Создание нового пользователя в 1С:Управление Торговлей 11.5

Новый пользователь в 1С:Управление Торговлей заводится в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи кнопкой Создать. Чтобы список был доступен, вы должны работать под учётной записью с профилем Администратор. На всё про всё — две-три минуты: имя для входа, пароль, профиль группы доступа.

Дальше начинаются нюансы: какой профиль выбрать менеджеру, а какой кладовщику, как ограничить доступ к чужим складам и организациям, чем отличается заведение пользователя в коробке от облака 1С:Фреш. Разберём по порядку — для актуальной УТ 11.5 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что нужно сделать до создания пользователя

Проверьте два условия, без которых кнопка Создать либо не появится, либо не сработает.

• 🔑 У вас есть права администратора. Заводить пользователей и раздавать права может только тот, у кого назначен профиль Администратор (полные права). Под профилем менеджера раздел Пользователи открывается в режиме просмотра.
• 🧾 Включён учёт по пользователям. В пустой типовой базе вы уже заходите как администратор. Если же базу вели «без пользователей» (один безымянный вход), первый заведённый пользователь автоматически получит полные права — следующих он уже создаёт сам.

Заранее решите, что человеку можно, а что нет. От этого зависит выбор профиля и ограничений — переделывать потом дольше, чем продумать сразу.

Пошаговое создание пользователя в 1С:УТ

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать. Откроется карточка нового пользователя.
3. В поле Полное имя впишите ФИО — так человек будет отображаться в документах и журнале. В поле Имя (для входа) задайте короткий логин латиницей или кириллицей.
4. Установите флажок Вход в программу разрешён. Без него учётная запись создастся, но войти под ней не получится.
5. Выберите способ аутентификации:
   • Аутентификация 1С:Предприятия — вход по логину и паролю. Нажмите Установить пароль и задайте его. Полезно включить Потребовать установку пароля при входе, чтобы сотрудник сам сменил временный пароль.
   • Аутентификация операционной системы — вход без пароля под текущей учёткой Windows. Укажите доменного пользователя в формате ДОМЕН\user.
6. При необходимости снимите флажок Показывать в списке выбора — тогда логин не будет виден в окне входа, его придётся вводить руками (удобно для скрытых служебных учёток).
7. Нажмите Записать. Пользователь создан, но пока без прав — переходим к следующему шагу.

Если в базе уже заведены группы пользователей (справочник Группы пользователей в том же разделе), на вкладке с группами можно сразу включить новичка в нужную — например, «Продавцы» или «Склад». Это удобно, когда права назначены не каждому лично, а сразу группе.

Настройка прав: профили групп доступа и ограничения

Права в УТ 11 раздаются не по одной галочке, а наборами — профилями групп доступа. Профиль — это готовый комплект разрешённых действий под конкретную роль.

Из карточки пользователя нажмите Права доступа (ссылка в верхней части формы). Откроется список профилей — отметьте нужные флажками:

Набор профилей зависит от релиза и установленных функций, поэтому в вашей базе список может быть шире. Одному пользователю можно назначить несколько профилей — права суммируются, запретов в этой модели нет: если хотя бы один профиль что-то разрешает, доступ будет.

Технически профиль собран из ролей конфигурации — это кирпичики вроде «добавление и изменение заказов клиентов» или «просмотр отчётов по продажам». Типовых профилей обычно хватает, но под нестандартную должность можно собрать свой: Создать в списке профилей, затем отметить нужные роли. Один раз настроенный профиль дальше просто назначается сотрудникам — это аккуратнее, чем раздавать роли каждому вручную.

Как ограничить доступ по организациям и складам

Если в базе несколько юрлиц или складов, доступ сужают через ограничения на уровне записей (RLS). Сначала в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав включите Ограничивать доступ на уровне записей. После этого в группе доступа появятся поля, где перечисляются разрешённые организации, склады, партнёры.

Сначала включите ограничение доступа на уровне записей, и только потом настраивайте группы — иначе поля ограничений в профиле не появятся.

Добавление пользователя в облачной версии 1С:Фреш

В облаке (сервис 1cfresh.com и его партнёрские версии) пользователи заводятся в два приёма, потому что аккаунт сервиса и учётка внутри программы — разные вещи.

