Новый сотрудник в 1С:УНФ: учетная запись, пароль и права доступа
Содержание
Чтобы добавить пользователя
в 1С:УНФ, войдите в программу под администратором, откройте раздел Настройки → ссылку «Пользователи и права доступа
» → список «Пользователи» и нажмите Создать. В карточке укажите полное имя, имя для входа, установите пароль, отметьте «Вход в программу разрешен» и выдайте права через профили доступа. После записи карточки новый сотрудник сразу может войти в базу.
Ниже порядок действий для 1С:Управление нашей фирмой 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Механизм пользователей в УНФ построен на Библиотеке стандартных подсистем, поэтому логика та же, что в других типовых решениях 1С: учетная запись, профиль прав и группа доступа.
Что подготовить до создания учетной записи
Пять минут подготовки избавят от переделок, когда сотрудник уже начал работать.
- 👤 Права администратора. Добавлять пользователей может только тот, у кого есть профиль «Администратор». Под обычной учетной записью ссылки на список пользователей просто не будет.
- 🧾 Данные сотрудника. ФИО полностью, должность, подразделение. Если сотрудника ещё нет в справочнике «Сотрудники», создайте его заранее — потом проще связать.
- 🔑 Схема входа. Решите, как человек будет входить: по паролю 1С или через учетную запись Windows. Для офиса с доменом удобнее второе.
- 🎯 Объём прав. Запишите, что сотрудник должен делать: только продажи, склад, деньги, зарплату или всё сразу. От этого зависит выбор профиля.
- 💻 Лицензии. Учетных записей можно завести сколько угодно, а вот одновременно работать смогут столько человек, сколько у вас клиентских лицензий. Проверьте запас до того, как новый сотрудник сядет за компьютер.
Если список пользователей в базе пуст, программа открывается без пароля и с полными правами. Первым всегда создавайте администратора: программа сама включит его в группу «Администраторы». Иначе после появления первого пользователя можно остаться без доступа к настройкам.
Как добавить пользователя в 1С УНФ: пошагово
Шаг 1. Откройте список пользователей
Основной путь в УНФ 3.0: Настройки → Пользователи и права доступа → Пользователи. В старой редакции 1.6 ту же панель ищите в разделе Компания через ссылку «Администрирование».
Универсальный путь, который работает в любом релизе: Все функции → Справочники → Пользователи. Если команды «Все функции» нет в главном меню, включите её: Сервис и настройки → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».
Шаг 2. Заполните карточку
Нажмите Создать. Откроется карточка пользователя. Основные поля:
| Поле | Что вписать | Пример |
|---|---|---|
| Полное имя | Как сотрудник будет виден в документах и отчётах | Иванова Мария Петровна |
| Имя для входа | Короткое, без пробелов, его вводят при запуске | ivanova |
| Физическое лицо | Ссылка на физлицо сотрудника | Иванова М. П. |
| Вход в программу разрешен | Флажок, без него войти нельзя | ✔ |
Имя для входа делайте латиницей или короткой фамилией. Длинное «Иванова Мария Петровна» в окне запуска неудобно набирать, а в логах сеансов его трудно читать.
Шаг 3. Задайте способ входа и пароль
В карточке есть блок настроек входа. Варианты:
- Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю. Нажмите
Установить пароль, введите пароль дважды. - Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учетной записью Windows. Укажите пользователя в формате
\\ДОМЕН\ivanova. - Оба способа сразу — тоже допустимо: дома сотрудник войдёт по паролю, в офисе автоматически.
Полезные флажки рядом:
- 🔁 «Пользователь должен сменить пароль при входе» — администратор задаёт временный пароль, сотрудник при первом запуске придумывает свой. Так администратор не знает чужих паролей.
- 📋 «Показывать в списке выбора» — снимите, если не хотите, чтобы имя было видно в окне запуска всем подряд. Тогда имя придётся вводить вручную.
Шаг 4. Выдайте права и запишите
Нажмите Записать, затем перейдите к правам доступа (подробно — в следующем разделе). Без прав учетная запись бесполезна: человек войдёт и увидит пустую программу или получит ошибку.
После настройки прав нажмите Записать и закрыть. Сотрудник может запускать 1С и выбирать своё имя.
Если база в облаке 1С:Фреш
В облачном сервисе пользователей заводят не в самой программе, а в менеджере сервиса: добавляют пользователя абонента и открывают ему доступ к нужному приложению. Права внутри УНФ (профили и группы доступа) настраивают уже в самой программе, как описано ниже.
Права доступа: профили и группы доступа в УНФ
Права в УНФ выдают не отдельными галочками на каждый документ, а наборами:
- Профиль группы доступа — шаблон прав для роли: «что можно делать». В поставке есть готовые профили, их список смотрите в
Настройки → Пользователи и права доступа → Профили групп доступа. - Группа доступа — профиль плюс конкретные люди, а при необходимости ещё и ограничения: «кому и с какими данными».
Упрощённый и полный режим
В зависимости от настроек базы права выдают одним из двух способов.
| Режим | Как выглядит | Кому подходит |
|---|---|---|
| Упрощённый | В карточке пользователя кнопка Права доступа, внутри — список профилей с флажками | Небольшая фирма, 2–10 человек |
| Через группы доступа | Отдельный список «Группы доступа», пользователь добавляется в состав группы | Много сотрудников с одинаковыми ролями, ограничения по данным |
Во втором режиме порядок такой:
- Откройте «Группы доступа» и создайте группу, например «Менеджеры по продажам».
