Заводим нового поставщика (контрагента) в 1С

Нового поставщика в 1С:Бухгалтерии заводят в справочнике контрагентов: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать. Если подключён сервис 1С:Контрагент, достаточно ввести ИНН — программа сама подтянет наименование, адрес и статус из государственного реестра. Дальше остаётся проверить банковский счёт и создать договор с видом «С поставщиком».

Ниже — порядок без лишних переключений между окнами: от поиска уже заведённой записи (чтобы не плодить дубли) до договора и аналитики. Пути указаны для БП 3.0 на интерфейсе «Такси»; в УТ 11 справочник живёт в разделе НСИ и администрирование, остальное совпадает.

С чего начать: проверка на дубль и подготовка реквизитов

Прежде чем жать «Создать», найдите контрагента в списке — возможно, его уже завели коллеги под другим написанием («ООО Ромашка» и «Ромашка ООО»). Откройте справочник и в строке поиска над списком введите ИНН: это самый надёжный признак, наименования часто пишут по-разному.

Дубль контрагента — источник ошибок в сверках и в закрытии 60-го счёта: часть документов уйдёт на одну карточку, часть на другую, и сальдо расчётов «разъедется». Поэтому поиск по ИНН — не формальность.

Что держать под рукой перед вводом:

• 📄 ИНН и КПП поставщика (из договора, счёта или карточки предприятия);
• 🏦 реквизиты расчётного счёта — БИК и номер счёта;
• ✍️ ФИО и должность подписанта, если нужны в печатных формах;
• 📝 условия оплаты из договора (отсрочка, предоплата).

Ввод по ИНН: автоматическое заполнение из реестра

Самый быстрый способ — заполнение из государственного реестра. Работает, если подключена интернет-поддержка пользователей и сервис 1С:Контрагент (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).

1. В справочнике нажмите Создать.
2. В новой карточке введите ИНН в соответствующее поле и нажмите клавишу Enter (или кнопку заполнения рядом с полем).
3. Программа обращается к реестру и подставляет полное и сокращённое наименование, КПП, юридический адрес, ОГРН и признак действующей организации.
4. Проверьте подставленные данные и сохраните карточку кнопкой Записать и закрыть.

Сервис показывает и статус контрагента в ЕГРЮЛ: действующая организация, в процессе ликвидации или исключена. Если поставщик помечен как недействующий, это повод уточнить реквизиты до оплаты — расходы по сделке с «брошенной» фирмой инспекция снимает в первую очередь.

Отдельно о проверке ИНН. Даже при ручном вводе 1С контролирует контрольную сумму: неверный ИНН подсветится. Но контрольная сумма лишь подтверждает, что число составлено по правилам, а не что фирма существует. Реальность реквизитов даёт только сверка с реестром.

Проверка поставщика перед тем, как завести карточку

Автозаполнение экономит время, но не отменяет проверки контрагента. Налоговая вправе снять расходы и вычеты по НДС, если докажет, что сделка была с «технической» фирмой, а вы не проявили должную осмотрительность. Карточка в 1С — удобное место, чтобы зафиксировать, что проверка была.

На что смотреть по данным из реестра:

• ✅ Статус — действующая организация, а не ликвидируемая или исключённая из ЕГРЮЛ.
• 📅 Дата регистрации — фирма, созданная вчера, для крупной поставки выглядит рискованно.
• 👤 Руководитель и учредители — нет ли записи о недостоверности сведений.
• 🏢 Адрес — не значится ли он как адрес массовой регистрации.

Если у вас подключён сервис 1С:Контрагент с расширенной проверкой, часть этих сведений программа покажет прямо в карточке по кнопке проверки контрагента. Остальное удобно свериться на официальном сервисе ФНС по проверке контрагентов до того, как подписывать договор и платить аванс.

Ручное создание карточки, когда реестр недоступен

Нет интернет-поддержки или контрагент иностранный — заполняем вручную. Поля те же, просто вводите значения из договора сами.

Ключевые реквизиты карточки:

• Вид контрагента — Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. От выбора зависит набор полей (например, у физлица нет КПП).
• Наименование — рабочее, короткое, для поиска и для списков документов. Его видите вы.
• Полное наименование — как в учредительных документах; попадает в договоры и акты.
• ИНН / КПП — для юрлица оба поля, для ИП и физлица только ИНН.
• Группа — папка справочника, куда попадёт контрагент (о группах ниже).

После шапки заполните банковский счёт: по ссылке Банковские счета создайте счёт, введите БИК — наименование банка и корсчёт подтянутся из классификатора банков, если он загружен. Основной счёт будет подставляться в платёжные поручения по умолчанию.

Контактные данные — адрес, телефон, e-mail — заполняйте по ссылке Адрес, телефон. Юридический адрес нужен для печатных форм договоров и актов; если фактический отличается, укажите оба.

