Новый сотрудник в КА 2: учётная запись, группы доступа и первый вход

Пользователя в 1С:Комплексная автоматизация 2 добавляют в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Заполняете имя для входа, задаёте пароль, записываете карточку и включаете сотрудника в одну или несколько групп доступа. Без групп доступа он войдёт в программу и увидит пустой интерфейс.

Частая ошибка — завести пользователя через Конфигуратор, как в старых конфигурациях. В КА 2 права раздаёт подсистема управления доступом: она назначает роли по профилям групп доступа. Пользователь, созданный в обход неё, получит роли, которые потом «слетят» или будут конфликтовать с профилями. Поэтому весь порядок ниже — из пользовательского режима.

Что подготовить до создания учётной записи

Добавлять пользователей может только сотрудник с полными правами — у него должен быть профиль «Администратор». Если в базе ещё нет ни одного пользователя, первым программа создаст именно администратора, и это нормально: без него дальше никого не настроить.

Перед стартом соберите данные:

• 👤 ФИО и имя для входа. Имя для входа — то, что сотрудник увидит в списке при запуске. Удобно писать фамилию с инициалами: Петров А.С..
• 🔑 Способ входа. Пароль 1С, вход через учётную запись Windows или оба варианта сразу.
• 🏢 Организации и склады. С какими юрлицами и складами человек работает, а какие видеть не должен.
• 🧩 Участки работы. Продажи, закупки, склад, казначейство, бухгалтерия, зарплата — от этого зависит выбор групп доступа.
• 📇 Физическое лицо. Если сотрудник будет в кадровом учёте, его карточку физлица лучше завести заранее и потом связать с пользователем.

Проверьте и лицензии. Количество пользователей в справочнике ничем не ограничено, а вот одновременно работающих сеансов не может быть больше, чем клиентских лицензий. Новый человек «съест» одну лицензию только в момент работы.

Создание пользователя в Комплексной автоматизации: пошагово

Шаг 1. Откройте список пользователей

Перейдите в НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки пользователей и прав. На этой странице есть ссылки «Пользователи», «Группы доступа», «Профили групп доступа» и общие настройки входа. Откройте «Пользователи» и нажмите «Создать».

Шаг 2. Заполните карточку

В карточке нового пользователя:

1. В поле «Полное имя» укажите ФИО сотрудника.
2. Если заполняете связь с физическим лицом, выберите его в поле «Физическое лицо». Так программа понимает, чьи документы и задачи относятся к этому пользователю.
3. Установите флажок «Вход в программу разрешен». Пока он снят, учётная запись существует, но войти под ней нельзя.
4. В поле имени для входа проверьте, что подставилось нужное значение. По умолчанию оно берётся из полного имени.

Шаг 3. Настройте вход и пароль

Ниже в карточке находятся настройки аутентификации:

• ✅ Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю. Нажмите «Установить пароль », введите пароль и подтверждение.
• 🪟 Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учётной записью Windows. Укажите пользователя в формате \\DOMAIN\login.
• 👁 Показывать в списке выбора — сотрудник увидит своё имя в списке при запуске. Снимите флажок, если не хотите светить состав пользователей.

Удобный приём — задать временный пароль и включить требование сменить его при первом входе. Тогда вы не знаете постоянного пароля сотрудника, и это правильно с точки зрения безопасности.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите «Записать». Только после записи становится доступна ссылка «Права доступа » — до неё дойдём в следующем разделе. «Записать и закрыть» на этом шаге нажимать рано: всё равно придётся открывать карточку снова.

Права доступа и группы безопасности: как их выдать

Права в КА 2 выдаются через три объекта, и их легко перепутать:

Пользователь получает права только как участник группы доступа. Профиль сам по себе никому ничего не даёт.

Включить сотрудника в группу можно двумя путями:

1. Из карточки пользователя. Откройте ссылку «Права доступа», отметьте флажками нужные группы и запишите.
2. Из группы доступа. Откройте Настройки пользователей и прав → Группы доступа, выберите группу, на вкладке «Участники» добавьте сотрудника.

Первый путь удобнее для нового человека: видно сразу все его права. Второй — когда нужно добавить в одну группу сразу пятерых.

Одному пользователю можно дать несколько групп. Например, менеджер по продажам, который ещё и оформляет возвраты от клиентов, состоит в двух группах. Права при этом складываются: если хоть одна группа разрешает действие, оно разрешено.

