Новый сотрудник в облаке 1С Фреш: заводим пользователя и выдаём доступ
Содержание
Пришёл новый бухгалтер или менеджер, а в облачной базе его нет. Во Фреше пользователя заводят в приложении: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка создания, затем приглашение на электронную почту. Человек сам задаёт пароль по ссылке из письма, а вы назначаете ему роли.
Всё занимает 5-10 минут, если заранее собрать данные и понять, кто в вашем сервисе вправе приглашать людей. Ниже порядок действий, настройка прав, служебные учётные записи и список причин, почему сотрудник не может войти.
Что собрать до того, как нажимать «Создать»
Без подготовки приглашение уходит не туда, а права потом переделывают. Соберите заранее:
- 📧 рабочую почту сотрудника. Именно на неё придёт ссылка. Личный ящик лучше не использовать: при увольнении доступ останется у человека;
- 👤 ФИО так, как оно будет в документах (автор, ответственный, исполнитель);
- 🧩 перечень задач: что человек делает в базе, какие документы вводит и какие отчёты смотрит;
- 🏢 список баз, к которым нужен доступ. Если у вас несколько приложений в одном абонентском договоре, право выдаётся на каждое отдельно;
- 🔑 кто у вас администратор. Приглашать пользователей может только тот, у кого есть соответствующие права: владелец абонента или пользователь с ролью администратора.
Если вы сами не можете открыть раздел с пользователями, значит, прав администратора нет. Не ищите обходных путей, а попросите коллегу с этими правами или владельца подписки.
Ещё один вопрос до начала: не добавляете ли вы человека, который уже есть в списке. Откройте список пользователей и найдите его по фамилии. Дубль учётной записи с другой почтой потом сложно сопоставить с документами.
Приглашение сотрудника: от формы до письма
В большинстве случаев хватает работы в самой базе. Порядок такой.
- Войдите в нужное приложение под администратором.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите кнопку добавления нового пользователя.
- Введите ФИО. Поле «Наименование» заполняйте полностью, без сокращений: список потом сортируют по нему.
- Укажите адрес электронной почты.
- Отметьте, что пользователю разрешён вход в информационную базу, и отправьте приглашение.
Система отправит письмо со ссылкой. Срок действия ссылки ограничен, поэтому предупредите сотрудника: пусть откроет письмо в тот же день.
Через личный кабинет сервиса
Пользователей сервиса можно вести и в личном кабинете абонента на сайте облака. Там список людей общий для всех ваших приложений. Удобно, когда нужно разом подключить человека к нескольким базам или посмотреть, у кого вообще есть доступ.
Разница по смыслу такая:
| Где работаете | Что получаете | Когда выбирать |
|---|---|---|
| В самой базе | Пользователь с ролями именно в этой базе | Нужен один сотрудник в одном приложении |
| В личном кабинете | Единая учётная запись и доступ сразу к нескольким приложениям | Несколько баз или несколько организаций |
Точное расположение кнопок в личном кабинете сервис время от времени меняет. Ориентируйтесь на раздел со списком пользователей и пункт приглашения, а не на положение кнопки.
Сколько пользователей можно подключить
Число одновременных подключений зависит от тарифа и числа купленных рабочих мест. Приглашение отправить можно, но вход сверх лимита не откроется. Проверьте условия в договоре или в кабинете до массового добавления: если вам нужно подключить сразу пять человек, а оплачено три места, двое будут ждать.
Для оценки: тарифы на рабочее место в облаке обычно считаются помесячно, и расходы растут линейно с числом людей. Ориентировочно, ставка за одно место измеряется сотнями рублей в месяц. Точную цифру смотрите в актуальном прайсе вашего партнёра или оператора.
Права и роли: что выдать, чтобы человек не увидел лишнего
Приглашение само по себе даёт вход, но не работу. Без ролей сотрудник увидит пустой интерфейс или сообщение, что у него нет прав на действие.
Роли назначаются в карточке пользователя. Принцип один: минимум, достаточный для задач. Не делайте «полные права» всем подряд, потому что любая ошибка человека с такими правами затрагивает данные всех.
Как устроены роли
Есть два уровня:
- Роль — набор разрешений на объекты: читать справочник, проводить документ, открыть отчёт.
- Профиль групп доступа — готовый пакет ролей под должность. Он собирает типовой набор: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кладовщик» и подобное.
Для большинства сотрудников правильнее выдавать именно профиль, а не россыпь отдельных ролей. Тогда при смене должности вы меняете один профиль, а не перебираете двадцать флажков.
Что назначать типовым должностям
| Должность | Что нужно | Что не давать |
|---|---|---|
| Бухгалтер | Ввод и проведение документов, отчётность | Настройки пользователей и прав |
| Менеджер по продажам | Реализация, счета, контрагенты | Банк, зарплата |
| Кладовщик | Склад, перемещения, остатки | Цены закупки, если это закрытая информация |
| Руководитель | Просмотр отчётов | Редактирование учётной политики |
Права администратора выдавайте только тем, кто отвечает за доступ. Обладатель этой роли может изменить чужие права, удалить пользователя и поменять настройки базы.
