Новый сотрудник в УПП 1.3: учётная запись, роли и доступ к организациям

Чтобы добавить пользователя в 1С УПП, откройте базу в Конфигураторе, выберите Администрирование → Пользователи и нажмите «Добавить». Задайте имя и пароль, на вкладке «Прочие» отметьте роли и основной интерфейс. Затем зайдите в режиме 1С:Предприятие и проверьте, что в справочнике «Пользователи» есть элемент с таким же кодом, как имя учётной записи. Без этой пары сотрудник войдёт, но настройки и отборы у него работать не будут.

Речь об «Управлении производственным предприятием» 1.3. Конфигурация работает в режиме обычного приложения: у неё классическое меню сверху , а не разделы интерфейса «Такси». Поэтому и пользователей в ней заводят по старой схеме, в два места, а не через одну карточку, как в ERP или БП 3.0.

Что проверить до создания учётной записи

Пять минут подготовки избавят от звонка «у меня не пускает» на следующий день.

• 🔑 Права того, кто заводит. Добавлять пользователей может только тот, у кого есть роль «Полные права» или право администрирования. Если в списке пользователей базы уже кто-то есть, в Конфигуратор пустят только с таким логином.
• 🎫 Лицензии. Клиентская лицензия 1С тратится на одновременный сеанс, а не на созданную учётную запись. Можно завести 40 пользователей при 15 лицензиях — но работать одновременно смогут 15. Если лицензии уже все заняты, нового сотрудника вы добавите, а запустить программу он не сможет.
• 🖥 Тип базы. В файловой базе лицензию проверяет компьютер пользователя или сервер, где стоит ключ. В клиент-серверной — сервер 1С; занятые сеансы видно в консоли кластера.
• 👤 Кадровые данные. Если сотрудник будет оформлять документы от своего имени, заранее заведите его в справочнике «Физические лица». Тогда в карточке пользователя сразу можно будет указать связь.
• 📋 Образец. Найдите среди действующих пользователей коллегу с той же должностью. Его набор ролей и настроек проще скопировать, чем собирать заново.

Создание пользователя информационной базы в Конфигураторе

Учётная запись информационной базы — это то, что проверяет платформа при входе: логин, пароль, роли. Создают её так.

1. Запустите 1С, выберите базу и нажмите «Конфигуратор».
2. Откройте меню Администрирование → Пользователи.
3. Нажмите «Добавить» (кнопка с плюсом или клавиша Insert). Чтобы взять за основу существующего пользователя, выделите его и нажмите «Скопировать» (F9) — роли перенесутся вместе с ним.
4. На вкладке «Основные» заполните поля:
   • «Имя» — логин, который человек увидит в окне входа. Удобно ИвановаАС или Иванова А.С.;
   • «Полное имя» — ФИО целиком;
   • флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и поле «Пароль» с подтверждением;
   • флажок «Показывать в списке выбора» — если его снять, логин придётся вводить вручную.
5. Перейдите на вкладку «Прочие» и отметьте роли (о выборе — в следующем разделе).
6. В поле «Основной интерфейс» выберите интерфейс по должности, в поле «Язык» — «Русский».
7. В поле «Режим запуска» оставьте «Авто» или «Обычное приложение». Управляемого интерфейса у УПП 1.3 нет.
8. Нажмите «ОК».

Вход по учётной записи Windows

В доменной сети пароль 1С можно не заводить. На вкладке «Основные» включите «Аутентификация операционной системы» и в поле «Пользователь» укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин. Кнопка выбора рядом с полем открывает список пользователей домена.

Тогда 1С впустит сотрудника без пароля, если он вошёл в Windows под этим логином. Аутентификацию 1С при этом можно оставить включённой — на случай входа с чужого компьютера.

Связь со справочником «Пользователи»

Это главный шаг, который пропускают. УПП хранит настройки сотрудника не в учётной записи базы, а в одноимённом справочнике конфигурации. Программа ищет элемент справочника, у которого «Код» совпадает с «Именем» пользователя информационной базы.

Порядок такой:

1. Войдите в 1С:Предприятие под администратором.
2. Откройте справочник «Пользователи» через меню Сервис. Если в вашем релизе пункта там нет, откройте Операции → Справочники и выберите «Пользователи» из списка.
3. Создайте элемент или найдите тот, что программа создала автоматически при первом входе сотрудника.
4. В поле «Код» впишите имя в точности как в Конфигураторе — с теми же пробелами, точками и регистром букв.
5. Укажите физическое лицо и основное подразделение, если они нужны для документов.

