Скан, договор, фото: прикрепляем вложения к документам 1С 8.3

Чтобы добавить присоединенный файл к документу 1С, откройте документ и нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы. Откроется список файлов этого документа: там выбираете добавление с диска, со сканера или из шаблона, либо просто перетаскиваете файл мышью в окно. После записи файл навсегда привязан к документу, а в списке документов напротив него появится значок скрепки.

Механизм общий для типовых конфигураций на платформе 8.3: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексная автоматизация и ERP. Он входит в библиотеку стандартных подсистем, поэтому кнопки и окна везде почти одинаковые. Отличаются в основном настройки хранения, о них ниже.

Где в форме документа кнопка «Присоединенные файлы»

В интерфейсе «Такси» кнопка выглядит как скрепка. Чаще всего она стоит в верхней командной панели документа, рядом с «Печать» и «Создать на основании». В свежих релизах рядом со скрепкой видно число — сколько файлов уже прикреплено.

Та же команда есть в форме списка документов. Выделяете строку, нажимаете скрепку — и работаете с файлами, не открывая сам документ. Это удобно, когда нужно разом прикрепить сканы к десятку поступлений.

Если скрепки не видно, причин обычно три:

• 🙈 Кнопку убрали настройкой формы. Пользователь или администратор скрыл её через Ещё → Изменить форму.
• 🔒 Не хватает прав. Пользователь входит в группу доступа, где работа с файлами не разрешена.
• 📄 У объекта нет присоединенных файлов в принципе. Механизм подключается разработчиком к конкретным справочникам и документам. В типовых конфигурациях он есть почти у всех документов, но в доработанной базе его могут не подключить к новому документу.

Как вернуть скрытую кнопку

1. Откройте любой документ нужного вида.
2. Нажмите Ещё → Изменить форму.
3. В дереве элементов найдите командную панель и отметьте флажком команду со скрепкой.
4. Нажмите «ОК».

Не нашли команду в дереве — нажмите в том же окне «Стандартные настройки». Форма вернётся к виду из поставки, а вместе с ней и кнопка.

Если дело в правах

Права на файлы в типовых конфигурациях выдаются через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Откройте группу, в которую входит пользователь, и посмотрите, разрешены ли в её профиле добавление и изменение присоединенных файлов. Профиль меняет администратор; после изменения пользователю достаточно перезапустить 1С.

Учтите и обратную сторону: право на файлы не даёт доступа к самому документу. Если человек не может открыть поступление, он не увидит и его вложения, даже с полными правами на файлы.

Как прикрепить файл к документу: четыре способа

Перед добавлением файла документ должен быть записан. У нового, ни разу не записанного документа ещё нет ссылки, к которой можно привязать вложение, — программа попросит сначала его записать.

С диска компьютера

1. Откройте документ и нажмите скрепку.
2. В окне присоединенных файлов нажмите команду добавления и выберите вариант с файлом с диска.
3. Укажите файл в стандартном окне выбора. Можно выделить сразу несколько файлов через Ctrl.
4. Файл появится в списке. Закройте окно — привязка уже сохранена, отдельно записывать документ не нужно.

Перетаскиванием

Откройте список присоединенных файлов и перетащите в него файл из Проводника или с рабочего стола. Это самый быстрый способ, когда сканы лежат пачкой в одной папке. Работает в тонком клиенте; в веб-клиенте — если в браузере установлено расширение для работы с файлами.

Со сканера

В меню добавления есть вариант сканирования. При первом запуске 1С предложит установить компоненту сканирования. Затем выберите сканер, разрешение и формат: обычно JPG или PNG для одной страницы и PDF или TIFF для многостраничного документа.

Сканер должен быть подключён к компьютеру, на котором запущен клиент 1С. Если вы работаете через удалённый рабочий стол, локальный сканер в сеанс не всегда пробрасывается — тогда проще отсканировать на свой компьютер и перетащить файл.

Печатную форму документа

Нужно сохранить подписанную накладную или акт в том виде, в каком его распечатали? Сформируйте печатную форму и нажмите в её окне «Сохранить». В диалоге сохранения выберите вариант с присоединением к документу и формат: PDF, XLSX, DOCX и другие. Файл появится в списке вложений этого документа.

Приём экономит время при закрытии периода: у каждого акта в базе лежит ровно тот вариант, что ушёл контрагенту.

Где хранятся присоединенные файлы: в базе или в томах

Режим хранения задаёт администратор, обычно в Администрирование → Общие настройки, блок про работу с файлами. Вариантов два.

