Приём нового работника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: все шаги по порядку

Чтобы добавить сотрудника в 1С, зайдите в справочник Сотрудники: в 1С:ЗУП это раздел Кадры → Сотрудники, в 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники. Нажмите Создать, введите ФИО — программа заведёт карточку физического лица и свяжет её с вашей организацией. Дальше останется оформить приём на работу и заполнить данные для расчёта.

На практике новичок часто путается: создаёт физлицо, но не делает приём — и человек не попадает в расчётный лист. Или заводит одного и того же работника дважды, потому что не нашёл его в списке. Ниже — весь порядок без пропусков: от того, что собрать заранее, до проверки, что сотрудник встал на учёт и готов к начислению зарплаты.

Что подготовить до создания карточки

Заводить сотрудника вслепую не стоит — часть полей заполняется один раз и потом тянется во все кадровые и зарплатные документы. Если ошибётесь в СНИЛС или дате рождения, отчётность в СФР и ФНС уйдёт с ошибкой.

Соберите заранее данные из документов работника:

• 📄 паспорт — ФИО, дата и место рождения, серия/номер, кем и когда выдан;
• 🔢 СНИЛС — страховой номер, он же идентификатор в отчётности по взносам;
• 🧾 ИНН — для справок о доходах и 6-НДФЛ;
• 🏠 адрес регистрации и фактический адрес;
• 👨‍👩‍👧 сведения о детях и статус для стандартных вычетов по НДФЛ;
• 💼 условия приёма: должность, подразделение, дата, оклад или тариф, график.

Создание карточки физического лица

Открываете справочник Сотрудники и нажимаете Создать. В поле ФИО вводите фамилию, имя и отчество полностью.

Здесь важно понимать разницу между двумя справочниками:

• Физическое лицо — это человек. Один на все организации холдинга, хранит персональные данные: паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса.
• Сотрудник — это связка «человек + организация». Если тот же человек работает в двух юрлицах базы, физлицо одно, а сотрудников два.

Когда вы вводите нового работника через справочник Сотрудники, 1С сама предлагает создать физлицо. Прежде чем согласиться, проверьте по кнопке подбора, нет ли этого человека в базе: при совпадении ФИО программа предупредит. Это защищает от задвоения, из-за которого потом «разъезжаются» доходы и вычеты в отчётности.

Заполните в карточке:

1. ФИО и дату рождения.
2. СНИЛС и ИНН — поля проверяются на контрольную сумму, опечатку программа подсветит.
3. Паспортные данные и адреса — обычно на отдельной вкладке или по ссылке в карточке физлица.
4. Гражданство и статус застрахованного лица — от него зависят тарифы взносов.

Табельный номер: когда присваивается и как изменить

Табельный номер в 1С:ЗУП присваивается автоматически в момент создания сотрудника — берётся следующий свободный по порядку. Специально заполнять поле не нужно.

Изменить номер можно вручную прямо в карточке сотрудника, пока по нему не прошли документы. Это бывает нужно, когда в организации принята своя нумерация (например, по подразделениям или с префиксом).

Что стоит знать о табельных номерах:

• номер уникален в пределах организации, у разных юрлиц базы нумерация своя;
• после увольнения номер освобождается не сразу — чтобы не путать отчётность, повторно его обычно не выдают;
• если принимаете бывшего работника заново, заводить нового сотрудника и присваивать новый номер — корректнее, чем «оживлять» старую карточку.

В 1С:Бухгалтерии отдельного поля табельного номера в карточке может не быть на виду — он хранится в реквизитах сотрудника и участвует в печатных формах.

Оформление приёма на работу

Карточка сотрудника — это ещё не приём. Чтобы человек попал в расчёт зарплаты и кадровую отчётность, нужен документ Приём на работу.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать → Приём на работу (или оформите списком несколько человек сразу).
3. Выберите сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность и позицию штатного расписания, если оно ведётся.
4. На вкладке с оплатой задайте вид начисления (оклад, тариф) и сумму.
5. Проведите документ.

Можно пойти и от карточки: в открытом сотруднике есть команда оформления кадровых документов, откуда создаётся тот же приём с уже подставленным работником.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 порядок зависит от настройки. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и посмотрите, ведётся ли кадровый учёт в программе:

• при упрощённом учёте данные приёма заполняются прямо в карточке сотрудника (должность, оклад, дата приёма);
• при полном кадровом учёте появляется отдельный журнал Зарплата и кадры → Кадровые документы (или Приёмы на работу), и приём оформляется документом, как в ЗУП.