Роли, интерфейс и права по должности

В УПП 1.3 нет профилей групп доступа, привычных по ERP и УТ 11. Права задаются набором ролей прямо в учётной записи на вкладке «Прочие». Ролей много, они разбиты по участкам учёта: бухгалтерия, зарплата, склад, продажи, производство, финансы.

Как подобрать набор без лишнего:

• 🧩 Отмечайте роли по участкам, на которых человек реально работает. Кладовщику не нужны роли зарплаты, менеджеру по продажам — регламентированной отчётности.
• 🔍 Названия ролей говорят сами за себя. Перед выбором откройте список и прочитайте его целиком: в разных релизах набор немного отличается.
• 🛑 Роль «Полные права» давайте только администраторам. Она снимает все ограничения, в том числе по организациям и складам, о которых ниже.
• 🧪 После выбора войдите под новым пользователем и пройдите его рабочий день: создайте типичный документ, проведите, распечатайте, сформируйте свой отчёт.

Основной интерфейс определяет только набор меню, а не права. Если дать бухгалтерский интерфейс, но роли склада, человек склад формально видеть сможет — просто ему придётся искать пункты через Операции. И наоборот: интерфейс «Полный» не даёт прав сверх ролей.

Настройки по умолчанию в карточке пользователя

В карточке справочника «Пользователи» есть настройки: основная организация, основной склад, основное подразделение, валюта, тип цен и другие. Значения подставляются в новые документы и экономят время.

Это не ограничение доступа. Если у кладовщика в настройках стоит «Склад № 1», он всё равно может выбрать «Склад № 2» в документе. Запретить это можно только механизмом из следующего раздела.

Как закрыть доступ к чужим организациям и складам

Для холдинга с несколькими юрлицами или для склада с ответственными кладовщиками в УПП есть ограничение прав на уровне записей. Работает оно через группы пользователей.

1. Откройте Сервис → Настройка параметров учета и найдите вкладку с правами доступа. Включите использование ограничений на уровне записей и отметьте, по каким объектам ограничивать: организации, склады, подразделения и другие.
2. Создайте группы пользователей: например, «Бухгалтерия ООО Альфа», «Склад Север». Группы ведутся в справочнике «Группы пользователей» — он рядом со справочником «Пользователи».
3. Включите в группу нужных сотрудников.
4. Для каждой группы задайте права на объекты: к каким организациям и складам у группы есть доступ на чтение, а к каким — и на запись.
5. Попросите сотрудников перезайти в программу, затем проверьте под их логинами, что списки и отчёты показывают только «свои» данные.

Как это выглядит на примере. В базе три организации: ООО «Альфа», ООО «Бета», ИП Сидоров. Бухгалтер Иванова ведёт только «Альфу». Её включают в группу «Бухгалтерия Альфа», которой разрешена одна организация. В итоге в журнале документов и в оборотно-сальдовой ведомости Иванова видит 1 организацию из 3.

У механизма есть цена. Каждый запрос к данным получает дополнительное условие, поэтому в большой базе отчёты у ограниченных пользователей формируются медленнее. Включайте ограничения только по тем объектам, где они действительно нужны. Ограничение «по контрагентам» или «по номенклатуре» в базе на сотни тысяч позиций заметно нагружает сервер.

Запрет редактирования закрытого периода

Ещё одна настройка, которую задают новому сотруднику, — дата запрета изменения данных. Она защищает закрытые месяцы от случайной правки. В УПП её можно задать общей для всех или для отдельного пользователя. Ищите её в настройках параметров учёта и в настройках пользователя. Рядовому бухгалтеру ставьте дату последнего закрытого периода, главному бухгалтеру — оставляйте возможность вносить исправления.

Почему пользователь не может войти или не видит данные

Большинство проблем после добавления видно по тексту сообщения. Ниже — что означают типичные ситуации и что делать.

Если изменения не применились

Роли и интерфейс читаются при входе. Если вы поправили учётную запись, пока сотрудник работал, ему нужно закрыть 1С и открыть заново. То же с группами доступа: новые ограничения вступают в силу после перезахода.

Если сотрудник жалуется на пропавшие кнопки или панели после перезахода, дело может быть в сохранённых настройках формы, а не в правах. Попросите его войти на другом компьютере под своим логином. Если там всё на месте — очистите кэш клиента, запустив 1С с параметром /ClearCache.

Удаление и блокировка уволенных

Учётную запись уволенного сотрудника лучше не удалять сразу, если по базе есть его документы. Элемент справочника «Пользователи» указан в документах как ответственный, и удаление ломает ссылки. Надёжнее сменить пароль , снять флажок «Показывать в списке выбора» и убрать все роли. Элемент справочника пометьте на удаление, но удаляйте только после проверки ссылок.

Частые вопросы