Справки в 1С 8.3: типы, создание и печать под себя

Справку в 1С 8.3 добавляют не отдельной командой «создать справку», а через готовый документ или печатную форму. Справки сотрудникам (о доходах, о зарплате, для центра занятости) живут в разделе Зарплата и кадры в 1С:Бухгалтерии или в разделе Отчётность, справки в 1С:ЗУП. Бухгалтерские справки-расчёты — в разделе Операции.

Чтобы добавить справку, достаточно открыть нужный журнал, нажать Создать, выбрать сотрудника и период, а затем Заполнить — программа подтянет данные из начислений и проводок. Печать и выгрузка в PDF или Excel идут из той же формы.

Ниже — где искать каждый вид справки, как заполнить её автоматически, как настроить печатный бланк под свою организацию и какие ошибки чаще всего ломают выдачу.

Какие справки бывают в 1С и где они лежат

Слово «справка» в 1С закрывает три разные задачи, и путают их чаще всего именно новички.

Справки сотрудникам — документы для человека на руки: о доходах, о зарплате за период, о среднем заработке для службы занятости, справка о неполучении пособия. Их формируют по данным учёта зарплаты, поэтому они есть в конфигурациях с расчётом зарплаты — 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ЗУП 3.1.

Справки-расчёты — бухгалтерские документы, которые обосновывают суммы в учёте: расчёт страховых взносов, НДФЛ, курсовых разниц, себестоимости, распределения расходов. Они нужны бухгалтеру и проверяющему, а не работнику.

Бухгалтерская справка — так на практике называют ручную операцию, которой доначисляют или корректируют проводки. В 1С:Бухгалтерии это документ Операция в разделе Операции → «Операции, введённые вручную».

Где искать каждую группу:

• 👤 справки работнику — Зарплата и кадры → «Справки» (1С:Бухгалтерия) либо Отчётность, справки (1С:ЗУП);
• 🧮 справки-расчёты — Операции → «Справки-расчёты»;
• ✍️ ручная бухгалтерская справка — Операции → «Операции, введённые вручную».

Как добавить справку сотруднику и заполнить её автоматически

Разберём на самом частом примере — справке о доходах (прежнее название 2-НДФЛ, выдаётся работнику на руки). В разных релизах пункт меню может называться «Справки о доходах (2-НДФЛ)» или «Справка о доходах и суммах налога».

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → «Справки» (в 1С:ЗУП — Отчётность, справки).
2. Выберите справку о доходах для выдачи сотруднику и нажмите Создать.
3. Укажите организацию, сотрудника и год, за который нужны данные.
4. Нажмите Заполнить — суммы доходов, вычетов и налога подтянутся из расчётов зарплаты.
5. Проверьте итоги, нажмите Провести, затем Печать.

По тому же сценарию добавляют справку о зарплате за произвольный период и справку о среднем заработке для центра занятости: создаёте документ нужного вида, выбираете сотрудника и диапазон дат, нажимаете Заполнить.

У справки о среднем заработке для службы занятости есть нюанс: средний заработок считается за три месяца, предшествующих месяцу увольнения, и программа сама исключает из расчёта больничные, отпуска и другие периоды, которые по правилам не учитываются. Если сотрудник в эти месяцы долго болел или был в отпуске за свой счёт, проверьте расчётный период в документе — иногда его нужно сдвинуть вручную.

Чтобы выдать справки сразу нескольким сотрудникам, не создавайте документ на каждого по очереди: в большинстве справок о доходах при заполнении можно отметить несколько человек или всё подразделение, а затем распечатать бланки пачкой. Это экономит время в период, когда справки заказывают массово, — например, перед отпусками или при подаче на кредиты.

После проведения справка остаётся в журнале. Её не нужно формировать заново, если работник пришёл за повторным экземпляром: откройте ранее созданный документ и распечатайте. Так в базе сохраняется история — кому и когда какая справка выдавалась.

Справку всегда формируйте за закрытый период и после начисления зарплаты за все нужные месяцы — иначе суммы окажутся неполными, и бланк придётся переделывать.