Когда в базе работает больше 10–15 человек, включите группы пользователей (флажок на той же странице настроек). Тогда участником группы доступа можно сделать не отдельного сотрудника, а целый отдел «Склад» или «Отдел продаж». Нового кладовщика достаточно добавить в группу «Склад», и он сразу получит все складские права.

Ограничение доступа к данным и интерфейсу

Ограничение по записям: организации, склады, партнёры

Профиль определяет, что человек может делать. Ограничения определяют, с какими данными. Например, менеджер филиала видит только документы своей организации, а кладовщик — только свой склад.

Как настроить:

1. В Настройки пользователей и прав установите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». Без него ограничения по данным не работают, даже если вы их заполнили.
2. Откройте нужную группу доступа и перейдите на вкладку ограничений доступа.
3. Для вида доступа (организации, склады, партнёры и другие, которые предусмотрены профилем) выберите режим: «Все разрешены» с исключениями или «Все запрещены» с разрешёнными значениями.
4. Заполните список значений и запишите группу.

Флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» заметно нагружает базу. После его включения программа пересчитывает служебные данные доступа, на большой базе это может занять от десятков минут до нескольких часов. Включайте его вечером, когда пользователей мало, и предупредите их о возможном замедлении.

Как выбрать режим ограничения:

• 🟢 «Все разрешены» + исключения — когда закрыть нужно одну-две позиции. Например, всё, кроме склада управляющей компании.
• 🔴 «Все запрещены» + разрешённые — когда сотрудник работает с малой частью данных. Новый склад или новая организация при этом автоматически останутся закрытыми — это безопаснее.

Что видно в интерфейсе

Разделы и команды, на которые у пользователя нет прав, программа скрывает сама. Отдельно «прятать меню» не нужно: кладовщик без прав на казначейство просто не увидит раздел «Казначейство».

Если интерфейс всё равно перегружен, его подстраивают по-другому:

• сам сотрудник настраивает панель разделов и начальную страницу через меню настроек в правом верхнем углу окна;
• администратор настраивает один «эталонный» вид у одного пользователя и копирует настройки другим через Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей.

Копирование настроек переносит внешний вид, отборы и варианты отчётов, но не права. Права живут только в группах доступа.

Поставляемые и собственные профили: что выбрать

В КА 2 уже есть набор поставляемых профилей под типовые участки: продажи, закупки, склад, казначейство, регламентированный учёт и другие. Для большинства компаний этого хватает. Но бывает, что типовой профиль даёт слишком много или слишком мало.

Как сделать свою версию профиля:

1. Откройте Профили групп доступа.
2. Выделите поставляемый профиль и скопируйте его.
3. В копии поменяйте наименование, отметьте или снимите роли.
4. Создайте группу доступа на основе нового профиля и включите в неё сотрудника.

Дополнительные профили для отдельных действий

Помимо профилей по участкам, в КА 2 есть узкие профили для отдельных возможностей. Самый частый пример — открытие внешних отчётов и обработок. Такие права выдают отдельной группой доступа только тем, кому они действительно нужны: внешняя обработка может менять данные в обход правил программы.

Проверка входа и типичные ошибки

Как убедиться, что права выданы верно

Не отдавайте логин сотруднику, пока не проверили его права. Есть два способа:

1. Отчёт по правам. В карточке пользователя или в списке пользователей откройте отчёт о правах доступа. Он показывает, какие действия с какими объектами разрешены и через какую группу. Отчёт удобен, чтобы найти, откуда взялось лишнее право.
2. Пробный вход. Запустите базу под новым пользователем на своём компьютере и пройдите его типичный день: создайте документ, проведите, откройте нужные отчёты.

Пробный вход занимает лицензию на время сеанса. Если свободных лицензий нет, войдите под новым пользователем, когда кто-то из коллег закончит работу, или попросите сотрудника проверить всё при первом входе вместе с вами.

Ошибки при входе и работе

Отключение и удаление пользователя

Сотрудники уходят, и учётные записи надо закрывать. Удалять пользователя из справочника не стоит: на него ссылаются документы, задачи, история изменений. При удалении эти связи «повиснут», а в журналах вместо автора появится пустота.

Правильный порядок:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Установите отметку о недействительности пользователя (флажок в карточке), чтобы он не попадал в списки выбора.
4. Запишите карточку.

Пользователь останется в истории, но войти под ним будет невозможно. Если человек вернётся, флажки возвращают за минуту, и все его настройки сохранятся.