Добавление номенклатуры в 1С: от карточки до загрузки из Excel

Товар заводят в справочнике Номенклатура. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь — Справочники → Номенклатура, в 1С:Управление торговлей 11 — НСИ и администрирование → Номенклатура. Там жмёте Создать, заполняете наименование, вид номенклатуры и единицу измерения — этого достаточно, чтобы позиция появилась в документах.

На практике одной карточкой дело редко заканчивается: нужно задать вид номенклатуры (от него зависит счёт учёта), ставку НДС, иногда — серии, упаковки или состав набора. А если позиций сотни, вручную их никто не вбивает: грузят из Excel. Ниже — все варианты по порядку, с точными путями для Бухгалтерии и Управления торговлей.

Что подготовить перед заведением товара

Чем точнее данные в карточке, тем меньше правок в документах потом. Минимум, который стоит собрать заранее:

• 📝 Наименование — короткое (для списков и чеков) и полное (для печатных форм, договоров).
• 🏷️ Артикул — если ведёте учёт по артикулам или грузите на сайт.
• 📦 Единица измерения — штука, килограмм, литр, упаковка.
• 💰 Ставка НДС — 20%, 10%, 0% или «Без НДС».
• 🗂️ Группа справочника, в которую положить позицию.
• 🔢 Вид номенклатуры — товар, услуга, продукция, материал.

Вид номенклатуры — самое важное поле. В 1С:Бухгалтерии именно он связан со счетами учёта: для товара подставится счёт 41, для материала — 10, для готовой продукции — 43. Ошиблись с видом — товар уйдёт не на тот счёт, и это всплывёт при оборотке.

Отдельно стоит решить вопрос с группами справочника. Плоский список из тысячи позиций без структуры превращается в свалку: товар проще потерять, чем найти. Разбейте номенклатуру по товарным направлениям или по видам, как удобно именно вашему учёту. Группы создаются той же кнопкой Создать группу и вкладываются друг в друга.

Какими способами завести номенклатуру

Способ выбирают по количеству позиций и по тому, откуда берутся данные.

Для разовых позиций удобнее всего копирование: открываете похожий товар, жмёте Создать новый элемент копированием текущего (клавиша F9), меняете название — остальные поля уже заполнены. Для прайса на сотни строк — только загрузка из файла.

Пошаговое создание карточки товара вручную

Разберём на примере 1С:Бухгалтерии 3.0. В Управлении торговлей шаги те же, отличаются названия некоторых реквизитов.

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Встаньте на нужную группу (например, «Товары») или создайте её кнопкой Создать группу.
3. Нажмите Создать.
4. В поле Вид номенклатуры выберите значение из списка. От него подставятся счета учёта.
5. Заполните Наименование — его видно в документах и отчётах.
6. При необходимости раскройте Полное наименование — оно попадает в печатные формы.
7. Укажите Единица измерения. По умолчанию подставляется штука.
8. Задайте % НДС, если он отличается от основной ставки организации.
9. Проверьте счета учёта — ссылка Счета учёта или одноимённая группа реквизитов.
10. Запишите карточку — Записать и закрыть.

После записи товар сразу доступен в поступлениях, реализациях и остальных документах.

Что заполнять в Управлении торговлей

В УТ 11 карточка богаче: там отдельно включают учёт по характеристикам (цвет, размер) и по сериям. Если эти возможности не нужны, флажки не трогайте — лишние разрезы усложняют ввод остатков . Вид номенклатуры в УТ задаёт, какие реквизиты показывать и как позицию учитывать, но со счетами напрямую не связан — счета в УТ подставляются по настройкам финансового учёта.

Характеристики пригодятся, когда один товар существует в нескольких вариантах. Пример — футболка одной модели в размерах S, M, L и трёх цветах. Заводить девять отдельных карточек неудобно: учёт и отчёты разрастаются. Вместо этого создают одну номенклатуру и к ней — характеристики. Остатки тогда видно и по товару в целом, и по каждому сочетанию «размер + цвет».

Как завести товар прямо из накладной

Отдельная карточка — не единственная точка входа. Если товар уже пришёл с накладной, его можно создать не выходя из документа поступления.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные) и создайте документ.
2. В табличной части нажмите Добавить и в поле номенклатуры начните вводить название.
3. Если позиции нет, в выпадающем списке будет команда создания нового элемента — она откроет карточку.
4. Заполните карточку, запишите — товар подставится в строку накладной.

Способ удобен, когда новых позиций немного и они приходят по мере поступления. Но у него есть минус: в спешке легко завести дубль уже существующего товара под чуть изменённым названием. Поэтому перед созданием новой карточки всегда проверяйте, нет ли позиции в справочнике — наберите пару слов из названия и посмотрите подсказки.