1. Администратор абонента заходит в личный кабинет сервиса и в разделе управления приложением добавляет пользователя по адресу электронной почты.
2. Сотрудник получает письмо-приглашение и переходит по ссылке, задаёт себе пароль к аккаунту сервиса.
3. После этого администратор открывает само приложение УТ и в привычном разделе Настройки пользователей и прав → Пользователи назначает новому пользователю профиль группы доступа — так же, как в коробке.

То есть логин и пароль живут на стороне сервиса, а права внутри программы раздаёте вы. Если сотрудник есть в списке приложения, но не может войти — проверьте, принял ли он приглашение в личном кабинете.

Главное отличие от коробки: в облаке вы не задаёте пароль за сотрудника и не используете вход по учётной записи Windows — аутентификацией полностью управляет сервис. Зато саму ролевую модель (профили и ограничения по организациям) настраиваете одинаково и там, и там.

Типичные ошибки при добавлении пользователей

Большинство проблем — это не сбой программы, а недоданные права или забытая галочка.

Отдельно про удаление. Не удаляйте учётную запись уволенного сотрудника — поставьте флажок «Недействителен». Если пользователя удалить, в документах, которые он проводил, пропадёт автор, а в журнале регистрации останутся «обезличенные» записи. Блокировка сохраняет историю и закрывает вход.

Как ускорить заведение пользователей

Когда сотрудников десятки, вручную щёлкать профили долго. Есть три приёма.

• 📋 Создание копированием. Выделите в списке похожего по роли сотрудника и нажмите Создать → Скопировать. Новый пользователь получит те же профили и ограничения — останется сменить имя и пароль.
• 👥 Группы доступа через группы пользователей. Объедините сотрудников одной роли в группу пользователей, а профиль назначьте группе. Добавили человека в группу — он автоматически получил нужные права.
• ⚙️ Перенос персональных настроек. Чтобы новичок получил привычные настройки форм и отчётов, воспользуйтесь командой Копирование настроек в разделе Настройки пользователей и прав — она переносит персональные настройки от одного пользователя к другому.

Для продуманной ролевой модели создавайте собственные профили групп доступа: один раз настроили набор прав под должность — дальше просто назначаете профиль, а не собираете права вручную каждому.

Безопасность учётных записей в УТ

Несколько настроек, которые стоит сделать один раз для всей базы, — в разделе Настройки пользователей и прав → Настройки входа.

• 🔒 Политика паролей. Задайте минимальную длину пароля, требование сложности и срок действия. Это закроет вход по пустым и примитивным паролям.
• 🕑 Автоматическое отключение. Можно настроить блокировку неактивных учёток — тех, под которыми давно не заходили.
• 📝 Журнал регистрации. В НСИ и администрирование ведётся журнал: кто, когда и что делал в базе. По нему отслеживают подозрительные действия и разбирают спорные ситуации.

Вход по учётной записи Windows (Аутентификация операционной системы) удобнее и безопаснее пароля: не надо помнить отдельный пароль 1С, а доступ завязан на доменную политику. Но он требует, чтобы сотрудник всегда работал под своей учёткой ОС.

Ещё одно правило — одна учётная запись на одного человека. Когда под общим логином «Менеджер» работает полотдела, журнал регистрации теряет смысл: не понять, кто провёл спорный документ или изменил цену. Отдельные учётки стоят пары минут на заведение, зато любое действие в базе становится именным.

Проверка доступа нового пользователя

Не считайте задачу закрытой, пока не убедились, что человек заходит и видит ровно то, что нужно.

1. Выйдите из программы и войдите под логином нового пользователя (или попросите его войти при вас).
2. Проверьте, что доступны нужные разделы и документы, а лишние скрыты.
3. Если настраивали RLS — откройте список заказов или товаров и убедитесь, что видны только разрешённые организации и склады.
4. Активные сеансы смотрите в НСИ и администрирование → Обслуживание → Активные пользователи — там видно, что человек действительно вошёл.

Если что-то открывается не так, вернитесь к профилям: чаще всего не хватает одного набора прав или, наоборот, назначен лишний профиль с широким доступом.

Отдельно учтите лицензии. Если при входе нового сотрудника программа пишет, что не найдена свободная лицензия, дело не в правах — исчерпано число оплаченных рабочих мест. Либо кто-то занимает лицензию неактивным сеансом (его видно в списке активных пользователей), либо нужно докупить клиентские лицензии.

Частые вопросы