Заводим нового поставщика в справочнике контрагентов

Поставщик в 1С — это обычный элемент справочника «Контрагенты», которому присвоены договор и условия взаиморасчётов. Чтобы его добавить, откройте раздел Справочники → Контрагенты, нажмите «Создать» и введите ИНН: если подключена интернет-поддержка, наименование, КПП и адрес подтянутся из базы ФНС автоматически.

Отдельного справочника «Поставщики» в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Один и тот же контрагент может быть и поставщиком, и покупателем — роль задаёт вид договора, а не сама карточка. Ниже — весь путь от проверки на дубли до готового к работе договора.

Где лежат контрагенты и как открыть справочник

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси») справочник открывается двумя путями:

• Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты — основной путь;
• Покупки → Контрагенты — то же окно из раздела закупок.

В 1С:Управлении торговлей 11 справочник находится в разделе НСИ и администрирование → НСИ → Контрагенты либо Закупки → Контрагенты. Карточка в УТ устроена похоже, но часть реквизитов (например, условия и графики оплаты) вынесена в отдельные соглашения.

Прежде чем создавать карточку, стоит свериться, нет ли этого контрагента в базе. Это экономит время на исправлении задвоенных расчётов.

Проверяем, нет ли поставщика в базе

Задвоенный контрагент — частая причина расхождений в акте сверки: часть документов попадает на одну карточку, часть на другую. Поэтому перед созданием ищите по ИНН, а не по названию.

1. В списке контрагентов встаньте в поле поиска (строка над таблицей) и введите ИНН целиком.
2. Нажмите Enter. Список отфильтруется по совпадению.
3. Если контрагент нашёлся — используйте его, новую карточку не создавайте.

Искать по названию ненадёжно: одну и ту же организацию заводят как «Ромашка», «ООО Ромашка» и «ООО “Ромашка”». ИНН уникален, по нему дубль виден сразу.

Если контрагент уже есть в базе, но вы случайно создали второго — не удаляйте карточку с движениями документов. Пометьте лишнюю на удаление и перенесите документы на правильную через обработку, иначе потеряете проводки.

Создаём карточку и заполняем реквизиты по ИНН

Нажмите «Создать». Первым делом 1С спросит вид контрагента:

• Юридическое лицо — для ООО, АО и других организаций;
• Физическое лицо — для граждан без статуса ИП;
• Индивидуальный предприниматель — отдельный вид в актуальных релизах;
• Обособленное подразделение — привязывается к головной организации;
• Государственный орган — для расчётов с бюджетом и госучреждениями.

Выберите нужный вид — от него зависит набор полей карточки.

Дальше самый быстрый способ — заполнение по ИНН. Введите ИНН в соответствующее поле. Если подключён сервис 1С:Контрагент (входит в состав интернет-поддержки), программа обратится к базе ФНС и сама подставит:

• краткое и полное наименование;
• КПП и ОГРН;
• юридический адрес;
• иногда — ФИО руководителя.

Проверьте подставленные данные и при необходимости поправьте краткое наименование — именно оно будет отображаться в документах и отчётах.

Там же, где работает автозаполнение, доступна и проверка контрагента: сервис показывает, действует ли организация, не находится ли в процессе ликвидации, совпадают ли ИНН и КПП с данными реестра. Перед первой крупной закупкой это не лишнее — расхождение в КПП или пометка о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ видны сразу, ещё до оплаты.

Быстрый способ — создать поставщика из документа

Необязательно идти в справочник заранее. Когда вы заводите Поступление (акты, накладные, УПД) и в поле «Контрагент» нужного ещё нет, введите ИНН или название прямо в поле и выберите «Создать». Откроется та же карточка, а после заполнения контрагент сразу подставится в документ. Так удобно оформлять первое поступление от нового поставщика, не прерываясь.

Если заполняете вручную

Когда сервис недоступен, заполните хотя бы обязательный минимум для первичных документов:

• Наименование — краткое, для внутренней работы;
• Полное наименование — как в учредительных документах, попадает в печатные формы;
• ИНН и КПП — для счетов-фактур проверяются на корректность;
• Вид контрагента — выбран на предыдущем шаге.

КПП у индивидуального предпринимателя не заполняется — у ИП его нет. Если программа требует КПП для ИП, вы ошиблись с видом контрагента.

Указываем адреса и контактные данные

Адреса и телефоны заполняются в соответствующем блоке карточки (в типовой БП 3.0 — раздел «Адреса, телефоны» или ссылка «Заполнить» рядом с адресом).

Для поставщика достаточно:

• юридического адреса — обязателен для счетов-фактур и сверок;
• фактического адреса — если отличается и важен для доставки;
• телефона и e-mail — для обмена документами и связи.

Адрес вводится через адресный классификатор . Начните печатать город или улицу — программа предложит варианты из загруженного классификатора. Если нужного адреса нет, проверьте, загружен ли классификатор (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), либо введите адрес вручную, сняв флажок проверки по классификатору.