- Выберите для неё профиль.
- На вкладке участников добавьте пользователей.
- Запишите группу.
Удобство в том, что следующего менеджера достаточно добавить в существующую группу — права подтянутся автоматически.
Как подобрать профиль
Начинайте с минимального набора и расширяйте по запросу. Профиль «Администратор» давайте одному-двум людям: он позволяет менять настройки учёта, удалять помеченные объекты и править чужие права.
Если ни один готовый профиль не подходит, не правьте поставочный — скопируйте его и измените копию. Поставочные профили могут обновиться вместе с конфигурацией, а ваша копия останется как есть.
Права применяются при входе в программу. Если сотрудник сейчас работает, после изменения профиля ему нужно закрыть 1С и открыть заново.
Как связать пользователя с сотрудником организации
Учетная запись и сотрудник — разные объекты. Пользователь отвечает за вход и права, сотрудник — за кадры, зарплату и ответственность в документах. Связь нужна, чтобы программа понимала, кто именно оформляет сделку.
Что даёт связь:
- 📄 в новых документах автоматически подставляется ответственный;
- 📊 отчёты по менеджерам и задачам показывают реальные фамилии, а не учётные имена;
- 💼 при расчёте зарплаты с процентом от продаж программа знает, чьи продажи учитывать.
Как связать:
- В справочнике «Сотрудники» проверьте, что карточка сотрудника есть и в ней указано физическое лицо.
- В карточке пользователя в поле «Физическое лицо» выберите то же физлицо.
- Откройте персональные настройки пользователя (основные значения для подстановки в документы) и укажите основного ответственного, организацию, склад и подразделение по умолчанию.
После этого менеджер, создав заказ покупателя, увидит в нём свою фамилию без ручного выбора. Склад и организация тоже подставятся сами — меньше ошибок при оформлении.
Персональные настройки удобно заполнять, войдя под самим пользователем: так видно, что именно подставится в документы. Попросите сотрудника открыть их при первом входе, а администратор проверит.
Ограничения, блокировка и отключение доступа
Ограничения по данным
Если менеджер должен видеть только свою организацию или свои данные, включите ограничение на уровне записей: в панели «Пользователи и права доступа» флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После этого в группе доступа появится вкладка с ограничениями. Какие виды ограничений доступны, зависит от профиля — смотрите их прямо на этой вкладке.
Ограничение на уровне записей замедляет работу на больших базах. Включайте его, когда оно действительно нужно, а не «на всякий случай».
Временная блокировка
Сотрудник в отпуске или на испытательном сроке под вопросом — снимите в карточке флажок «Вход в программу разрешен». Учетная запись и все настройки сохранятся, вернуть доступ можно одной галочкой.
Для подрядчика или временного работника удобно ограничить срок действия: в настройках входа задайте дату, после которой вход прекратится сам.
Увольнение
Пользователя, который уже оформлял документы, не удаляйте. Его имя стоит в документах как автор и ответственный, и удаление испортит историю. Вместо этого:
- Снимите «Вход в программу разрешен».
- Отметьте флажок «Недействителен» — запись скроется из списков выбора, войти под ней будет нельзя.
- Исключите пользователя из групп доступа.
Отдельно запретите правку закрытых периодов. Даты запрета изменения данных задают в разделе администрирования, в том числе для отдельных пользователей: бухгалтеру можно оставить право править прошлый месяц, а менеджеру закрыть всё до вчерашнего дня.
Политика паролей
В панели «Пользователи и права доступа» есть настройки входа: минимальная длина пароля, требование сложности, срок действия пароля. Для базы с данными о деньгах и клиентах ставьте длину от 8 символов и сложный пароль. Настройку достаточно сделать один раз — она действует для всех новых паролей.
Почему пользователь не может войти или не видит данные
Большинство проблем после добавления пользователя решаются за минуту, если знать, куда смотреть.
Пользователь создан в Конфигураторе
Частая ситуация: администратор завёл пользователя в Конфигураторе через Администрирование → Пользователи. В самой программе такого человека нет в справочнике «Пользователи», профили к нему не привязать, а права работают некорректно.
Правильно заводить пользователей только в режиме 1С:Предприятие. Если запись уже создана в Конфигураторе, удалите её там и создайте заново в программе по шагам выше.
Зависшие сеансы
Если сотрудник закрыл 1С некорректно, его сеанс может ещё какое-то время занимать лицензию. Список текущих сеансов смотрите в обработке «Активные пользователи» в разделе администрирования.
Завершение сеанса из «Активных пользователей» обрывает работу человека без сохранения несохранённых документов. Сначала позвоните или напишите ему, потом завершайте.
Частые ошибки при добавлении пользователей
- ❌ Один пользователь на всех. Три менеджера под учётной записью «Продажи» — и уже не понять, кто провёл документ с ошибкой. Заводите учетную запись на каждого человека.
- ❌ Всем профиль «Администратор». Удобно в первый день, опасно потом: любой может удалить справочники или сменить учётную политику.
- ❌ Пароль общий и известный администратору. Включайте обязательную смену пароля при первом входе.
- ❌ Удаление уволенных. Ломает историю документов. Используйте «Недействителен».
- ❌ Правка поставочного профиля. После обновления конфигурации правки могут пропасть. Работайте с копией.