Лицевой счёт по зарплатному проекту в ЗУП 3.1: от заявки в банк до первой ведомости

Чтобы добавить сотрудника в зарплатный проект в 1С ЗУП 3.1 , ему нужен лицевой счёт в справочнике зарплатного проекта. Если карты ещё нет, оформите документ «Заявка на открытие лицевых счетов сотрудников» в разделе Выплаты, выгрузите файл в банк и загрузите ответ. Если карта уже выпущена, номер счёта вносится документом «Ввод лицевых счетов сотрудников по зарплатным проектам». После проведения любого из этих документов местом выплаты у сотрудника становится зарплатный проект, и он попадает в ведомость в банк.

Сам зарплатный проект в 1С ЗУП добавляют один раз на организацию и банк. Дальше работа идёт по сотрудникам: новый человек — новая строка в заявке или в документе ввода счетов. Ниже порядок для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Справочник «Зарплатные проекты»: что заполнить один раз

Без карточки зарплатного проекта ни заявку, ни ведомость в банк не создать: им не на что сослаться. Справочник открывается из раздела Выплаты, команда «Зарплатные проекты».

Как в 1С ЗУП добавить зарплатный проект :

1. Откройте Выплаты → Зарплатные проекты и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию. Для каждой организации в базе нужна своя карточка, даже если банк один.
3. Выберите банк по БИК из классификатора банков.
4. Внесите номер и дату договора с банком. Эти данные уходят в файлы обмена.
5. Выберите вид карт, если банк выдаёт несколько типов (например, «Мир» разных категорий).
6. Включите электронный обмен с банком и выберите версию формата, которую назвал банк.
7. Запишите карточку.

Если банк не работает с файлами из 1С, флаг электронного обмена можно не ставить. Тогда счета вносятся вручную, а ведомость печатается или передаётся реестром средствами банка.

🔑 Что проверить в карточке перед работой:

• 🏢 организация совпадает с той, где оформлены сотрудники;
• 🏦 БИК и название банка подтянулись из классификатора, а не вбиты вручную;
• 📄 номер договора совпадает с договором, иначе банк отклонит реестр;
• 🔢 количество подписей и должности подписантов соответствуют требованиям банка.

Как добавить сотрудника в зарплатный проект: два сценария

Способ зависит от того, есть ли у человека карта этого банка. Оба документа находятся в разделе Выплаты.

Сценарий 1. Заявка на открытие лицевых счетов

1. Откройте Выплаты → Обмен с банками (зарплата) или список заявок в разделе Выплаты.
2. Создайте «Заявку на открытие лицевых счетов сотрудников».
3. Выберите организацию и зарплатный проект.
4. Добавьте сотрудников через «Подбор» или «Заполнить». Заполнение подберёт тех, у кого ещё нет счёта в этом проекте.
5. Проверьте данные в строках: паспорт, дата рождения, адрес, телефон, СНИЛС. Пустые поля банк не пропустит.
6. Проведите заявку и выгрузите файл (о выгрузке — в следующем разделе).

Персональные данные заявка берёт из карточки физического лица. Если паспорт устарел, исправьте его в карточке и заполните строку заявки заново: правка «на лету» в самой заявке не исправит данные в справочнике.

Сценарий 2. Ввод банковских реквизитов готовой карты

1. В разделе Выплаты найдите документ «Ввод лицевых счетов сотрудников по зарплатным проектам» и создайте новый.
2. Укажите организацию, зарплатный проект и дату, с которой выплаты пойдут на карту.
3. Добавьте сотрудника и впишите номер лицевого счёта: 20 цифр, без пробелов.
4. Проведите документ.

Номер лицевого счёта — не номер карты. Шестнадцать цифр с лицевой стороны пластика сюда не подходят. Нужен двадцатизначный счёт, к которому привязана карта: его даёт банк в реестре или сотрудник в выписке.

Этот же документ удобен при внедрении ЗУП: перенос нескольких десятков счетов из старой программы делается одним документом, а не заявками.

Обмен с банком: выгрузка заявки и загрузка подтверждения

При электронном обмене путь заявки такой: 1С формирует XML-файл, бухгалтер загружает его в банк-клиент, банк открывает счета и отдаёт файл-ответ. Ответ загружается обратно в ЗУП.

1. В проведённой заявке нажмите кнопку выгрузки и сохраните файл в папку обмена.
2. Загрузите файл в интернет-банк в раздел зарплатного проекта. Подпишите и отправьте.
3. Дождитесь ответа банка. Срок зависит от банка: обычно от одного до нескольких рабочих дней.
4. Скачайте файл-ответ и загрузите его в ЗУП в рабочем месте Выплаты → Обмен с банками (зарплата).
5. Программа создаст документ «Подтверждение открытия лицевых счетов». Откройте его и проведите.

После проведения подтверждения у сотрудника появляется лицевой счёт, а место выплаты переключается на зарплатный проект.