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда поставщик прислал прайс или вы переносите каталог, позиции грузят пачкой.

Самый доступный способ работает в типовых конфигурациях на библиотеке стандартных подсистем (1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11):

1. Откройте список Номенклатура.
2. В меню Ещё найдите команду загрузки из внешнего файла (в разных релизах — Загрузить, Загрузка данных из файла).
3. Вставьте таблицу из Excel через буфер обмена или выберите файл .xlsx.
4. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С: наименование → Наименование, цена → соответствующий реквизит и так далее.
5. Проверьте, по какому полю 1С ищет дубли (обычно по наименованию или артикулу), чтобы не задвоить уже заведённые позиции.
6. Запустите загрузку и просмотрите отчёт: сколько создано, сколько обновлено, где ошибки.

Если штатной загрузки в вашем релизе нет, используют универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» или копирование строк прямо в список (выделить ячейки в Excel → вставить в табличную часть формы).

Чтобы загрузка прошла с первого раза, подготовьте файл заранее:

• 🧹 уберите объединённые ячейки, пустые строки и примечания в шапке;
• 📐 каждый реквизит — в своей колонке: наименование, артикул, единица, ставка НДС;
• 🔤 проверьте, что числовые поля не превратились в текст с пробелами и валютными знаками;
• 🧪 прогоните сначала пробную порцию из 5–10 строк — так ошибку сопоставления колонок видно сразу, без разгребания всего прайса.

Товары с сериями, партиями и сроками годности

Серийный и партионный учёт включают, когда нужно отслеживать конкретные экземпляры: номера партий, сроки годности, серийные номера техники.

В Управлении торговлей это делается так:

• В карточке товара (или в виде номенклатуры) включается учёт по сериям.
• Выбирается политика учёта серий: справочно, с указанием при отгрузке или с полным контролем остатков по каждой серии.
• Для сроков годности серия становится обязательной — её указывают при поступлении, и 1С контролирует остатки в разрезе партий.

В 1С:Бухгалтерии полноценного партионного учёта по сериям нет — там списание идёт по средней или по ФИФО на уровне номенклатуры. Если нужен контроль именно по партиям и срокам, это задача Управления торговлей или отраслевого решения.

Комплекты, наборы и упаковки

Эти возможности нужны, когда товар продают не поштучно или собирают из нескольких позиций.

Упаковки. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, задайте дополнительные единицы измерения с коэффициентом пересчёта. В Управлении торговлей для этого есть справочник упаковок: указываете «Коробка = 12 шт.», и в документах можно выбирать любую единицу — 1С пересчитает остатки сама.

Наборы для продажи. Когда несколько товаров продают вместе за одну цену (подарочный набор), но на складе они лежат по отдельности, в УТ используют механизм наборов: позиции продаются одной строкой, а списываются по составу.

Комплектация. Если из комплектующих собирают новое изделие, которое становится отдельной складской позицией, применяют документ комплектации. В 1С:Бухгалтерии это Склад → Комплектация номенклатуры: расходуются составляющие по счёту учёта материалов, приходуется готовый комплект.

Разница принципиальная: набор остаётся набором только в момент продажи, а комплектация создаёт новую единицу на складе. Путать их нельзя — учёт остатков разойдётся.

Как товар попадает на сайт и маркетплейсы

Если каталог ведётся в 1С, а витрина — на стороне, номенклатуру выгружают по обмену.

• Сайт на 1С-Битрикс и совместимых CMS. Обмен идёт по стандарту CommerceML: 1С выгружает товары, картинки, свойства и остатки, сайт их принимает. Настраивается в разделе обмена с сайтом (в УТ — НСИ и администрирование, узел обмена с сайтом).
• Маркетплейсы. Подключают через сервисы 1С или специализированные модули: номенклатура сопоставляется с карточками площадки по артикулу или штрихкоду.

Чтобы выгрузка прошла чисто, у товаров должны быть заполнены ключевые поля: артикул, штрихкод, единица измерения, а для сайта — ещё и изображения со свойствами. Поэтому структуру карточки продумывают заранее, до первой выгрузки.

Обмен обычно настраивают двусторонним: 1С отдаёт каталог и остатки, а принимает заказы покупателей. Тогда менеджеру не нужно переносить заявки с сайта вручную — они сразу попадают в базу документами. Но двусторонний обмен требует аккуратного сопоставления позиций: если один и тот же товар на сайте и в 1С «не узнают» друг друга, заказы зависают в ошибках. Поэтому артикулы и штрихкоды приводят к единому виду до запуска обмена, а не после.

Частые вопросы