Добавляем банковский счёт поставщика

Чтобы платить поставщику по безналу, в его карточке нужен банковский счёт. Откройте в карточке блок «Банковские счета» и нажмите «Создать».

Ключевой приём — заполнение по БИК:

1. Введите БИК банка поставщика.
2. Наименование банка, его корсчёт и город подтянутся из классификатора банков автоматически.
3. Введите номер расчётного счёта поставщика (20 цифр).

1С проверяет номер счёта по контрольному ключу относительно БИК. Если программа подсвечивает счёт как некорректный — сверьте цифры с реквизитами из счёта или договора: чаще всего это опечатка в одной цифре.

Если у поставщика несколько счетов, один из них отметьте основным — он будет подставляться в платёжные документы по умолчанию. Остальные останутся доступны для выбора вручную, когда поставщик просит оплату на конкретный счёт.

Создаём договор с поставщиком

Именно договор превращает контрагента в поставщика. В карточке откройте блок «Договоры» и нажмите «Создать».

Главное поле — вид договора. Для закупок выберите «С поставщиком». Этот вид определяет, что контрагент будет подставляться в документы поступления (Поступление (акты, накладные, УПД)), а взаиморасчёты пойдут по счетам 60.01 и 60.02.

Заполните остальные условия:

• Наименование договора — удобно указать номер и дату, например № 15 от 01.03;
• Валюта — рубли или иностранная валюта для импортных закупок; при валютном договоре в базе должен быть включён учёт расчётов в валюте, иначе валюту в договоре не выбрать;
• Вид взаиморасчётов — обычно «По договору в целом»;
• Счета учёта расчётов — по умолчанию 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы), менять без причины не нужно.

При оплате с НДС проверьте, что в карточке договора указан нужный порядок. Для авансов поставщику, с которых вы принимаете НДС к вычету, важно, чтобы был корректно задан счёт авансов 60.02.

Один договор можно сделать основным — тогда он будет подставляться в документы автоматически, без выбора из списка.

Счета учёта расчётов 60.01 и 60.02 подставляются в документы не из самой карточки, а из отдельного регистра настроек. Если по конкретному поставщику или договору расчёты всегда идут по нестандартным счетам, их можно задать заранее — тогда в каждом поступлении не придётся править счёт вручную. Для большинства закупок трогать эти настройки не нужно: значения по умолчанию подходят.

Группы, папки и дополнительные настройки

Когда поставщиков много, их удобно раскладывать по группам (папкам). В списке контрагентов нажмите «Создать группу », задайте имя (например, «Поставщики материалов» или «Услуги») и перемещайте карточки внутрь.

Группы — это только удобство навигации и отбора в отчётах. На проводки и учёт они не влияют: контрагент в любой папке работает одинаково. Зато в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 можно быстро отобрать расчёты по одной папке поставщиков, не выбирая их поштучно.

Отдельную карточку заводить нужно не всегда. Если вы разово купили что-то у организации, с которой уже работаете по другому направлению, не создавайте нового контрагента — добавьте ей ещё один договор с видом «С поставщиком». Так все расчёты с этим юрлицом останутся на одной карточке, и акт сверки будет единым.

Дополнительно в карточке доступны:

• Контактные лица — ФИО и телефоны менеджеров поставщика;
• Документы контрагента — реквизиты доверенностей, лицензий;
• Настройки ЭДО — если планируете электронный обмен счетами-фактурами и УПД;
• Счёт учёта по умолчанию — если с этим поставщиком всегда работаете через один счёт.

Для электронного документооборота контрагенту нужно отправить приглашение в разделе настроек ЭДО, а он должен его принять. Пока приглашение не принято обеими сторонами, электронные документы ходить не будут.

Если поставщик — физическое лицо (например, закупаете у самозанятого или арендуете имущество у гражданина), выбирайте вид контрагента «Физическое лицо». КПП у него не заполняется, а в договоре указывается тот же вид «С поставщиком». Банковский счёт заводится так же, по БИК, — отличие только в составе реквизитов самой карточки.

Частые ошибки при добавлении поставщика

Собрал то, что чаще всего приходится исправлять уже после создания карточки.

• Задвоение контрагента. Карточку создали, не проверив базу по ИНН. Итог — расчёты разбиты между двумя карточками, сверка не сходится. Лечится переносом документов, а не удалением.
• Неверный вид контрагента. ИП завели как юридическое лицо — программа требует КПП, которого у ИП нет. Вид контрагента после проведения документов лучше не менять, проще создать заново правильно.
• Договор без вида «С поставщиком». Если вид договора выбран неверно, контрагент не подставится в документ поступления или уйдёт не на тот счёт расчётов.
• Ошибка в расчётном счёте. Опечатка в номере — платёж уходит с неверными реквизитами. Всегда доверяйте проверке контрольного ключа, которую делает 1С.
• Пустое полное наименование. В печатных формах и счетах-фактурах будет стоять краткое название вместо официального, что может вызвать вопросы при сверке с контрагентом.