Новый сотрудник в 1С:Фреш: приглашение, доступ к базе и права
Содержание
Пользователя в 1С:Фреш добавляют в два приёма. Сначала владелец или администратор абонента приглашает сотрудника в личном кабинете сервиса и открывает ему нужное приложение. Потом в самой программе, например в Бухгалтерии, сотруднику назначают группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
Если сделать только первый шаг, человек войдёт в базу, но увидит пустой интерфейс или сообщение о нехватке прав. Если пытаться начать со второго, ничего не выйдет: в сервисе учётные записи живут в менеджере сервиса, а не в отдельной базе. Поэтому порядок всегда один: кабинет, затем права в каждой базе, куда пускаете сотрудника.
Подготовка: что проверить до добавления пользователя
Учётная запись в 1С:Фреш принадлежит абоненту — организации или человеку, который заключил договор с сервисом. У абонента бывает несколько приложений: Бухгалтерия, ЗУП, УНФ, Управление торговлей. Пользователь абонента получает доступ к одному, нескольким или всем приложениям.
Перед тем как приглашать нового сотрудника, соберите четыре вещи:
- 📧 Рабочий e-mail сотрудника. На него придёт приглашение, он же станет логином или будет к нему привязан. Общий ящик вроде
buh@...на нескольких людей использовать нельзя: у каждого должна быть своя запись. - 👤 ФИО полностью. Оно попадёт в карточку пользователя в программе и в поле «Ответственный» в документах.
- 🗂 Список приложений. Бухгалтеру расчётчику может хватить ЗУП, главбуху нужны все базы.
- 🔐 Набор прав. Заранее решите, кем будет сотрудник в сервисе (обычный пользователь или администратор абонента) и какие разделы ему откроют в программе.
Проверьте лимит тарифа. Число пользователей и одновременных сеансов в 1С:Фреш зависит от тарифа и дополнительных подписок. Посмотреть текущие условия можно в личном кабинете в разделе с тарифами и оплатой. Если лимит исчерпан, приглашение может пройти, а вход в приложение — нет.
Кто имеет право добавлять пользователей
В абоненте у каждого пользователя есть роль. Названия могут немного отличаться в зависимости от версии менеджера сервиса и провайдера, но логика одна:
| Роль в абоненте | Что может |
|---|---|
| Владелец абонента | Всё: пользователи, приложения, тарифы, оплата. Владелец один |
| Администратор абонента | Добавлять и отключать пользователей, выдавать доступ к приложениям |
| Пользователь абонента | Только работать в открытых ему приложениях |
Обычный пользователь не увидит в кабинете кнопок управления. Если сотрудник жалуется, что не может пригласить коллегу, дело именно в роли.
Способ 1: добавить пользователя в 1С:Фреш через личный кабинет
Это основной путь. Он одинаковый для 1cfresh.com и для большинства партнёрских облаков на технологии 1С:Фреш.
Шаг 1. Создать пользователя абонента
- Войдите на сайт сервиса под владельцем или администратором абонента.
- Откройте раздел «Пользователи» в личном кабинете (в менеджере сервиса).
- Нажмите кнопку добавления нового пользователя.
- Заполните e-mail, ФИО, при необходимости телефон.
- Выберите роль в абоненте. По умолчанию ставьте обычного пользователя: повысить роль можно в любой момент.
- Сохраните. Сервис отправит сотруднику письмо-приглашение.
Если сотрудник уже зарегистрирован в 1С:Фреш, например работает в базе другой организации, новая учётная запись не нужна. Его подключат к вашему абоненту по тому же логину, а при входе он выберет, в какую организацию зайти.
Шаг 2. Открыть доступ к приложениям
Пользователь абонента без доступа к приложению видит личный кабинет, но не видит баз.
- В кабинете откройте список приложений абонента.
- Выберите нужное приложение и перейдите к списку его пользователей.
- Отметьте нового сотрудника и сохраните.
- Повторите для каждой базы, где он должен работать.
В некоторых версиях кабинета то же самое делается из карточки пользователя: там есть перечень приложений с флажками доступа. Результат одинаковый.
Шаг 3. Сотрудник принимает приглашение
Сотрудник открывает письмо, переходит по ссылке и задаёт пароль. После этого он входит на сайт сервиса и видит открытые ему приложения.
Пока приглашение не принято, сотрудник не сможет войти, а в программе его запись может быть недоступна для настройки. Попросите человека принять приглашение сразу, а не «потом».
Способ 2: подключить сразу несколько сотрудников
Загрузки списка пользователей из Excel или CSV в стандартном личном кабинете абонента нет. Каждого сотрудника приглашают отдельно, но остальную работу можно ускорить.
Как не повторять одно и то же десять раз
- 📋 Сначала приглашения, потом права. Пригласите всех в кабинете подряд, дождитесь, пока примут, и только затем переходите к правам в программе.
