Добавление сотрудника в 1С: от карточки физлица до входа в базу

«Добавить сотрудника » в 1С — на самом деле два разных действия, и путают их постоянно. Чтобы вести по человеку кадры и зарплату, его заводят в справочнике Сотрудники (раздел Кадры в ЗУП или Зарплата и кадры в Бухгалтерии). Чтобы человек мог входить в базу под своим логином, его добавляют в список Пользователи (Администрирование → Настройки пользователей и прав).

Это независимые вещи. Новый бухгалтер, которому нужен доступ к программе, — это пользователь, а не сотрудник. А принятый кладовщик, который в 1С никогда не зайдёт, — это сотрудник без учётной записи. Ниже разберу оба варианта по шагам: от карточки физлица до выдачи прав.

Сотрудник и пользователь — это не одно и то же

Сотрудник — это запись для учёта труда: по ней считают оклад, НДФЛ, взносы, отпуска, формируют отчётность в СФР и ФНС. Пользователь — это доступ: логин, пароль и набор прав на работу с базой.

Один человек может быть и тем, и другим. Тогда в карточке пользователя заполняют поле Физическое лицо — и программа понимает, что бухгалтер Иванова, которая вошла в базу, и физлицо Иванова из кадров — один человек. Это нужно для подписи документов и для разграничения доступа по подразделениям.

Что подготовить до начала

Больше всего времени потом съедают недозаполненные данные: без СНИЛС не сдать персонифицированные сведения, без паспорта не оформить договор . Соберите всё заранее.

Для создания сотрудника нужны права кадровика или расчётчика. Для создания пользователя и выдачи прав — права администратора: обычный бухгалтер новую учётную запись не заведёт.

Шаг 1. Заводим физлицо и карточку сотрудника

Справочник Сотрудники хранит трудовые отношения (должность, оклад, даты), а справочник Физические лица — персональные данные человека (паспорт, СНИЛС, адрес). Карточка сотрудника всегда ссылается на одно физлицо.

В 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники → Создать.
2. Укажите организацию и введите ФИО. Программа проверит, нет ли уже такого физлица, и предложит выбрать существующее.
3. Нажмите гиперссылку с ФИО, чтобы открыть карточку физлица, и внесите паспорт, СНИЛС, ИНН, дату рождения, адрес, гражданство.
4. Вернитесь в карточку сотрудника и запишите её.

Карточка физлица в ЗУП — общая на все организации базы. Если один человек работает в двух юрлицах одной группы, физлицо у него одно, а карточек сотрудника — две, по числу работодателей. Персональные данные (паспорт, СНИЛС, адрес) вводятся один раз и подтягиваются в обе карточки.

Отдельные блоки карточки заполняют по мере надобности: вычеты по НДФЛ — на вкладке с налогом на доходы, реквизиты для перечисления зарплаты — в выплатах, воинский учёт и инвалидность — в соответствующих разделах. Для простого приёма достаточно паспорта, СНИЛС и ИНН; остальное можно дозаполнить позже.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Кадры в Бухгалтерии ведут, если зарплата считается в этой же базе. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Поля те же: ФИО, затем карточка физлица с паспортом и СНИЛС.

Глубина кадрового учёта в Бухгалтерии настраивается в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. При полном учёте приём оформляют отдельным документом, при упрощённом — прямо в карточке сотрудника, без отдельного кадрового документа.

Шаг 2. Оформляем приём на работу

Карточка сотрудника сама по себе не начисляет зарплату — для этого нужен кадровый документ с датой, должностью и условиями оплаты. По Трудовому кодексу приём оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня начала работы.

В ЗУП 3.1 документ «Приём на работу» лежит в разделе Кадры. В нём указывают:

• подразделение и должность (из штатного расписания, если оно ведётся);
• дату приёма и вид занятости — основное место или совместительство;
• оклад, тариф или иные показатели оплаты;
• график работы.

После проведения сотрудник появляется в начислениях, и по нему можно считать зарплату , отпуска, больничные. В Бухгалтерии с полным учётом документ называется так же и находится в разделе Зарплата и кадры.

Из этого же документа обычно печатают трудовой договор и приказ о приёме. Печатные формы вызываются кнопкой Печать в командной панели документа — набор форм зависит от конфигурации и релиза.

