платформы ПользователиИнформационнойБазы.СоздатьПользователя() в обход справочника нельзя по той же причине, что и в Конфигураторе: программа не увидит таких пользователей.

Перед запуском обработки на рабочей базе прогоните её на копии и проверьте пять-шесть созданных карточек вручную.

Права доступа в БГУ: группы, профили и ограничения

Права в БГУ устроены в три уровня:

• 🧩 Роли — технические наборы разрешений. Напрямую их не назначают.
• 📦 Профили групп доступа — набор ролей под типовую работу.
• 👥 Группы доступа — профиль плюс список участников и ограничения.

Пользователь получает права всех групп, в которые входит. Если одна группа разрешает просмотр, а другая — изменение, итогом будет изменение.

Группы пользователей вместо ручной раздачи

Когда сотрудников больше десяти, удобнее создать группы пользователей: «Бухгалтерия», «Касса», «Отдел зарплаты». Группу пользователей включают в группу доступа целиком. Новому сотруднику достаточно попасть в группу пользователей, и он автоматически получит все права участка.

Ограничения по учреждениям и данным

Если в одной базе ведётся учёт нескольких учреждений, бухгалтер одного учреждения не должен видеть документы другого. Для этого в настройках пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появляется возможность указать, по каким значениям разрешён доступ.

Ошибки при настройке прав

• ❌ Выдают группу Администраторы главному бухгалтеру, чтобы «не мешали ограничения». Он получает право удалять пользователей и менять конфигурацию.
• ❌ Создают отдельный профиль под каждого сотрудника. Через год никто не помнит, чем они отличаются.
• ❌ Удаляют карточку уволенного сотрудника. Его фамилия пропадёт из истории документов и журнала регистрации. Правильно снять флажок Вход в программу разрешён.
• ❌ Делят одну учётную запись на двоих «по сменам». В журнале регистрации уже не понять, кто провёл документ.

Пользователь не может войти: причины и решения

Если сотрудник работает через веб-клиент или опубликованное удалённое приложение, проверьте ещё и то, что вход через Windows там вообще возможен. На веб-сервере для этого нужна отдельная настройка, поэтому удалённым сотрудникам часто оставляют вход по паролю.

Ошибка «нет свободных лицензий» к созданию пользователя не относится. Лицензия занимается при запуске сеанса, а не при создании карточки. Сколько бы учётных записей вы ни завели, одновременно смогут работать столько человек, сколько лицензий у учреждения.

Защита данных и аудит действий пользователей

Бюджетная бухгалтерия хранит персональные данные сотрудников и сведения о платежах. Минимальный набор мер займёт полчаса.

Политика паролей

В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте Настройки входа. Там задают:

• минимальную длину и сложность пароля;
• срок действия пароля и запрет повторять старые;
• блокировку пользователя, который не входил заданное число дней.

Для учреждения разумно: пароль от 8 символов со сложностью, смена раз в 90 дней, блокировка после 45 дней неактивности.

Кого держать в администраторах

Администраторов должно быть двое: основной и резервный. Резервная учётная запись нужна на случай отпуска или увольнения основного. Пароль резервного храните в запечатанном конверте у руководителя или в менеджере паролей.

Стандартную учётную запись «Администратор» без пароля, если она осталась после установки, переименуйте и закройте паролем.

Журнал регистрации

Журнал регистрации фиксирует входы, проведение и изменение документов, изменения в справочнике «Пользователи». Открывается он из раздела Администрирование → Обслуживание. Отбор по пользователю и периоду показывает, кто и когда менял данные.

Раз в месяц полезно просматривать:

1. Входы в нерабочее время.
2. Изменения состава групп доступа.
3. Действия под учётными записями уволенных сотрудников — их быть не должно.

Частые вопросы