- 👥 Права через участников группы. Откройте в программе нужную группу доступа и добавьте в неё сразу нескольких участников. Это быстрее, чем открывать карточку каждого пользователя.
- 📑 Копирование настроек. В типовых конфигурациях на БСП есть обработка
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек. Настройте одного «эталонного» сотрудника — панели, отчёты, рабочий стол — и скопируйте его настройки остальным. - 🤝 Обслуживающая организация. Если людей десятки, а то и сотни, напишите партнёру или в поддержку сервиса. У провайдера больше инструментов, чем у абонента.
Пример: бухгалтерия из шести человек, две базы. Шесть приглашений занимают около 15 минут. Ещё 5 минут уходят на две группы доступа: «Бухгалтер» с пятью участниками и «Главный бухгалтер» с одним. Ходить по карточкам не придётся.
Права пользователя в 1С:Фреш: роли и группы доступа
Роль в абоненте отвечает за личный кабинет: кто может управлять пользователями и оплатой. Что сотрудник видит внутри Бухгалтерии или ЗУП, она не определяет. Это настраивается в самой программе.
Где настраивать права в программе
В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и других конфигурациях на БСП путь одинаковый:
| Что сделать | Где |
|---|---|
| Открыть список пользователей | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Назначить права | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа |
| Посмотреть готовые наборы ролей | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа |
Новый пользователь появляется в списке программы после того, как ему открыли доступ к приложению в кабинете. Настроить права может только тот, у кого в этой базе есть права администратора.
Как выдать права
- Откройте Группы доступа.
- Выберите подходящую группу, например «Бухгалтер», или создайте новую на основе готового профиля.
- На вкладке участников добавьте сотрудника.
- Если включено ограничение доступа на уровне записей, укажите в группе, с какими организациями сотрудник может работать.
- Запишите группу. Сотруднику нужно перезайти в приложение, чтобы права применились.
Можно и наоборот: открыть карточку пользователя и перейти по ссылке «Права доступа ». Там видно, в каких группах он состоит.
Не давайте каждому полные права «чтобы не мешали». Сотрудник с полными правами может менять настройки учёта, удалять помеченные объекты и закрывать периоды. Лучше один раз собрать профиль под должность.
Как заблокировать или удалить пользователя в 1С:Фреш
Сотрудник уволился или проверка закончилась — доступ нужно закрыть в тот же день. Вариантов три, по нарастающей.
| Действие | Где | Что происходит |
|---|---|---|
| Убрать из группы доступа | В программе | Человек входит, но не видит нужных разделов |
| Закрыть доступ к приложению | В личном кабинете | Человек не видит эту базу, другие остаются |
| Удалить из абонента | В личном кабинете | Человек больше не видит ни одной вашей базы |
Что остаётся после удаления
Документы, которые сотрудник провёл, никуда не исчезают. В поле «Ответственный» и в истории изменений по-прежнему будет его ФИО. Сам пользователь в программе остаётся в справочнике, но войти под ним нельзя.
Если человек работает и в других абонентах, удаление из вашего абонента его учётную запись в сервисе не трогает. Он просто перестанет видеть ваши базы.
Владельца абонента удалить нельзя. Если уходит директор или бухгалтер, на которого оформлен абонент, сначала передайте права владельца другому сотруднику. Обычно это делают через поддержку сервиса или обслуживающего партнёра: смена владельца затрагивает договор.
Автоматизация: можно ли добавлять пользователей через API
Для обычного абонента — нет, по крайней мере штатными средствами кабинета. Управление пользователями завязано на менеджер сервиса, и программный доступ к нему есть у провайдеров и партнёров, которые сами разворачивают облако на технологии 1С:Фреш.
Что реально доступно абоненту:
- 🔗 Обмен данными с приложением — через типовые механизмы обмена и интеграции конфигурации. Это про документы и справочники, а не про учётные записи.
- 🏢 Партнёрские облака. Если ваша компания работает не на 1cfresh.com, а в облаке партнёра, спросите у него про автоматическое подключение сотрудников. Иногда его связывают с корпоративным каталогом пользователей.
- 🛠 Собственная инсталляция 1С:Фреш. Крупные компании разворачивают технологию у себя. Тогда пользователями управляет ваш ИТ-отдел, и автоматизация зависит от того, как он настроил менеджер сервиса.
Для бухгалтерии из 5–20 человек автоматизация не нужна: ручное приглашение занимает пару минут на сотрудника.
Частые ошибки при добавлении пользователей
Ещё одна ошибка, которую поздно замечают: один логин на двоих. Два бухгалтера под одной записью мешают друг другу сеансами, а в документах невозможно понять, кто что провёл. Заведите каждому свою учётную запись — по тарифу это обычно дешевле, чем потом разбираться с путаницей.