Отчётность в СФР после приёма

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а прежние формы СЗВ-ТД, 4-ФСС и другие заменила единая форма ЕФС-1. При приёме на работу подаётся подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности) — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

ЗУП формирует этот отчёт на основании проведённого документа приёма — отдельно вручную данные вносить не нужно. Поэтому важно, чтобы кадровый документ был проведён вовремя и с верной датой: от неё считается срок сдачи ЕФС-1.

Шаг 3. Создаём учётную запись для входа в базу

Это нужно, только если человек будет работать в самой программе. Путь одинаков в ЗУП и Бухгалтерии: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать.

1. В поле Полное имя введите ФИО — так пользователь будет подписывать документы .
2. Включите флажок Вход в программу разрешён.
3. Задайте имя для входа (логин) и способ аутентификации: пароль 1С или вход по учётной записи Windows/домена.
4. Если это сотрудник из кадров — заполните поле Физическое лицо, выбрав его карточку.
5. Запишите пользователя.

Пароль при первом входе пользователь может сменить сам, если оставить флажок Потребовать установку пароля при входе.

Какой способ входа выбрать:

• Пароль 1С — универсальный вариант, подходит для любой базы. Пользователь вводит логин и пароль при запуске.
• По учётной записи Windows/домена — удобно в организации с единым доменом: вход в базу идёт без отдельного пароля, под той же учёткой, что и в систему. Подходит, когда компьютеры заведены в домен и администрируются централизованно.

Эти способы можно совмещать: оставить и пароль 1С как запасной, и вход по домену.

Шаг 4. Выдаём права через группы доступа

Права в типовых конфигурациях на платформе 8.3 раздают не через роли в Конфигураторе, а через группы доступа — это делается в режиме 1С:Предприятие и не требует программиста.

Откройте карточку пользователя и перейдите по ссылке Права доступа. Пользователя включают в одну или несколько групп доступа — например, «Бухгалтеры», «Кадровики», «Расчётчики», «Администраторы». Каждая группа опирается на профиль, который и определяет набор разрешённых действий.

Если готовый профиль не подходит, его копируют и правят набор ролей в разделе Профили групп доступа — тоже без Конфигуратора. Связав пользователя с физлицом, можно дополнительно ограничить доступ конкретными организациями или подразделениями (по настройкам RLS, если они включены).

Членство в группах складывается: если пользователь входит и в «Бухгалтеры», и в «Кадровики», он получит права обеих групп. Поэтому для совмещающего функции специалиста не нужен отдельный профиль — достаточно включить его в несколько готовых групп.

Проверить, что в итоге доступно пользователю, удобно из той же карточки по ссылке Права доступа: там видно, в какие группы он входит. А отчёт по всем правам в базе администратор смотрит в разделе настроек пользователей — он покажет, кто и в какие группы включён.

Как добавить сразу несколько сотрудников

Когда людей нужно завести много — например, при переносе штата из другой программы или при массовом найме, — вбивать каждую карточку руками долго. Есть способы ускорить.

Самый простой и безопасный — ввод копированием. Встаньте в списке Сотрудники на похожую карточку (та же должность, то же подразделение) и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Программа создаст новую карточку с уже заполненными общими полями — останется поменять ФИО и персональные данные. Для отдела из десяти одинаковых должностей это экономит много времени.

Если людей десятки и больше, разовый перенос делают не вручную, а загрузкой:

• из другой учётной системы — через типовой обмен данными, если он настроен между базами;
• из файла — специализированной обработкой загрузки, которую обычно готовит программист или внедренец под формат вашей таблицы.

Где чаще всего ошибаются

• Создают пользователя вместо сотрудника (или наоборот). Новому бухгалтеру завели карточку в кадрах, а он всё равно не может войти в базу — потому что учётную запись никто не создавал. Это два разных справочника.
• Дубль физлица. При приёме по совместительству или при повторном трудоустройстве заводят нового человека вместо выбора существующего. В итоге два ИНН, две карточки и расхождения в персонифицированных сведениях.
• Забыли флажок «Вход в программу разрешён». Пользователь создан, логин есть, а в списке выбора при запуске его нет. Без этого флажка вход закрыт.
• Приняли, но не заполнили СНИЛС и ИНН. Сотрудник в базе есть, зарплата считается, но отчётность в СФР и ФНС не формируется — программа требует эти реквизиты.
• Оставили первого пользователя без прав администратора. После создания учётной записи без роли администратора можно потерять доступ к настройкам программы.

Частые вопросы