Сканирование документов в 1С: подключение сканера и настройка
Содержание
Скан прикрепляется к объекту 1С через механизм присоединённых файлов: в карточке документа или справочника откройте список вложений (значок скрепки или команду Присоединённые файлы) и нажмите Сканировать. Чтобы кнопка заработала, нужен сканер с TWAIN-драйвером и установленная внешняя компонента сканирования 1С — её платформа предложит поставить при первом запуске.
Ниже — как подключить сканер, где в интерфейсе находится сканирование, как выставить разрешение и формат файла, как добавить уже готовый снимок и что делать, когда 1С не видит оборудование. Всё для 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси».
Что потребуется для сканирования из 1С
1С не управляет сканером напрямую — она обращается к нему через стандарт TWAIN. Поэтому важны три вещи.
- 🖨 Сканер или МФУ с поддержкой TWAIN. Почти все офисные модели его поддерживают, но некоторые бюджетные МФУ ставят только WIA-драйвер. Проверьте: если устройство сканирует через «Факсы и сканирование Windows», это ещё не гарантия TWAIN.
- 💿 Родной драйвер производителя. Универсальный драйвер Windows часто не отдаёт TWAIN-интерфейс. Скачайте полный пакет с сайта производителя (Canon, HP, Epson, Kyocera и т. д.), а не только базовый драйвер печати.
- 🔑 Права на установку компоненты. Внешняя компонента сканирования ставится в систему, поэтому на первый запуск нужны права локального администратора на компьютере пользователя.
Разрядность драйвера и платформы должна совпадать. Если у вас 64-разрядный клиент 1С, а TWAIN-драйвер сканера только 32-разрядный, устройство не появится в списке. Это самая частая причина «невидимого» сканера — подробнее в разделе про ошибки.
Установка компоненты сканирования
Сканирование в 1С выполняет внешняя компонента — отдельный модуль, который платформа подключает к TWAIN. Отдельно скачивать её не нужно: она идёт с платформой.
При первом нажатии Сканировать 1С проверит, установлена ли компонента, и, если нет, предложит её поставить. Согласитесь — установка занимает несколько секунд и проходит автоматически. После этого перезапускать 1С обычно не требуется.
Если окно установки не появилось или завершилось ошибкой:
- Закройте 1С и запустите её от имени администратора.
- Снова откройте присоединённые файлы любого документа и нажмите
Сканировать. - Подтвердите установку компоненты, когда платформа о ней спросит.
В тонком клиенте компонента ставится на тот компьютер, где физически подключён сканер. В веб-клиенте дополнительно понадобится расширение работы с файлами для браузера — 1С предложит его установить при первом обращении к оборудованию.
Где в 1С найти сканирование
Скан всегда привязывается к конкретному объекту — договору, документу поступления, элементу справочника контрагентов или номенклатуры. Единого «центра сканирования» в программе нет, точка входа одна — присоединённые файлы объекта.
Откройте нужный документ или карточку. В командной панели найдите значок скрепки либо команду Присоединённые файлы (в части конфигураций она вынесена в подменю Ещё). Откроется список вложений этого объекта. Вверху списка — команды Добавить, Загрузить и Сканировать.
Если команды Присоединённые файлы на объекте нет, механизм вложений для него не включён. Включается он в разделе Администрирование — в группе настроек, отвечающей за хранение файлов и присоединённые файлы. Там же выбирается, где хранить вложения: внутри информационной базы или в томах на диске (второе разгружает базу при больших объёмах сканов).
Как отсканировать документ: пошагово
Положите лист в сканер и действуйте по порядку.
- Откройте карточку объекта, к которому нужен скан, и перейдите в его присоединённые файлы.
- Нажмите
Сканировать. - В окне выбора устройства укажите ваш сканер. Если устройство одно, 1С выберет его сразу.
- Задайте параметры: разрешение, цветность, формат файла (разбор — в следующем разделе).
- Запустите сканирование. Страница обработается и попадёт в список вложений как отдельный файл.
- Переименуйте файл понятно — например,
Договор аренды скан, чтобы потом найти его по названию.
Для многостраничного документа выберите формат PDF или многостраничный TIFF и сканируйте листы по очереди — 1С соберёт их в один файл. Если у сканера есть автоподатчик (ADF), заложите всю пачку сразу; при двустороннем автоподатчике включите двустороннее сканирование в параметрах.