Справки-расчёты: как добавить расчётный документ

Справки-расчёты обосновывают суммы в бухгалтерском учёте и формируются в рамках закрытия месяца. Отдельно создавать их вручную обычно не нужно — большинство появляется автоматически при выполнении регламентных операций. Но открыть и распечатать любую можно так:

1. Зайдите в Операции → «Справки-расчёты».
2. Выберите нужный расчёт: по страховым взносам, по НДФЛ, по себестоимости, по курсовым разницам, по распределению расходов.
3. Укажите организацию и месяц.
4. Сформируйте и распечатайте.

Эти справки удобно прикладывать к пояснениям для налоговой: они показывают, из чего сложилась сумма взносов или налога. Перед тем как отдать такую справку-расчёт проверяющему, сверьте её итог с соответствующей строкой отчёта или декларации за тот же период — расхождение обычно означает, что после закрытия месяца документы перепроводились, а справка осталась со старыми данными.

Если же нужно вручную поправить проводки — например, доначислить расход или перенести сумму между счетами — используйте документ Операция (ручная бухгалтерская справка). Заполните дату, содержание, счета дебета и кредита, сумму и аналитику.

Откуда 1С берёт данные для справки

Справка не хранит суммы сама по себе — она собирает их из других документов и регистров. Понимание этой связи избавляет от половины ошибок.

Поэтому порядок всегда один: сначала проводятся документы-источники (начисление зарплаты, закрытие месяца ), и только потом формируется справка. Кнопка Заполнить каждый раз пересобирает данные заново — если вы доначислили что-то задним числом, нажмите её повторно, чтобы справка обновилась.

Если после Заполнить суммы пустые или заниженные, причина почти всегда в источнике: не проведено начисление, выбран не тот период или сотрудник числится в другой организации.

Отдельная сложность — справки на стыке лет. Справка о доходах всегда строится по календарному году, поэтому выплату за декабрь, которую начислили в декабре, но выдали в январе, программа отнесёт к году начисления. Если работник просит справку «за прошлый год», уточните, какой именно период дохода ему нужен, и выбирайте год в документе соответственно.

Как настроить печатную форму справки под себя

Типовой бланк справки устраивает не всегда: нужен логотип организации, другой текст, две подписи или английский вариант. В 1С 8.3 печатную форму настраивают, не трогая саму конфигурацию.

Способ 1 — редактирование макета печатной формы. Зайдите в Администрирование → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм». Найдите нужный макет в списке, откройте и измените текст, шапку, расположение полей. Изменённый макет сохраняется в базе и применяется ко всем справкам этого вида.

Способ 2 — быстрая правка при печати. Сформируйте справку и в окне печати найдите команду редактирования макета (в командной панели формы). Так удобно подправить разовый бланк.

Способ 3 — внешняя печатная форма. Если нужен бланк, которого нет в типовой, подключите внешнюю печатную форму через Администрирование → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Файл обработки готовит программист, а вы подключаете его к нужному документу.

При любом способе не удаляйте из макета служебные поля подстановки (параметры в угловых скобках) — именно в них 1С подставляет ФИО, суммы и даты. Удалите параметр — в справке на его месте будет пусто.

Печать, выгрузка и отправка готовой справки

Сформированную справку из 1С отдают работнику или контрагенту несколькими путями.

• 🖨️ Печать на бумаге — кнопка Печать, затем обычный диалог принтера.
• 📄 Сохранение в файл — кнопка Сохранить в окне печатной формы. Доступны PDF (для отправки и архива), а также таблица, которую можно открыть в Excel или редакторе таблиц.
• ✉️ Отправка по email — из окна печати, если в базе настроена учётная запись электронной почты.
• 📱 Через сервис сотрудника — если подключён «1С:Кабинет сотрудника », справку о доходах можно отправить работнику прямо в его личный кабинет, без печати.

Для архива удобнее PDF: он не «поедет» при открытии на другом компьютере и подходит для подписания электронной подписью. Для дальнейшей обработки чисел берите выгрузку в таблицу.

Типичные ошибки при добавлении справок

Проверьте себя по частым промахам — они повторяются из базы в базу.

Частые вопросы