Ограничения по организациям и подразделениям
Если в базе несколько организаций, сотруднику нужно ограничить видимость: пусть работает только со своей. Это делается через настройку доступа на уровне данных в карточке пользователя или группы доступа. Откройте карточку и найдите раздел с ограничениями доступа. Если его не видно, включите расширенные настройки прав: Администрирование → Настройки пользователей и прав, там есть флажок для ограничения доступа на уровне записей.
После выдачи прав попросите человека зайти и проверить два-три типовых действия. Выдавать права вслепую и считать задачу закрытой нельзя.
Первый вход: что делает сотрудник и что видите вы
После приглашения процесс переходит на сторону сотрудника. Ему нужно:
- Открыть письмо и перейти по ссылке.
- Придумать пароль. Требования к сложности показывает форма: обычно нужны длина и сочетание разных типов символов.
- Подтвердить учётную запись.
- Войти в приложение через сайт сервиса или через тонкий клиент.
Вход возможен двумя способами:
- 🌐 в браузере — ничего устанавливать не нужно, подходит для постоянной работы;
- 🖥️ через тонкий клиент — удобнее при большом объёме работы с документами и печатными формами.
Во втором случае на компьютере сотрудника должна стоять платформа 1С подходящей версии. Её версию сервис указывает в приглашении или на странице входа. Сравнивайте по номеру: нужна версия не ниже указанной.
Как проверить, что всё сработало
В списке пользователей у приглашённого появится отметка о том, что вход выполнен. Пока её нет, человек ещё не активировал учётную запись.
Если прошёл день, а активации нет, не отправляйте приглашение повторно сразу же. Сначала спросите, пришло ли письмо: оно часто попадает в спам. Повторное приглашение делает прежнюю ссылку недействительной, и человек может открыть старое письмо и получить ошибку.
Служебные учётные записи: для интеграций и обменов
Не каждая учётная запись нужна живому человеку. Для обмена с другой программой, для автоматических заданий или для внешнего сервиса заводят отдельного пользователя, который не привязан к сотруднику.
Зачем это нужно:
- ✅ при увольнении сотрудника обмен не останавливается;
- ✅ в журнале видно, что действие выполнила интеграция, а не человек;
- ✅ права такой записи ограничены тем, что нужно обмену.
Правила для служебных записей:
- Называйте понятно: по назначению, а не по фамилии. Например, «Обмен с розницей».
- Выдавайте только роли, необходимые для обмена. Полные права здесь не нужны.
- Не используйте одну запись для нескольких интеграций: при проблеме не поймёте, какая из них виновата.
- Пароль храните в защищённом месте, а не в чате и не в заметках на рабочем столе.
- Назначьте ответственного, который знает, где эта запись используется, и меняет пароль при смене сотрудников.
Если поменять пароль служебной записи, обмен остановится, пока вы не обновите данные подключения на стороне второй системы. Меняйте его в согласованное окно, а не посреди рабочего дня.
Подключение внешних программ к облачной базе устроено по правилам сервиса и зависит от тарифа. Если нужен именно такой доступ, уточните у поддержки оператора, как он оформляется для вашего договора. Здесь не стоит действовать по аналогии с локальной базой: в облаке свои ограничения.
Сотрудник не заходит: причины по частоте
Большинство обращений сводится к нескольким ситуациям. Проверяйте сверху вниз: так вы идёте от самых частых к редким.
Если ничего из списка не подошло
Соберите четыре факта и передайте их в поддержку оператора сервиса:
- 🕒 время попытки входа;
- 📧 адрес почты пользователя;
- 💬 точный текст сообщения об ошибке (лучше скриншот);
- 🌐 способ входа: браузер или тонкий клиент, и версия платформы.
С этим набором обращение решается быстрее, чем с фразой «не работает».
Как отключить сотрудника и держать список в порядке
Добавили — позаботьтесь и об обратном. Забытые учётные записи ушедших людей занимают рабочие места и создают дыру в безопасности.
Порядок при увольнении:
- Снимите разрешение на вход в базу в карточке пользователя.
- Не удаляйте запись, если человек вводил документы: от него остаются ссылки в авторах и ответственных. Достаточно отключить вход.
- Проверьте, нет ли на этом сотруднике служебных заданий и обменов, и передайте их другой записи.
- Если доступ был через личный кабинет, уберите его и там.
Временные сотрудники и подрядчики
Внешнему специалисту (аудитор, приходящий бухгалтер, программист) заведите отдельную запись с ограниченным профилем, а не делитесь чужим паролем. Так в журнале изменений видно, кто что делал, и вы не раздаёте доступ к лишним данным.
- 📅 Запишите, до какого числа нужен доступ, и поставьте напоминание отключить его.
- 🔍 Дайте только просмотр, если человеку нужно лишь посмотреть отчёты.
- 🧾 Проверьте журнал регистрации после окончания работ: там видно входы и изменения данных.
Раз в квартал просматривайте список: кого уже нет, у кого лишние роли, чьи учётные записи не использовались давно. Пять минут проверки экономят оплаченные места.