Банк может открыть счета не всем. В подтверждении такие строки помечены как отклонённые, с причиной от банка. Исправьте данные и отправьте по этим людям новую заявку: остальные уже готовы к выплатам.

Место выплаты: где видно, что зарплата уйдёт на карту

Отдельного кадрового документа на смену способа выплаты в ЗУП нет. Связку «сотрудник — способ выплаты» хранит настройка места выплаты, и её автоматически меняют документы из предыдущих разделов.

Проверить настройку можно в карточке сотрудника: на панели навигации откройте «Выплаты и учёт затрат». В поле способа выплаты должен стоять зарплатный проект, рядом виден лицевой счёт.

Место выплаты задаётся на трёх уровнях:

• 🏢 организация — для всех по умолчанию;
• 🗂 подразделение — если в отделе другой порядок;
• 👤 сотрудник — личная настройка, она главнее двух других.

Если у всех сотрудников карты одного банка, удобно указать зарплатный проект как место выплаты для организации. Новые люди сразу попадут в нужную ведомость, как только у них появится лицевой счёт.

Кадровое оформление тоже нужно. По статье 136 ТК РФ работник пишет заявление о перечислении зарплаты на карту и сообщает реквизиты. Если он меняет банк, заявление подаётся не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты. В 1С заявление не хранится как документ: храните его в личном деле или прикрепите скан к карточке физлица.

Начисления, НДФЛ и отражение в учёте

Способ выплаты не влияет на расчёт. Оклад, премии, больничные и удержания считаются одинаково для кассы, карты и зарплатного проекта. Отдельные виды расчёта под банк настраивать не нужно.

Разница появляется на этапе выплаты.

Удержание НДФЛ. В ведомости в банк есть данные о налоге. Сумма НДФЛ с выплаченной части попадает в учёт на дату выплаты. Проверьте, чтобы дата ведомости совпадала с датой реального перечисления: от неё зависит дата удержания налога.

Отражение в бухучёте. Начисления уходят в бухгалтерскую программу документом отражения зарплаты, ведомости — через синхронизацию. В 1С:Бухгалтерии 8 ведомость в банк закрывается списанием с расчётного счёта с видом операции «Перечисление заработной платы работникам». Получается проводка Дт 70 Кт 51, расчёты по каждому сотруднику закрываются.

Банковская комиссия. Если банк берёт комиссию за зачисление, это расход организации. В ЗУП её не удерживают с сотрудников: она оформляется в бухгалтерской программе отдельным списанием.

Ведомость в банк и выгрузка в банк-клиент

Когда счёт открыт, сотрудник получает деньги через «Ведомость в банк».

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и создайте документ.
2. Выберите организацию, зарплатный проект и вид выплаты: аванс, зарплата, отпускные или другое.
3. Укажите месяц и дату выплаты.
4. Нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников, у которых место выплаты — этот проект, и посчитает суммы к выплате.
5. Проверьте суммы и налог. Проведите ведомость.
6. Выгрузите реестр в файл и загрузите его в банк-клиент. Платёжное поручение на общую сумму делается в банке или в бухгалтерской программе.

После зачисления банк присылает файл-ответ о зачислении. Загрузите его, и в ЗУП появится «Подтверждение зачисления зарплаты». Строки, по которым деньги не зачислены, будут отмечены отдельно: их нужно выплатить повторно другой ведомостью.

Перевод в другой банк, увольнение и совместители

Добавить сотрудника — полдела. Дальше ситуации, ради которых бухгалтеры идут на форумы.

Сотрудник переходит в другой банк. Получите заявление, затем:

1. Если новый банк тоже ваш зарплатный проект, введите счёт документом «Ввод лицевых счетов» с датой, с которой выплаты пойдут в новый банк.
2. Если это личная карта стороннего банка, выплаты идут «Ведомостью перечислений на счета». Место выплаты в карточке сотрудника переключите на перечисление на счёт.
3. Старый счёт закройте «Заявкой на закрытие лицевых счетов», если банк этого требует по договору.

Увольнение. Последнюю выплату проводите ведомостью в банк, как обычно. Потом закройте счёт заявкой на закрытие, если договор этого требует. Карта и счёт после увольнения остаются у человека как у клиента банка.

Внутреннее совместительство. У совместителя отдельная карточка сотрудника. Откройте в ней «Выплаты и учёт затрат» и проверьте способ выплаты: настройка основного места на совместительство не распространяется автоматически.

Изменились паспорт или фамилия. Банку нужны новые данные. Для этого есть «Заявка на изменение лицевых счетов»: сначала поправьте карточку физлица, затем отправьте заявку.

Почему сотрудник не попадает в ведомость и другие сбои

Чаще всего проблема видна при заполнении ведомости: человека в списке нет или банк возвращает реестр.

Если ведомость уже выгружена в банк, а в ней нашлась ошибка, не правьте проведённый документ задним числом. Отзовите реестр в банке, исправьте ведомость и выгрузите заново. Иначе данные в 1С и в банке разойдутся, а подтверждение зачисления не сопоставится.

Частые вопросы