Выставление счёта на оплату клиенту в Управлении Торговлей 11

Счёт на оплату в 1С:Управление Торговлей 11 создаётся в разделе Продажи — в списке счетов на оплату кнопкой «Создать» или на основании заказа клиента и коммерческого предложения. Документ хранит реквизиты организации, список товаров с ценами и срок оплаты, а дальше его печатают или отправляют клиенту письмом.

Менеджер согласовал отгрузку, клиент ждёт реквизиты для оплаты, а счёт нужно выставить «вчера». Ниже — как собрать его в УТ 11 без ошибок в суммах и реквизитах, настроить нумерацию и добавить на бланк подпись с печатью.

Где создать счёт и на каком основании

Открыть список можно двумя путями:

1. Раздел Продажи → список счетов на оплату → кнопка «Создать».
2. Из заказа клиента или коммерческого предложения через «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Тогда товары, цены и клиент подтянутся автоматически.

Второй способ удобнее, когда работа ведётся по заказам: счёт наследует данные источника, и не нужно вбивать номенклатуру заново. Если заказов в учёте нет, счёт заполняется напрямую — это полноценный самостоятельный документ.

Список счетов удобно настроить под себя: отбор по организации, по клиенту, по сроку оплаты. Так менеджер видит только свои документы, а бухгалтер — все неоплаченные. Отбор задаётся через настройку списка и сохраняется между сеансами.

В шапке нового счёта заполните:

• 🏢 Организация — от чьего имени выставляется счёт (если организация в базе одна, подставится сама).
• 👤 Клиент и Контрагент — покупатель. Партнёр и юрлицо могут различаться, если у клиента несколько организаций.
• 📄 Соглашение — из него подтянутся валюта, вид цен, ставка НДС и условия оплаты.
• 🏦 Банковский счёт организации — именно его реквизиты попадут в печатную форму.

Без заполненного банковского счёта организации в печатном бланке будут пустые реквизиты для оплаты. Проверьте это поле до печати.

Заполнение товаров и расчёт суммы

Перейдите на вкладку с товарами и добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через подбор — подбор удобнее, когда позиций много: он показывает остатки и цены сразу из справочника.

По каждой строке заполняются количество, цена, ставка НДС и сумма:

• Цена подставляется автоматически, если в соглашении задан вид цен, а у номенклатуры установлены действующие цены. Если поле пустое — цену либо вводят вручную, либо задают документом «Установка цен номенклатуры».
• Ставка НДС наследуется из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации. У организации на УСН по умолчанию встанет «Без НДС».
• Сумма и итог считаются сами. Вручную их не правят — корректируют количество или цену.

Если по клиенту действуют скидки, они применяются по правилам из соглашения — вручную менять цену ради «скидки» не нужно, иначе итог разойдётся с договорённостями по программе лояльности. Для разовой уступки проще скорректировать цену в строке и зафиксировать причину в комментарии к документу.

В строки можно добавить не только товары, но и услуги — например, доставку отдельной позицией. Тогда в счёте клиент видит полную сумму к оплате сразу, без «сюрпризов» при отгрузке.

Ниже таблицы указывается срок оплаты (или дата «действителен до»). Он нужен и для печатной формы, и для контроля просрочки. После заполнения счёт проводят кнопкой «Провести и закрыть».

Нумерация, префикс и обязательные реквизиты

Номер счёта присваивается автоматически при записи. Он состоит из префикса и порядкового номера, например УТ-000123.

Откуда берётся префикс:

• Префикс организации задаётся в карточке организации (раздел НСИ и администрирование → Организации). Он нужен, чтобы счета разных юрлиц в одной базе не путались по номерам.
• Префикс информационной базы задаётся в настройках программы и используется при обмене между базами.

Нумерация ведётся в пределах года: с началом нового года счётчик стартует заново, префикс при этом сохраняется. Вручную «перебивать» номера в рабочей базе не стоит — это рвёт сквозную последовательность и мешает при проверках. Если нужен конкретный стартовый номер, задайте его один раз в первом документе периода.

Обязательный минимум реквизитов для корректного счёта:

Если какой-то реквизит пустой в печатной форме — ищите его не в счёте, а в карточке организации или контрагента: документ только подставляет данные из справочников.

Печать счёта и отправка клиенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в командной панели счёта. В списке форм обычно есть два варианта:

1. Счёт на оплату — стандартный бланк без подписи и печати.
2. Счёт на оплату (с печатью и подписью) — с факсимиле подписи ответственных лиц и изображением печати.