Прикреплённый скан открывается двойным щелчком во внешней программе просмотра, а через команду печати списка вложений его можно сразу отправить на принтер, не выходя из 1С.
Параметры сканирования: разрешение, цветность, формат
Параметры задаются в окне перед запуском и запоминаются для следующего раза. От них зависит и читаемость, и размер файла — а значит, и скорость работы базы, если вложения хранятся внутри неё.
| Что сканируем | Разрешение | Цветность | Формат |
|---|---|---|---|
| Договоры, акты, текст | 200–300 DPI | Ч/Б или оттенки серого | PDF или TIFF |
| Документы с цветными печатями и подписями | 300 DPI | Цветной | PDF или JPG |
| Чеки, фото, мелкий шрифт | 300 DPI | Оттенки серого | JPG |
| Многостраничный комплект | 200 DPI | Оттенки серого | PDF (многостраничный) |
Ориентиры по параметрам:
- Разрешение (DPI). 200–300 точек на дюйм достаточно для любого бумажного документа. Выше 300 растёт только размер файла, а читаемость — нет. Ниже 150 мелкий шрифт начинает «плыть».
- Цветность. Для обычного текста берите оттенки серого: файл в разы меньше цветного при той же читаемости. Цвет нужен, только когда важен оттенок печати или подписи.
- Формат. PDF удобен для многостраничных документов и универсален для отправки. TIFF даёт качество без сжатия, но тяжелее. JPG подходит для одиночных страниц и фото.
- Двусторонний режим. Включайте, только если автоподатчик физически умеет переворачивать лист, иначе обратные стороны выйдут пустыми.
Чем выше разрешение и цветность, тем тяжелее файл. Пачка договоров, отсканированная в цвете на 600 DPI, легко займёт сотни мегабайт и раздует базу. Для архива бумаг достаточно серого на 200–300 DPI.
Как прикрепить готовый скан или фото
Если документ уже отсканирован в файл или сфотографирован на телефон, сканер не нужен — файл добавляется в тот же список вложений.
- Кнопка
Добавить(илиЗагрузить). Открывает диалог выбора файла на диске. Укажите PDF, JPG, PNG или TIFF — он прикрепится к объекту. - Перетаскивание. Файл из проводника Windows можно перетащить мышью прямо в открытый список присоединённых файлов.
- Из буфера обмена. Скопированное изображение (например, вырезку из PDF) часть конфигураций позволяет вставить в список вложений сочетанием
Ctrl+V.
Так же прикрепляют фотографии документов с телефона: перенесите снимок на компьютер и добавьте его как обычный файл. Для читаемости фотографируйте при ровном освещении без бликов и обрезайте лишний фон заранее — в 1С полноценного редактора изображений нет.
Если один и тот же скан нужен нескольким документам, не прикрепляйте копию к каждому. Храните файл у главного объекта (например, у договора), а в остальных документах ссылайтесь на этот договор — так база не распухает от дублей.
Сканер не определяется: разбор типичных ошибок
Большинство проблем сводится к драйверу и разрядности. Разберём по симптомам.
Если после смены драйвера сканер всё равно не виден, проверьте его отдельно в утилите производителя: когда устройство не сканирует даже там, проблема в оборудовании или кабеле, а не в 1С. Сетевые МФУ требуют, чтобы на компьютере пользователя была установлена именно сетевая версия TWAIN-драйвера с указанием IP-адреса устройства.
Превратить скан в документ: распознавание первички
Прикреплённый скан — это картинка: программа видит файл, но не понимает, что в нём написано. Для входящей первички в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть отдельная возможность — распознавание. Скан или фотографию накладной, счёта-фактуры или УПД сервис превращает в заполненный документ поступления: подтягивает контрагента, номенклатуру, суммы и ставки НДС.
Загрузка запускается из раздела Покупки — там есть команда загрузки документов из сканов и фотографий. Файлы отправляются в сервис распознавания, через некоторое время возвращаются уже разобранными, и остаётся сверить строки с бумагой и провести документ.
Это платный сервис, он работает по подписке и требует интернета — в отличие от обычного прикрепления скана, которое ничего не стоит и работает локально. После распознавания обязательно сверьте суммы и количество со сканом: сервис ошибается на нечётких снимках, смазанном тексте и рукописных правках.
Распознавание не заменяет присоединение скана, а дополняет его: исходный файл всё равно стоит прикрепить к созданному документу как основание. Для договоров, писем и прочих нетабличных бумаг распознавание не применяется — их просто сканируют во вложения.