Настройка графика работы

Без графика программа не поймёт, сколько дней и часов отработал сотрудник, и не рассчитает оклад.

График назначается двумя способами:

• в документе Приём на работу — поле графика на вкладке с условиями;
• в плановых начислениях или в самой карточке, если приём уже проведён.

Сами графики создаются в Настройка → Графики работы сотрудников (в ЗУП) или в настройках зарплаты (в Бухгалтерии). Типовые варианты — пятидневка 40 часов, сменный график, неполное время.

Если сотрудник пришёл не с первого числа, система сама учтёт неполный месяц по графику — вручную норму пересчитывать не надо.

Данные для расчёта зарплаты, НДФЛ и взносов

Чтобы зарплата считалась правильно, кроме оклада заполните налоговые данные сотрудника.

Начисления. Оклад или тариф задаётся в приёме на работу. Там же добавляются постоянные надбавки (за квалификацию, районный коэффициент, северная надбавка). Районный коэффициент и северные надбавки, если они есть в регионе, включаются в настройках и подтягиваются автоматически.

Стандартные вычеты по НДФЛ. Если у работника есть дети, оформите заявление на вычеты: в ЗУП это Налоги и взносы → Заявления на вычеты (или команда в карточке сотрудника). Укажите количество детей и период. Без этого программа удержит НДФЛ без вычета.

Статус налогоплательщика. По умолчанию — резидент (13% и 15% на доход свыше порога). Для нерезидента или особого статуса (ВКС, беженец, патент) поставьте нужное значение, иначе ставка НДФЛ будет неверной.

Статус застрахованного лица. Влияет на тарифы страховых взносов. Для граждан РФ — «Граждане Российской Федерации», для иностранцев выбирается соответствующий статус.

Доступ в программу, если сотрудник сам работает в 1С

Если новый человек будет не только получать зарплату, но и работать в базе (кладовщик, менеджер, бухгалтер), ему нужна учётная запись пользователя — это отдельная от кадровой карточки сущность.

Порядок:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать, задайте имя для входа и, при необходимости, пароль.
3. В поле «Физическое лицо» свяжите пользователя с уже заведённым физлицом — тогда в документах будет видно, кто автор.
4. На вкладке прав или через группы доступа назначьте роль: например, «Кладовщик», «Расчётчик», «Только просмотр».

Для кадровых и зарплатных данных действует дополнительное ограничение: доступ к персональным данным и зарплате обычно отделяют от общего доступа, чтобы менеджер по продажам не видел оклады.

Проверка: сотрудник действительно встал на учёт

После всех шагов убедитесь, что человек заведён корректно, а не «наполовину».

Пройдитесь по списку:

• в справочнике Сотрудники работник есть, без дубля, с заполненными СНИЛС и ИНН;
• документ Приём на работу проведён, дата и оклад верны;
• в карточке назначен график работы;
• при расчёте зарплаты за месяц сотрудник попадает в документ начисления и в расчётный листок;
• в персонифицированных сведениях для СФР работник отображается.

Самая надёжная проверка — сформировать расчёт зарплаты за текущий месяц (или просто открыть документ начисления) и посмотреть, появился ли новый сотрудник с ожидаемой суммой. Если его нет — чаще всего не проведён приём или дата приёма позже расчётного периода.

Приём совместителя и дистанционного работника

Отдельные случаи, в которых порядок добавления сотрудника немного меняется.

Внутренний совместитель — человек уже работает у вас по основному месту. Физлицо заводить не нужно, оно уже есть. Создаёте нового сотрудника на то же физлицо и в приёме указываете вид занятости «Совместительство». У такого сотрудника свой табельный номер и своя ставка (как правило, не более 0,5).

Внешний совместитель — работает основным местом в другой организации. Для вас это новое физлицо и новый сотрудник, вид занятости тоже «Совместительство». Трудовую книжку по нему не ведёте.

Дистанционный сотрудник — добавляется как обычный работник, но в трудовом договоре и в условиях приёма фиксируется дистанционный характер работы. На расчёт зарплаты это не влияет, а вот на кадровый учёт и место налогообложения НДФЛ — может, если сотрудник работает из другого региона или из-за рубежа.

Типичные ошибки при добавлении сотрудника

Разбор частых сбоев по принципу «симптом → причина → что делать». Это не пересказ шагов, а то, что всплывает уже после ввода.

Частые вопросы