В информационной базе. Содержимое файла пишется прямо в таблицы базы. Плюс — всё в одной резервной копии: выгрузили .dt или сделали бэкап СУБД, и сканы сохранились вместе с проводками. Минус — база растёт. Тысяча сканов по 2 МБ — это уже около 2 ГБ сверху, бэкап и обновление идут дольше.

В томах на диске. В базе остаётся только карточка файла, а само содержимое лежит в папке на сервере. Таких папок-томов может быть несколько: для каждого задают путь, порядок заполнения и предельный размер. Когда один том заполнен, файлы идут в следующий.

Настройка томов в клиент-серверной базе

Путь к тому указывается с точки зрения сервера 1С, а не компьютера пользователя. Запись в папку делает рабочий процесс сервера, поэтому:

1. Создайте папку на сервере или сетевом ресурсе.
2. Дайте право на запись учётной записи, от которой запущена служба сервера 1С (а не пользователю Windows).
3. В настройках тома укажите путь. Для сетевой папки — UNC-путь вида \\fileserver\1c_files\buh, а не подключённый диск Z:: у службы своих сетевых дисков нет.
4. Если серверы 1С есть и под Windows, и под Linux, заполните путь для обеих ОС.

Переходите на тома только вместе с настройкой резервного копирования папок. Иначе бэкап базы будет «полным» лишь на вид: после восстановления карточки файлов есть, а открыть их невозможно.

Ограничения на размер и расширения файлов

В тех же настройках работы с файлами задаётся:

• 📏 Максимальный размер одного файла. Если скан больше лимита, загрузка прервётся с сообщением о превышении размера. Лимит поднимает администратор, но разумнее сжать скан: 300 dpi в оттенках серого обычно хватает для читаемой первички.
• 🚫 Список запрещённых расширений. По умолчанию в нём исполняемые и скриптовые файлы: exe, bat, cmd, vbs, js и подобные. Это защита от вирусов, которые могли бы разойтись по пользователям через вложения. Убирать расширения из списка без нужды не стоит.

Если ограничение мешает работе, обсудите его с администратором базы, а не обходите переименованием файла: переименованный .exe всё равно остаётся исполняемым.

Редактирование и история версий вложения

Присоединенный файл можно не только хранить, но и править. Например, договор в DOCX, который юрист дорабатывает несколько раз.

Как редактировать без потери изменений

1. В списке файлов выделите файл и выберите команду редактирования.
2. 1С помечает файл как занятый вами и открывает его копию в рабочем каталоге на вашем компьютере.
3. Внесите правки в Word или другом редакторе и сохраните там.
4. Вернитесь в 1С и завершите редактирование соответствующей командой. Только в этот момент изменённый файл попадает в базу.

Пока файл занят, другие пользователи могут его открыть на просмотр, но не изменить. Если редактировать передумали, освободите файл командой отмены — правки не сохранятся, блокировка снимется.

Сохранить файл в Word ещё не значит сохранить его в 1С. Самая частая потеря правок — человек закрыл редактор и забыл завершить редактирование в списке файлов.

Версии

В карточке файла есть флажок хранения версий. Когда он включён, каждое завершённое редактирование создаёт новую версию, а старые остаются в истории. В карточке видно, кто и когда менял файл; любую прошлую версию можно открыть или сделать текущей.

Версии занимают место так же, как сами файлы. Для сканов первички версии обычно не нужны — скан не редактируют. Для договоров и регламентов они полезны.

Как найти документ по вложенному файлу

Есть два пути, в зависимости от задачи.

Найти документы без сканов или с ними. В форме списка документов отсортируйте или отфильтруйте по колонке со скрепкой. Так бухгалтер за минуту видит, к каким поступлениям за квартал ещё не приложены оригиналы.

Найти по тексту внутри файла. Это работает через полнотекстовый поиск:

1. Включите полнотекстовый поиск в Администрирование → Общие настройки.
2. Убедитесь, что включено извлечение текста из файлов. Его выполняет регламентное задание, поэтому только что прикреплённый файл находится не мгновенно, а после очередного запуска задания и обновления индекса.
3. Ищите фразу в строке поиска в шапке программы. В результатах будут и сами файлы, и документы, к которым они прикреплены.

Текст извлекается из документов с текстовым слоем: DOCX, XLSX, PDF с текстом, TXT. Обычный скан в виде картинки поиск не читает — в нём нет текста, только изображение. Если нужен поиск по сканам, сохраняйте их сразу в PDF с распознаванием (большинство программ сканирования это умеют).

Почему файл не прикрепляется: разбор по сообщениям

Рабочий каталог пользователя, где лежат временные копии, указан в персональных настройках работы с файлами. Там же можно ограничить его размер и очистить. Чистите его только после того, как все файлы, взятые на редактирование, возвращены в базу, — иначе незавершённые правки исчезнут.

Частые вопросы