Чтобы на бланке появились подпись и печать, заранее загрузите изображения в карточку организации — там есть блок для факсимиле подписи руководителя, главного бухгалтера и печати. Факсимиле на счёте не заменяет оригинальную подпись на договоре и первичке — это удобство для обмена по почте, не более.

В бланке автоматически указывается номер и дата счёта. Попросите клиента вписать этот номер в назначение платежа — тогда поступившие деньги проще привязать к нужному счёту, особенно если клиент оплачивает несколько документов подряд.

Из открытой печатной формы счёт можно:

• 🖨 отправить на принтер кнопкой печати;
• 💾 сохранить в PDF или Excel (кнопка «Сохранить»);
• ✉️ отправить клиенту письмом — кнопка отправки по электронной почте прикрепит PDF к письму, если в программе настроена учётная запись почты (раздел НСИ и администрирование → настройки обмена и почты).

Когда нужен нестандартный бланк — счёт с логотипом, с условиями поставки в подвале, счёт-оферта — типовую печатную форму не правят напрямую. Правильный путь: сделать внешнюю печатную форму и подключить её через расширение конфигурации . Так ваш бланк переживёт обновление программы, а типовой останется нетронутым. Эту работу обычно поручают специалисту по 1С, но знать про неё полезно, чтобы не ломать типовую конфигурацию ради одной строки в шапке.

Контроль оплаты и состояние счёта

Выставленный счёт нужно довести до оплаты и отгрузки. УТ 11 связывает счёт с платёжными документами: когда вы регистрируете поступление безналичных или наличных денег и указываете этот счёт основанием, оплата привязывается к нему.

Проверить, оплачен ли счёт, можно двумя способами:

• Структура подчинённости (кнопка со схемой связей в документе) показывает, какие документы созданы на основании счёта — оплаты, реализации.
• Отчёты по расчётам с клиентами в разделе Продажи: ведомость расчётов и отчёты по задолженности показывают, сколько клиент должен и по каким счетам.

Состояние счёта отражается в самом списке документов — колонкой текущего статуса и признаком оплаты. По просроченным счетам удобно настроить отбор в списке по сроку оплаты, чтобы видеть, кому пора напомнить.

Пример рабочего сценария. Менеджер выставил счёт со сроком оплаты 5 банковских дней. На шестой день открывает список счетов, ставит отбор «не оплачено» и «срок оплаты меньше сегодняшнего» — и получает короткий перечень клиентов для прозвона. Как только оплата поступает и бухгалтер её разносит, счёт уходит из этого отбора сам, без ручной отметки.

Частичная оплата тоже видна по связям: если клиент перечислил часть суммы, поступление привязывается к счёту на фактическую сумму, а остаток остаётся в задолженности. Отдельный счёт на «доплату» создавать не нужно — хватит исходного.

Если по счёту так и не было оплаты и он потерял актуальность, его помечают на удаление или закрывают — отменяют, не удаляя физически, чтобы сохранить историю переписки с клиентом.

Что делать после оплаты счёта

Счёт на оплату — это ещё не продажа. После того как деньги поступили, по счёту оформляют отгрузку и закрывающие документы:

1. Реализация товаров и услуг — создаётся на основании счёта или заказа, списывает товар со склада и формирует задолженность клиента по отгрузке.
2. Счёт-фактура — выставляется из реализации, если организация работает с НДС. Именно он, а не счёт на оплату, даёт покупателю право на вычет.
3. Акт / накладная — печатаются из реализации для подписи сторонами.

Такой порядок удобно отслеживать по структуре подчинённости: от счёта на оплату тянется цепочка «оплата → реализация → счёт-фактура». Если какого-то звена не хватает, сразу видно, что продажа не завершена.

Когда УТ 11 работает в связке с 1С:Бухгалтерией, в регламентированный учёт синхронизацией переносятся реализации, счета-фактуры и платежи. Сам счёт на оплату остаётся оперативным документом Управления Торговлей и в бухгалтерию обычно не передаётся — он нужен покупателю и менеджеру, а не для проводок. Поэтому искать «проводки по счёту на оплату» бессмысленно: их нет, движения по учёту формирует реализация.

Частые ошибки при выставлении счёта

Большинство проблем со счётом сводится к незаполненным справочникам, а не к самому документу. Разбор по симптомам:

Отдельно про клиента на УСН: если ваша организация не платит НДС, не выставляйте счёт со ставкой 20% «по привычке» — это создаёт обязанность заплатить налог. Ставка берётся из настроек налогообложения, проверьте их один раз при заводе организации.

Частые вопросы