Иностранного поставщика заводят так же, но вместо ИНН/КПП заполняют налоговый номер страны регистрации в соответствующих полях, а для расчётов в валюте — создают договор в нужной валюте (см. ниже).

Договор с поставщиком и условия взаиморасчётов

Карточка контрагента сама по себе движений не делает — расчёты идут через договор. Без него не получится провести поступление товаров или услуг, поэтому договор создают сразу.

Откройте в карточке ссылку Договоры → Создать. Главное поле — Вид договора. Для закупок выбирайте С поставщиком. Это значит, что по договору учитываются наши долги перед контрагентом и его авансы.

Один контрагент может быть одновременно и поставщиком, и покупателем — тогда у него будет два договора с разными видами, и сальдо по каждому считается отдельно.

Что ещё задаётся в договоре:

• Организация — от лица какой из ваших фирм заключён договор (если в базе несколько).
• Валюта — рубли по умолчанию; для импорта выберите валюту договора, тогда документы будут вести расчёты в ней.
• Способ зачёта авансов — автоматически, по документу или не зачитывать. По умолчанию подходит Автоматически.
• Срок оплаты — число дней отсрочки; 1С использует его, чтобы показывать просроченную задолженность в отчётах.

Расчёты с поставщиком ведутся на счёте 60. Долг за поступившие, но не оплаченные товары и услуги висит на субсчёте 60.01, а перечисленные авансы — на 60.02. 1С разносит суммы по субсчетам сама, исходя из последовательности документов оплаты и поступления. Поэтому важно вовремя проводить и то, и другое: если оплату провели, а поступление забыли, аванс так и останется на 60.02 и исказит отчёт о задолженности.

Настройка «НДС» в договоре отдельно не задаётся — ставка берётся из документа поступления и номенклатуры. А вот признак того, что поставщик предъявляет НДС, и формат счёта-фактуры зависят от того, является ли он плательщиком НДС; это видно из полученных от него документов. Если поставщик на упрощёнке и счёт-фактуру не выставляет, вычет по такой закупке не заявляют — в документе поступления флажок предъявленного НДС не ставят.

Поставщик — ИП или физическое лицо: в чём разница

С предпринимателями и гражданами набор полей меняется, и это влияет на последующий учёт.

Индивидуальный предприниматель. ИНН у ИП состоит из 12 цифр, КПП нет. При вводе по ИНН сервис подтянет данные из ЕГРИП, а наименование примет вид «ИП Фамилия Имя Отчество». Оставьте поле КПП пустым — это нормально. В остальном договор и расчёты оформляются как с юрлицом: вид договора С поставщиком, учёт на 60-м счёте.

Физическое лицо. В поле вида контрагента выберите Физическое лицо. Такой вариант нужен, когда закупка идёт у обычного гражданина — например, аренда у собственника-физлица или закупка у населения.

Здесь есть налоговая тонкость, о которой карточка не напомнит:

Поэтому перед тем как завести физлицо именно как контрагента-поставщика, убедитесь, что по сделке вы не выступаете налоговым агентом. Если выступаете — операция оформляется иначе, и одной карточкой контрагента дело не ограничится.

Группы и аналитика: чтобы в справочнике был порядок

Когда поставщиков десятки, плоский список неудобен. Справочник контрагентов иерархический — записи раскладывают по группам (папкам).

Создать группу : в справочнике нажмите Создать группу, задайте название. Переместить контрагента в группу можно при создании (поле Группа) или позже — перетащив запись либо через команду изменения в командной панели списка.

Логика группировки — под ваши задачи. Частые варианты:

• 🗂 по роли: «Поставщики товаров», «Поставщики услуг», «Арендодатели»;
• 🌍 по признаку: «Российские», «Иностранные»;
• 📊 по значимости: «Основные», «Разовые».

Для анализа расчётов группы не обязательны — отчёты строятся по счетам учёта. Чтобы увидеть долги и обороты по конкретному поставщику, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 60 с отбором по контрагенту. Там же видно детализацию по договорам, если включить соответствующую группировку в настройках отчёта.

Ещё один удобный разрез — отчёт Задолженность поставщикам (в разделе Руководителю или Покупки, в зависимости от релиза): показывает, кому и сколько должны, с учётом сроков оплаты из договоров.

Когда нужно свериться с самим поставщиком, из его карточки или из раздела Покупки создают документ Акт сверки расчётов. В нём выбирают контрагента, при необходимости конкретный договор и период — 1С заполнит обороты по данным учёта. Останется отправить акт поставщику и сверить его данные с вашими. Расхождения чаще всего означают, что одна из сторон не провела накладную или оплату в своём периоде, — и тогда карточка контрагента помогает быстро найти, какого именно документа не хватает.

Частые вопросы